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Das zentrale Beschaffungssystem von SAP ist äußerst komplex. (Bild: Gerd Altmann / Pixabay)

Insbesondere in mittelständischen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen ist die SAP SRM Lösung als zentrales Beschaffungssystem nicht mehr wegzudenken. Doch schon in 4 Jahren wird der Support für das System eingestellt. Unternehmen sind daher seit einigen Jahren im Zugzwang auf die neue Lösung zu migrieren. 

Doch warum sollte man so weit im Voraus damit beginnen? Und was hat es mit den neuen Lösungen auf sich?

Das Ende von SAP SRM

Das bisherige SAP SRM wurde in verschiedene digitale Richtungen weiterentwickelt. Das Ziel - mehr Funktionen und eine höhere Leistungsstärke. Nach der Migration können die Einkaufs- und Beschaffungsprozesse der Unternehmen transparent in der Cloud abgewickelt und gemeinsam bearbeitet werden. Zudem werden die User Flows optimiert, sodass die gesamte Anwendung wesentlich benutzerfreundlicher ist. 

Neben der Software für das Supplier Relationship Management werden auch Wartung und Support für die SAP ERP 6.0/SAP Business Suite 7 mit Ende 2025 eingestellt. Ein Wechsel ist also unausweislich.

SAP S/4Hana - ein komplett neues System?

Die Basisfunktionen von SRM werden auch im neuen System SAP S/4Hana enthalten sein. Die Navigation wird deutlich intuitiver gestaltet, ähnlich einer Kachel-Anordnung auf dem Smartphone. So werden die komplexen Business Applikationen leichter auffindbar. Mit dem SRM System war es nicht möglich die Einkaufsmodule webbasiert ans Laufen zu bringen. Dies ist nun anders. Um dem Trend “Mobile First” Rechnung zu tragen wird die Anwendung mit responsivem Design auch für Tablets und Smartphones optimiert. Arbeiten von überall ist mit SAP Hana keine Floskel mehr. 

Der SAP Procurement Hub 

Im Gegensatz zum S/4Hana Kern, ermöglicht der Procurement Hub die Anbindung mehrerer ERP-Systeme an das Backend. Umgesetzt wird dies durch ein zusätzliches Add-On im Kern. Hierbei ist es unerheblich, ob dies ein S/4HANA System, ein älteres SAP-System oder sogar Ariba ist. 

Der Procurement Hub ist vielseitig einsetzbar. Er kann als Cloud- oder als On-Premise Lösung betrieben werden, ohne, dass auch die ERP-Systeme in die Cloud übertragen werden müssen. SAP hat hierfür den Cloud-Connector entwickelt, in dem durch definierte Webservices eine bilaterale Kommunikation der Systeme stattfinden kann. Mithilfe dieser Lösung kann das Lieferanten- und Katalogmanagement optimal und in Echtzeit erfolgen. Auf eine Datenreplikation kann verzichtet werden, was wiederum Kosten spart.

Die Vorteile einer frühen Migration

Die Optimierung der Prozesse ist in vielen Unternehmen ein wichtiger, strategischer Schritt. Daher ist eine frühzeitige Migration auf die neuen SAP-Systeme unabdingbar. Obwohl bereits im Jahr 2015 gelauncht, ist die Umstellung bei vielen Unternehmen erst in den kommenden Jahren geplant. 

Eine frühe Migration gibt den Mitarbeitern der Unternehmen die Möglichkeit, sich in Ruhe mit den neuen Innovationen vertraut zu machen. Es braucht Zeit, die über 100 neuen Eigenschaften und Funktionalitäten von SAP S/4Hana zu entdecken. Diese Neuerungen können dann sinnvoll in die Unternehmensprozesse eingegliedert werden. 

Gegenüber Wettbewerbern erhält man einen Vorsprung was Datenverarbeitung, Geschäftsprozesse und Integration von Anwendungen betrifft. Kunden- und Lieferantenaufträge können effizienter bearbeitet werden, was wiederum Personalkosten einspart. 

Das System wächst mit dem Unternehmen mit, spätere Migrationen werden nicht einfacher, sondern nur komplexer und aufwändiger. Und das nicht nur im technischen Sinne. Auch der Unterschied bei der Nutzung wird in den kommenden Jahren drastisch sein. Während die neue Technologie stets quartalsweise erweitert wird und von Entwicklungen wie maschinellem Lernen profitiert, werden die Altsysteme nicht mehr geupdatet. Es gilt die Wissenslücke zu schließen, bevor sie dem Unternehmen nachhaltig Schaden zufügt. 

Ein angepasstes Berechtigungssystem stellt sicher, dass die neuen Rollen gezielt und bewusst vergeben werden. Eine projektbasierte Zuordnung ist möglich.

Zuletzt ist selbstverständlich das Thema Zeit im Betriebsablauf ein gutes Argument für eine frühe Migration. Aufgrund der hohen Komplexität des Systems ist das Involvement der Fach- und Führungskräfte nicht zu unterschätzen. Je mehr im Voraus geplant wird, umso mehr Puffer hat man, bis die Migration abgeschlossen sein muss. Diese Zeit kann proaktiv genutzt werden, um Schulungen durchzuführen oder, um auf mögliche Störfaktoren zu reagieren. 

Welche der vorgestellten Lösungen die richtige für das eigene Unternehmen ist, sollte in einer intensiven Analyse ermittelt werden. Gerade bei komplexen Prozessen kann eine On-Premise Lösung sinnhafter als eine SAP-Cloud Version sein. Externe Berater unterstützen im Entscheidungsprozess und begleiten die Migration bis zum erfolgreichen Abschluss.


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