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Digitalisierung von Prozessen

Es ist erst wenige Monate her, da stimmten die Parlamentarier des deutschen Bundestags für die Einführung eines Lieferkettengesetzes. Durch dieses neue Gesetz werden deutsche Unternehmen verpflichtet, ihrer sozialen und ökologischen Verantwortung in der gesamten Lieferkette gerecht zu werden.

Im Fokus des Gesetzgebers stehen dabei die Verhinderung von Umweltverschmutzung und Menschenrechtsverletzungen entlang der Lieferketten vieler Produkte. Besonders für die rund 79 Millionen Kinder, die derzeit weltweit unter ausbeuterischen Arbeitsbedingungen zu leiden haben, sollen mit Hilfe des Gesetzes deren Lebensbedingungen verbessert werden.

Für viele Unternehmen hat dies hierzulande zur Folge, dass sie ihr Möglichstes tun müssen, um Einfluss auf die Verursacher von Umweltverschmutzungen und Menschenrechtsverletzungen innerhalb ihrer Lieferketten zu nehmen und so die Missstände abzustellen. Die Anforderungen an die Beteiligten der Lieferkette sind zwar abgestuft, angesichts dessen, dass deutsche Organisationen nur bedingt für Rahmenbedingungen im Ausland verantwortlich sind. Dennoch sind die Unternehmen hierzulande nunmehr dazu gezwungen, tätig zu werden, sofern sie Hinweise auf entsprechende Verstöße innerhalb der Lieferkette erhalten. Darüber hinaus müssen die Lieferverträge auch Klauseln aufweisen, die angemessene Mindeststandards einfordern und deren Einhaltung muss nachverfolgt werden können. Dies gilt im Übrigen auch für bereits existierende Kontrakte.

Nicht wenige Unternehmen betrachten ihre Verträge allerdings noch immer als rein statische Dokumente, die zum Teil weiterhin in Papierform verwaltet werden. Angesichts von Millionen Verträgen, die durch das neue Gesetz geändert oder ergänzt werden müssen, ist diese Herangehensweise jedoch geradezu ein Albtraum für jede Rechtsabteilung. Allein die Identifizierung der betroffenen Verträge und der entsprechenden Klauseln ist in einem solchen Fall eine wahre Mammutaufgabe.

Höchste Zeit also, dass hier ein Umdenken aufseiten der Verantwortlichen einsetzt. Denn Verträge definieren per se alle Beziehungen, die eine Organisation unterhält, unabhängig davon, ob es sich um Liefer-, Partnerschafts- oder Arbeitsverträge handelt. Darüber hinaus enthalten sie essenzielle Informationen, deren Einbindung in die Business-Anwendungen eines Unternehmens unabdingbar sind, um hierdurch einen Wert für die Organisation zu generieren. Eine solche Verknüpfung zwischen Business-Anwendungen (Enterprise-Ressource-Planing-Systeme, ERP) und den Verträgen des Unternehmens ist auch deshalb geboten, da dies die Grundlage für eine erste Risikoabschätzung hinsichtlich etwaiger Verstöße im Zuge des Lieferkettengesetzes darstellt. Ohne eine entsprechende Integration in die Business-Anwendungen ist das Risiko hier kaum zu bewerten.
 

Modernes Contract Lifecycle Management

Es ist noch immer gängige Praxis in vielen Unternehmen, Informationen einzeln aus Vertragsdokumenten zu gewinnen. Dieser Ansatz ist jedoch mit einem enormen Zeitaufwand verbunden, der umso größer ausfällt, je mehr Verträge ein Unternehmen hat. Selbst bei kleineren Organisationen kann dies bereits innerhalb kurzer Zeit deren Ressourcen übersteigen. Die Vertragsinhalte müssen daher mit allen verwendeten Business-Anwendungen verknüpft werden.

Hier kommt das intelligente Vertragsmanagement ins Spiel. Mittels eines modernen Contract Lifecycle Managements (CLM) lassen sich die Vertragsinhalte in die Business-Anwendungen und somit die Geschäftsprozesse des Unternehmens integrieren. Zudem sorgt CLM dafür, dass notwendige Vertragsänderungen – wie im Falle des Lieferkettengesetzes – an zentraler Stelle vorgenommen werden können und entsprechende Vertragsvorlagen von der Rechtsabteilung zur Verfügung gestellt werden können.
 

Damit CLM einer Organisation einen tatsächlichen Mehrwert bieten kann, muss es unternehmensweit zum Einsatz kommen, und es müssen klar definierte Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten, Regeln und Schnittstellen festgelegt werden.

Business-Anwendungen wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), ERP, Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM) und Human Capital Management (HCM) allein helfen zwar dabei, für den jeweiligen Unternehmensbereich bessere Entscheidungen treffen zu können, allerdings liefern sie allesamt jeweils nur ein fragmentiertes Bild der Gesamtsituation. Zweifelsohne kann man folglich bei all diesen Business-Anwendungen von Silos sprechen, denn sie beinhalten zwar relevante Informationen für den jeweiligen Anwendungsfall, aber eben auch nur dafür.

Wenn es allerdings darum geht, übergreifende, komplexe Daten zu erhalten, diese zu analysieren, auszuwerten und zu interpretieren, dann ist das mit den einzelnen Anwendungen fast ausgeschlossen. Kommt es entlang der Lieferketten zu kurzfristig auftretenden Veränderungen, beispielsweise zu Produktionsproblemen oder Lieferengpässen, einer Insolvenz eines Zulieferers, hat dies Auswirkungen auf verschiedene Unternehmensbereiche. Die dargelegte Silostruktur vieler Business-Anwendungen lässt in der Folge eine umfassende Datenerhebung und -analyse nur bedingt zu. Auch in solchen Fällen ist es essenziell, auf ein intelligentes CLM zurückgreifen zu können, um eine Situation ganzheitlich bewerten zu können und entsprechende Schlüsse zu ziehen.
 

Auch abseits von Krisen ein wichtiger Helfer

Doch nicht nur in Krisensituationen beziehungsweise im Falle von Gesetzesänderungen bietet CLM Unternehmen eine wichtige Unterstützung. Auch im Geschäftsalltag hilft es dabei, Prozesse zu optimieren, ohne gleichzeitig die Personalressourcen überzustrapazieren. Denn es sorgt auf intelligente Weise dafür, dass die Produktivität der gesamten Organisation in Bezug auf Verträge in einer umfassenden Betrachtungsweise verbessert werden kann. Schließlich definieren Verträge nahezu das gesamte Unternehmen (Verträge mit Kunden und Lieferanten, Arbeitsverträge, Partnerschaften, Lizenzverträge).

Schon per Definition umfasst ein intelligentes Contract Lifecycle Management den gesamten Lebenszyklus von Verträgen. Dieser Zyklus kann grob in drei Phasen unterteilt werden:

  • Vorlagenverwaltung
  • Vertragserstellung
  • Vertragsverwaltung

Damit CLM einer Organisation einen tatsächlichen Mehrwert bieten kann, muss es unternehmensweit zum Einsatz kommen, und es müssen klar definierte Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten, Regeln und Schnittstellen festgelegt werden. Diese Vorgaben sowie deren Einhaltung müssen zudem in der CLM-Lösung abgebildet und umgesetzt sein.

So können erheblich effizientere Geschäftsprozesse implementiert werden. Um dies zu erreichen, greift Daimler zum Beispiel auf die CLM-Lösung von Icertis – Icertis Contract Intelligence Platform (ICI) – zurück. Damit verwalten mehr als 5.000 Mitarbeiter rund eine halbe Million Lieferanten sowie Verträge im sechsstelligen Bereich. Unter anderem kann das Unternehmen in der Folge eine deutlich verkürzte Durchlaufzeit der Verträge verzeichnen, was zu nicht unerheblichen Einsparungen führt. Die Durchlaufzeit wurde hier von sechs auf eine Woche verkürzt. Dies entspricht einer Verbesserung um 83 Prozent.
 

Den Mehrwert von Verträgen nutzen

Moderne CLM-Systeme liefern somit einen umfassenden Mehrwert in vielen Bereichen eines Unternehmens. Die Integration von Vertragsinhalten in Unternehmenssoftware und damit in Geschäftsprozesse vereinfacht die Kontrolle über Rechte und Pflichten der Unternehmen in Bezug auf Kunden, Lieferanten oder, wie das Beispiel Lieferkettengesetz zeigt, auch gegenüber dem Gesetzgeber. Die Digitalisierung des gesamten Vertragswesen bedeutet für die Unternehmen zudem mehr Konsistenz in den Verträgen, einfachere Ausarbeitung neuer Verträge und somit eine direkte Entlastung aller Mitarbeiter, die im engeren und weiteren Sinne mit Vertragswesen im Unternehmen zu tun haben.

So wird deutlich, dass Organisationen auf eine intelligente CLM-Lösung setzen sollten, um den Mehrwert von Verträgen tatsächlich nutzen zu können. Denn erst wenn Vertragsinhalte mit den Business-Anwendungen verknüpft sind, wenn ganzheitliche Sichtweisen auf Verträge und die Kontrolle der Klauseln einfach und transparent implementiert sind, kann das wahre Potenzial, das in den Verträgen steckt, voll ausgeschöpft werden.

Martin Mohr, Vice President Business Development & Alliances EMEA
Martin Mohr
Vice President Business Development & Alliances EMEA, Icertis

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