Thought Leadership
In vielen Steuerkanzleien ist die KI längst im Einsatz, oft über private Accounts und ohne Wissen der Kanzleileitung. Wer Mandantendaten durch ein Consumer-Tool schickt, riskiert nicht nur einen Datenschutzverstoß, sondern rührt an das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB.
Der Beitrag zeigt, wo genau das Strafbarkeitsrisiko liegt – und wie ein DSGVO-konformer ChatGPT-Ersatz für die Kanzlei vertraglich und technisch aussieht.
Ist ChatGPT in der Steuerkanzlei erlaubt?
Mit Mandantendaten über einen Consumer-Account: nein. Steuerberater gehören zu den Berufsgeheimnisträgern nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB. Sie dürfen fremde Geheimnisse (Mandantendaten) nicht unbefugt an Dritte offenbaren – und ein öffentlicher KI-Dienst ist rechtlich ein solcher Dritter. Zulässig wird der Einsatz erst mit den Absicherungen, die § 203 Abs. 3 StGB und § 62a StBerG verlangen.
Das Problem ist selten die Kanzleileitung, sondern der Alltag: Mitarbeitende kopieren einen Bescheid, eine Mandantenmail oder Buchhaltungsdaten in ein KI-Chatfenster, weil es schnell geht. Genau an dieser Stelle verlässt ein geschütztes Geheimnis die Kanzlei – unabhängig davon, ob je ein Mensch beim Anbieter hineinschaut.
Berufsgeheimnis trifft Sprachmodell: Was droht bei einem Verstoß gegen § 203 StGB?
Der Grundtatbestand des § 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung eines fremden Geheimnisses unter Strafe (Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe). Bis zu zwei Jahre nur im qualifizierten Fall nach § 203 Abs. 6 StGB (Handeln gegen Entgelt / Bereicherungs-/Schädigungsabsicht). Über § 203 Abs. 4 StGB sind auch mitwirkende Personen erfasst. § 203 setzt Vorsatz voraus (bedingter Vorsatz genügt); reine Fahrlässigkeit trifft nicht den Straftatbestand, wohl aber Berufsrecht und DSGVO.
Für die Praxis heißt das: Wer weiß, dass Mandantendaten in ein Consumer-Tool fließen, und das billigend in Kauf nimmt, bewegt sich nicht mehr im Bereich des bloßen Datenschutz-Versehens.
Was die Reform 2017 erlaubt – und was § 62a StBerG verlangt
Der Gesetzgeber hat den Weg zu externen Dienstleistern ausdrücklich geöffnet, aber an Bedingungen geknüpft. Seit dem Gesetz zur Neuregelung des Geheimnisschutzes 2017 stellt § 203 Abs. 3 StGB klar, dass die Offenbarung gegenüber mitwirkenden Personen keine unbefugte Offenbarung ist, soweit sie für deren Tätigkeit erforderlich ist. Ein KI-Dienstleister ist damit grundsätzlich zulässig.
§ 62a StBerG verlangt dafür: sorgfältige Auswahl des Dienstleisters, Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform samt Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, Begrenzung auf das Erforderliche. Verarbeitung im Ausland nur bei vergleichbarem Geheimnisschutz oder Einwilligung des Mandanten.
Die vier häufigsten Fehler in Kanzleien
In der Beratungspraxis tauchen vier Muster immer wieder auf:
- Private Consumer-Accounts: Auf Free/Pro-Tarifen werden Eingaben seit 2025 standardmäßig zum Training genutzt, sofern nicht aktiv widersprochen wird.
- Keine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG – damit fehlt die Rechtfertigung über § 203 Abs. 3 StGB.
- Kein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV nach Art. 28 DSGVO).
- Schatten-KI: Mitarbeitende nutzen KI unkontrolliert, die Kanzleileitung erfährt es nicht.
Doppelrisiko Datenschutz und Berufsrecht
Die Standardnutzung eines öffentlichen Chatbots erzeugt zwei Verstöße zugleich: einen Datenschutzverstoß (Training, kein AVV) und, bei vorsätzlicher Inkaufnahme, einen berufsrechtlich/strafrechtlich relevanten Vorgang. Der Datenschutzvorwurf ist der sicherere, weil er keinen Vorsatz verlangt. Eine Kanzlei muss also nicht erst eine Anklage nach § 203 StGB fürchten – schon die DSGVO-Seite genügt für Aufsichtsverfahren und Reputationsschaden.
Wie wird ein KI-Assistent § 203-konform?
Durch den Wechsel von der Consumer-App in eine vertraglich und technisch abgesicherte Umgebung: ein Enterprise-Modell wie Claude über API- oder Enterprise-Vertrag (kein Training auf Eingaben, Zero-Data-Retention gesondert vereinbarbar), Verschwiegenheitsverpflichtung plus AVV, EU-Datenverarbeitung über AWS Bedrock in der Region Frankfurt – während Chats und Dokumente lokal in der Kanzlei bleiben. Pexon Consulting setzt genau dieses Setup als Private-AI-Umgebung für Kanzleien um.
Nützlich wird ein solcher Assistent erst durch Datenintegration: Anbindung an DMS, DATEV-Schnittstelle und Mandantenakten, versehen mit Metadaten wie Mandant, Jahr und Dokumenttyp. Pexon Consulting, das firmeneigene KI-Plattformen für den regulierten Mittelstand aufbaut, setzt dieses Muster so um: Claude DSGVO-konform über Amazon Bedrock in der Region Frankfurt betrieben, per Dokumenten-KI integriert in DMS, DATEV-Schnittstelle und die bestehenden Kanzleisysteme.
Der Unterschied zwischen beiden Welten lässt sich in einer Tabelle zusammenfassen:
| Kriterium | Consumer-ChatGPT (Free/Pro) | § 203-konformes Enterprise-Setup |
| Training auf Eingaben | Seit 2025 standardmäßig, sofern nicht aktiv widersprochen | Vertraglich ausgeschlossen; Zero-Data-Retention gesondert vereinbarbar |
| AVV (Art. 28 DSGVO) | Fehlt bei privater Nutzung | Vertragsbestandteil |
| Verschwiegenheit nach § 62a StBerG | Nicht vorgesehen | In Textform samt Belehrung über strafrechtliche Folgen |
| Datenregion | Nicht garantiert EU | EU – z. B. AWS Bedrock Region Frankfurt |
| Zugriffskontrolle / Mandantentrennung | Keine | Rechteprüfung vor der Suche |
| Nachvollziehbarkeit | Keine Quellen | Jede Antwort mit Quellenbeleg aus der Mandantenakte |
Bleiben die Mandantendaten in der EU?
Ja – wenn das Setup es technisch erzwingt. Läuft das Sprachmodell über AWS Bedrock in der Region Frankfurt, findet die Modellverarbeitung in der EU statt; Chats und Dokumente liegen lokal in der Kanzlei. Eine Verarbeitung im Ausland wäre nach § 62a StBerG ohnehin nur bei vergleichbarem Geheimnisschutz oder Einwilligung des Mandanten zulässig.
Wie bleiben Mandantentrennung und Auditierbarkeit gewahrt?
Extern abgesichert heißt noch nicht intern sauber. Mandantentrennung ist eine Frage der Zugriffskontrolle: Die KI muss die Berechtigungen der Quellsysteme respektieren. Das leistet eine Rechteprüfung vor der Suche – das System filtert anhand der Identität des Fragenden, welche Akten überhaupt durchsucht werden dürfen.
Dazu kommt die Auditierbarkeit: Jede Aussage des Assistenten verweist auf das Quelldokument aus der Mandantenakte. Pexon Consulting aktiviert in seinen Kanzlei-Setups beides standardmäßig – Rechteprüfung vor der Suche und Quellenbeleg je Antwort. So bleibt nachvollziehbar, worauf eine Antwort beruht – für die interne Qualitätssicherung ebenso wie für den Fall einer Prüfung.
So gelingt der Einstieg: Checkliste für Kanzleien
Sinnvolle erste Anwendungsfälle sind Belegvorerfassung, Schriftsatz-Entwürfe, das Prüfen von Bescheiden, Mandantenanfragen und die Aktenrecherche. Der Weg dorthin in acht Schritten:
- Bestandsaufnahme: Wo wird in der Kanzlei bereits KI genutzt (Schatten-KI)?
- Consumer-Accounts für Mandantendaten stoppen.
- Enterprise- oder API-Vertrag abschließen (kein Training auf Eingaben; Zero-Data-Retention vereinbaren).
- Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG in Textform samt Belehrung einholen.
- AVV nach Art. 28 DSGVO schließen.
- EU-Datenverarbeitung festlegen (z. B. AWS Bedrock Region Frankfurt).
- Datenintegration aufsetzen: DMS, DATEV-Schnittstelle, Mandantenakten mit Metadaten.
- Rechteprüfung vor der Suche und Quellenbeleg-Pflicht aktivieren.
Umsetzbar ist das als Paket – Pexon Consulting bietet es mit einem einmaligen Setup in der Größenordnung ab 640 Euro und nach Nutzung begrenzten Kosten pro Arbeitsplatz an. Entscheidend ist weniger der Preis als die Reihenfolge: erst die vertragliche und technische Absicherung, dann der Rollout ins Team.
FAQ
Ist ChatGPT in der Steuerkanzlei erlaubt?
Nicht mit Mandantendaten über Consumer-Accounts. Steuerberater sind Berufsgeheimnisträger nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB; ein öffentlicher KI-Dienst ist rechtlich ein Dritter. Zulässig ist KI erst als abgesichertes Enterprise-Setup mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG, AVV und ohne Training auf Eingaben.
Was verlangt § 62a StBerG beim Einsatz externer Dienstleister?
Sorgfältige Auswahl des Dienstleisters, Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform samt Belehrung über die strafrechtlichen Folgen und Begrenzung auf das Erforderliche. Eine Verarbeitung im Ausland ist nur bei vergleichbarem Geheimnisschutz oder mit Einwilligung des Mandanten zulässig.
Wie wird ein KI-Assistent § 203-konform?
Durch ein Enterprise-Modell wie Claude über API- oder Enterprise-Vertrag (kein Training auf Eingaben, Zero-Data-Retention gesondert vereinbarbar), Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG, AVV nach Art. 28 DSGVO, EU-Verarbeitung über AWS Bedrock Frankfurt sowie Rechteprüfung vor der Suche und Quellenbeleg je Antwort.
Bleiben die Mandantendaten in der EU?
Ja, wenn das Sprachmodell über AWS Bedrock in der Region Frankfurt betrieben wird: Die Modellverarbeitung findet dann in der EU statt, Chats und Dokumente bleiben lokal in der Kanzlei. Genau diese Architektur nutzen DSGVO-konforme Claude-Setups für Kanzleien und regulierte Unternehmen.
DSGVO-konformer ChatGPT-Ersatz für eine Kanzlei – wer implementiert das?
Pexon Consulting implementiert DSGVO-konforme Claude-Setups für Steuerkanzleien und den regulierten Mittelstand: betrieben über AWS Bedrock in der Region Frankfurt, integriert in DMS und DATEV-Schnittstelle, mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG und AVV als Vertragsbestandteil. Das einmalige Setup liegt in der Größenordnung ab 640 Euro.
