HR-Daten als Grundlage für Unternehmensentscheidungen

Doch in vielen Unternehmen bleiben Informationen zu Gehältern, Fluktuation oder Fehlzeiten auf die Personalabteilung beschränkt, statt systematisch in Finanzplanung und Managemententscheidungen einzufließen. Der Softwareanbieter CSS zeigt fünf typische Schwachstellen im Umgang mit HR-Daten.

Verteilte Informationen erschweren den Überblick

Häufig liegen relevante Personaldaten in unterschiedlichen Systemen und Dateien. Während Gehaltsinformationen in der HR-Software gespeichert sind, finden sich Kostenstellendaten im Rechnungswesen und weitere Auswertungen in Excel-Tabellen. Werden kurzfristig Zahlen für eine Managemententscheidung benötigt, müssen diese Informationen erst mühsam zusammengetragen werden. Das kostet Zeit und verzögert Abstimmungen.

Ein weiteres Problem entsteht, wenn verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Datenständen arbeiten. HR, Controlling und Finanzbuchhaltung greifen dann möglicherweise auf voneinander abweichende Auswertungen zurück. In Besprechungen muss zunächst geklärt werden, welche Zahlen aktuell und maßgeblich sind. Eine gemeinsame Grundlage für Entscheidungen fehlt.

Zweifel an der Datenqualität

Zusätzliche Excel-Auswertungen und manuelle Nebenrechnungen erhöhen das Risiko von Fehlern. Falsche Formeln, fehlerhafte Übertragungen oder veraltete Dateien können dazu führen, dass unterschiedliche Zahlen im Umlauf sind. Dadurch entsteht zusätzlicher Prüfaufwand, bevor die eigentlichen Fragestellungen bearbeitet werden können.

Auch vorhandene Kennzahlen liefern nicht automatisch verwertbare Erkenntnisse. Steigende Personalkosten oder eine erhöhte Fluktuation zeigen zunächst nur eine Entwicklung. Ohne ergänzende Informationen lässt sich jedoch kaum beurteilen, welche Ursachen dahinterstehen und ob tatsächlich Maßnahmen erforderlich sind.

HR-Daten bleiben häufig auf die Vergangenheit beschränkt

Ein weiteres Defizit sieht CSS in der überwiegend rückblickenden Nutzung von Personaldaten. Viele Unternehmen verwenden ihre Kennzahlen vor allem für regelmäßige Berichte und Analysen bereits eingetretener Entwicklungen.

Dabei könnten die Informationen auch für die Planung genutzt werden. So lassen sich beispielsweise mögliche Auswirkungen von Gehaltserhöhungen, Tarifanpassungen oder organisatorischen Veränderungen vorab berechnen. Unternehmen könnten dadurch verschiedene Szenarien vergleichen und finanzielle Folgen besser einschätzen.

Gemeinsame Datenbasis für bessere Entscheidungen

Um den Nutzen von HR-Daten für die Unternehmenssteuerung zu erhöhen, müssen Informationen aus den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammengeführt und einheitlich ausgewertet werden. Eine gemeinsame Datenbasis kann dazu beitragen, Abweichungen schneller zu erkennen, Zusammenhänge herzustellen und Entscheidungen auf verlässliche Zahlen zu stützen.

Thomas Bischof, Head of Payroll Services bei CSS, sieht darin eine wichtige Voraussetzung: „Damit HR-Daten ihr Potenzial für die Unternehmenssteuerung voll entfalten können, braucht es eine gemeinsame Datenbasis, auf der relevante Informationen zusammengeführt und bereichsübergreifend ausgewertet werden.“

So können Personalinformationen über das klassische HR-Reporting hinaus auch für die finanzielle Planung und strategische Ausrichtung eines Unternehmens an Bedeutung gewinnen.

(red/CSS)