Mixed Teams: Tools für eine effektive Zusammenarbeit

Die meisten Experten sind sich einig, dass es in Deutschland einen Fachkräftemangel gibt. Gerade in der IT-Branche herrscht eine hohe Nachfrage nach Fachkräften. Kein Wunder also, dass der Anteil der Unternehmen, die ihre Freiberuflerquote erhöhen, gestiegen ist. In Zukunft will sogar mehr als ein Drittel noch stärker auf externe Fachkräfte setzen.

Damit die Zusammenarbeit der Freiberufler mit den Festangestellten in sogenannten Mixed Teams klappt, muss sich auch das Arbeitsumfeld anpassen: weniger Kernarbeitszeit und Anwesenheitspflicht, dafür mehr mobiles Arbeiten. Dazu müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über die richtigen Tools und Technologien verfügen, die eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen.

Mit den richtigen Technologien die Produktivität von Mixed Teams steigern

Zum Glück hat sich technologisch einiges bei den Collaborations- und Unified-Communications-(UC-)Tools getan, was eine standortübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtert:

• Plattformen wie Workplace by Facebook bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, Kollegen in Echtzeit zu benachrichtigen, Arbeitsgruppen zu bilden, Inhalte auszutauschen und Meetings zu veranstalten – alles in einem benutzerfreundlichen Design.

• Instant-Messaging-Tools wie Slack und Microsoft Teams ermöglichen es den Teilnehmern, in Echtzeit zu chatten, Ideen in der Gruppe auszutauschen und Dokumente einfach zu versenden.

• Hubs wie OneDrive und Google Drive erlauben die Live-Zusammenarbeit in Dokumenten und ermöglichen es mehreren Teammitgliedern, Tabellen und Präsentationen gleichzeitig zu schreiben und zu bearbeiten.

• Videokonferenz-Tools wie BlueJeans Meetings verwandeln jedes Gerät in ein Konferenzsystem der Enterprise-Klasse mit HD-Qualität und klarem Audio und ermöglichen es allen Teilnehmern, sich per Knopfdruck persönlich auszutauschen.

Interoperabilität entscheidend für eine gute Zusammenarbeit

Mittlerweile gibt es Hunderte von Werkzeugen, die dabei helfen, Mitarbeiter näher zusammenzubringen. Egal ob Messaging-Plattform, Videokonferenz-Tool oder komplette Collaboration-Plattform – für jedes Szenario stehen Tools zur Verfügung. Allerdings bringt die Implementierung einer Vielzahl verschiedener Tools auch Integrationsprobleme mit sich. Hier ist Vorsicht geboten, denn schlechte Interoperabilität verlangsamt die Geschäftsprozesse und schafft Kommunikationsbarrieren.

Um sicherzustellen, dass Freiberufler und festangestellte Mitarbeiter eine produktive Arbeitsumgebung vorfinden, sollten sich die Tools einfach integrieren lassen. APIs und SDKs sorgen für nahtlose Arbeitsabläufe zwischen verschiedenen Tools und stellen die digitale Integration des Arbeitsplatzes sicher. Dadurch wird es zum Beispiel möglich, dass Mitarbeiter aus einer Collaboration-Anwendung wie Slack heraus einfach in ein Videomeeting wechseln oder Meetings problemlos über Google Calendar, Outlook oder Office 365 planen. Offene APIs ermöglichen es Unternehmen darüber hinaus, Cloud-basierte Videokommunikation einfach zu benutzerdefinierten Anwendungen und Workflows hinzuzufügen.

Mit der Zunahme von beschäftigten Freiberuflern überdenken viele Unternehmen auch ihre Geräte-Policy und öffnen sich dem „Bring Your Own Device“-Konzept (BYOD). Anwendungen wie Videomeetings sollten daher alle gängigen Browser unterstützen und als Desktop- und Mobilgeräte-App angeboten werden. Auch eine Konferenzteilnahme im Browser via WebRTC sollte möglich sein, damit die Konferenzteilnehmer nicht zwingend eine App auf ihren Desktop-Computer oder ihr Mobilgerät herunterladen müssen.

Wenn Unternehmen ihre Freiberuflerquote erhöhen und ihr Arbeitsumfeld flexibilisieren, wirkt sich das auch auf die Büroorganisation aus. Shared-Desk-Konzepte und Huddle-Rooms, kleine Rückzugsräume, in die sich Mitarbeiter für vertrauliche Gespräche oder kleine Teamsitzungen zurückziehen können, sind daher auf dem Vormarsch. Damit auch hier die Zusammenarbeit reibungslos klappt, sollte die Video-Meeting-Lösung kompatibel mit den gängigen Raumsystemen wie Dolby-, Cisco-, Lifesize-, Polycom- und anderen H.323- bzw. SIP-basierten Systemen sein.

Die reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen Teammitgliedern stellt sicher, dass auch die Freiberufler schnell zu einem integralen Bestandteil des Unternehmens werden. Mit Videokonferenzen und anderen gut integrierten Collaborations-Tools genießen Freiberufler und festangestellte Mitarbeiter gleichermaßen ein besseres Arbeitsumfeld, was insgesamt zu einer höheren Produktivität im Unternehmen führt. 

Paul Scholey, VP International Sales bei BlueJeans, www.bluejeans.com/de