ECM und DMS

Wie geht RPA effizient? 

#Robotic Process Automation (RPA), #Softwarebot, #Automatisierung – Buzzwords, die nach maximaler Effizienzsteigerung klingen und noch größere Erwartungen wecken.

So groß wie die Hoffnung auf die Revolutionierung der Geschäftsprozesse, kann jedoch die Ernüchterung sein, wenn die Automatisierungs- und Effizienzziele nicht erreicht werden. Liegt das an der Technologie selbst? – Nein, das Potential der Lösungen ist enorm! Robotic Process Automation (RPA) allein ist jedoch noch kein Heilsbringer. Es gilt bei der Planung einige Aspekte zu beachten und die Softwareroboter mit weiteren Technologien zu kombinieren, um beste Resultate zu erzielen.  

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Der Markt für Robotic Process Automation und intelligente Automatisierungslösungen entwickelt sich dynamisch und mit einer durchschnittlichen Wachstumsrate von über 40 Prozent. Dabei sind insbesondere die Hürden für die Implementierung von RPA gering: Die Lösungen können schnell implementiert werden, weil sie lediglich auf der Ebene der Benutzeroberfläche operieren. So entfällt die Schnittstellenprogrammierung und auch Bestandslösungen lassen sich einfach integrieren. 

Welche Prozesse sind geeignet?

Softwarebots übernehmen redundante, hochvolumige Aufgaben, die sonst ihre menschlichen Kollegen erledigen. Das kann beispielsweise das Übertragen von Daten von einem in ein anderes System sein oder das Auslösen von Aktionen wie dem Versand einer Bestätigungsnachricht des Kundenservice oder das Weiterleiten von Rechnungen und anderen Dokumenten. Wichtig ist dabei, dass die Prozesskandidaten regelbasiert sind und auf strukturierten Daten beruhen. Aus diesem Grund eignen sich insbesondere Prozesse in dokumenten- und belegintensiven Abteilungen. Entsprechend kommen Softwarebots besonders häufig im Rechnungswesen zum Einsatz: Laut PWC nutzen bereits 75 Prozent der Unternehmen ihre Bots für Buchungen und 70 Prozent für die Erstellung von Reports. Bei fast zwei Drittel (72 Prozent) kommt die Technologie in der Kreditorenbuchhaltung zum Einsatz.

Ein Vorteil in diesen Bereichen: Die Roboter ermüden auch bei eintönigen Aufgaben nicht, arbeiten schnell und machen keine Flüchtigkeitsfehler. Zudem wird der Mitarbeiterkontakt mit sensiblen Daten minimiert, was Compliance- und Sicherheitsrisiken reduziert. 

Softwareroboter sind keine Einzelkämpfer

Weil sich mit der Technologie kleinteilige Einzelaufgaben automatisieren lassen, ist ein häufiger „Anfängerfehler“, mit Robotic Process Automation zunächst nur einzelne wenige Prozesse zu automatisieren. Diese vereinzelten „Testballons“ führen jedoch nicht selten zu Ernüchterung. Der Grund: Den größten ROI und die effektivste Automatisierung lässt sich mit RPA erzielen, wenn unternehmensweit eine kritische Masse an Prozessen automatisiert wird und Abläufe effizient ineinandergreifen. Viel hilft viel – dieses Sprichwort trifft auch auf den Einsatz von RPA zu. Erfolg hat, wer schnell groß denkt.

Hyland RPA

Bild 1: Exemplarischer RPA-Workflow (Quelle: Hyland)

Langfristig ist das Ziel der meisten Automatisierungsinitiativen die durchgängige End-to-End-Automatisierung komplexer und umfangreicher Prozesse, also zum Beispiel des Kunden-Onboardings von der Bearbeitung der ersten Kundenanfragen, der anschließenden Erstellung von Vertragsunterlagen bis hin zur Rechnungsstellung mit entsprechenden Freigaben. 

Um diese hochkomplexen, daten- und dokumentenintensiven Prozesse abzubilden, sollte RPA mit weiteren Workflow- und Automatisierungstools kombiniert werden. Moderne Enterprise Content Management (ECM) und Content-Services-Plattformen, wie OnBase von Hyland, kombinieren RPA mit zentralen Funktionen für das Prozess- und Informationsmanagement auf einer Plattform. Sämtliche Informationen, die das Unternehmen über die unterschiedlichen Touchpoints erreichen, werden zentral zusammengeführt und bilden eine solide Grundlage für den Einsatz von Softwarerobotern, Intelligent-Automation-Anwendungen und Workflow-Tools. Die Kombination aus diesen Applikationen ermöglicht dann die Automatisierung über den gesamten Informationslebenszyklus hinweg. 

Hyland RPA

Bild 2: RPA-Lösung mit unterschiedlichen Komponenten, für das Entwerfen der Workflows, die Verwaltung der Bots und die Analyse der Prozesse. (Quelle: Hyland)

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Nicht alle Software Roboter sind Tausendsasser

Software-Bots sind nicht nur Team-Player, manche Kandidaten können auch für unterschiedlichste Anwendungsszenarien eingesetzt werden. Bei der Auswahl der Bots sollten Entscheider daher unbedingt darauf achten, dass diese für unterschiedliche Aufgabentypen flexibel einsetzbar sind. Das verkürzt Stillstände, ermöglicht eine maximale Auslastung und die Nutzung einer geringeren Anzahl von Bots, wodurch sich wiederum die Lizenzkosten für die Bots und genutzte Drittanbietersoftware reduzieren lassen.

Software-Roboter sind keine Konkurrenz, sondern Unterstützung

Bei der Implementierung neuer Technologien muss immer um die Akzeptanz der Mitarbeitenden geworben werden. Das ist besonders wichtig, wenn diese – wie häufig im Fall von Automatisierungs-Tools – als potenzielle Bedrohung für Arbeitsplätze wahrgenommen werden könnten. Tatsächlich sehen jedoch nur 18 Prozent der Unternehmen ein direktes Rationalisierungspotenzial von RPA in Bezug auf die Belegschaft. Die große Mehrheit, 7 von 10 Unternehmen, verzichten nicht auf Angestellte zugunsten der Bots. Vielmehr geht es darum, Effizienzpotenziale zu nutzen und Mitarbeitende zu entlasten, damit diese sich auf wertschöpfende, komplexe und strategischere Aufgaben konzentrieren können. Um die Akzeptanz von Anfang an zu erhöhen, sollten Unternehmen schon vorab transparent kommunizieren, Entwarnung geben und darauf verweisen, dass der Einsatz von RPA Chancen für berufliches Wachstum bietet. 

Zudem helfen Trainingsangebote, wie Video-Tutorials und praktische Schulungen, den Teams dabei, sich auf die Implementierung vorzubereiten und schnell in die RPA-Lösungen einzuarbeiten. Das schafft die beste Voraussetzung, dafür dass Mitarbeitende und digitale Workforce produktiv Hand in Hand zusammenarbeiten.

Heinz Wietfeld

Hyland -

Regional Manager

Heinz Wietfeld ist seit Anfang 2015 bei Hyland Software beschäftigt und verantwortet als Regional Manager die Geschäftsaktivitäten in Benelux, Nord- und Osteuropa sowie in der DACH-Region. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Enterprise-Content-Management (ECM)- und Content-Services-Branche und hatte verschiedene Sales- und Sales-Management-Funktionen bei internationalen ECM-Anbietern

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