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Der Begriff Digitale Transformation löst wie auf Knopfdruck unterschiedliche – nicht selten negative – Gefühle bei den Geschäftsführern mittelständischer Unternehmen aus. Eine wichtige Grundlage für die Digitalisierung von Wertschöpfungsketten bietet ein flexibles und integrationsfähiges ERP.

Pain Points: Daran hapert es im Mittelstand

Die Unternehmens-IT ist heute Basis für alle digitalisierten Geschäftsprozesse. Mehr noch: Die IT-Infrastruktur ist sogar untrennbarer Teil der gesamten Unternehmensstrategie. Dennoch wird sie von vielen Mittelständlern oft noch stiefmütterlich behandelt und ist veraltet. Sie besteht typischerweise aus einer eigenen Serverstruktur und einem veralteten, nicht integrationsfähigen ERP-System, ganz nach dem Motto: „Never change a running system“. Laut aktueller ERP-Marktstudie des Marktanalysten Trovarit AG ist das durchschnittliche Alter der im Mittelstand eingesetzten ERP-Systeme von 10,3 Jahre in 2016 auf 11,7 Jahre in 2018 weiter angestiegen. Derartige „ERP-Dinosaurier“ sind nicht dazu in der Lage, heutigen Anforderungen Stand zu halten.

Hinzukommt, dass in den meisten Unternehmen ein beträchtlicher Teil der Prozesse immer noch papierbasiert abläuft. Während nur circa 30 Prozent der mittleren Unternehmen zwischen 20 und 499 Mitarbeitern ein Dokumenten-Management-System (DMS) zum Verwalten ihrer Dokumente einsetzen, sind es bei den großen Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern bereits 90 Prozent. 

Grund für die alten Systeme ist unter anderem das zögerliche Investitionsverhalten im Mittelstand. IT-Administratoren bekommen häufig nicht die nötigen finanziellen Ressourcen zur Verfügung gestellt, um in langfristige und nachhaltige Digitalisierungsprojekte zu investieren. Die Folge: zahlreiche parallellaufende Einzellösungen, die zu doppelten Datenbeständen führen und vom IT-Administrator aufwendig gepflegt werden müssen, fehlende Automatisierung und Medienbrüche. 

Optimierte Geschäftsprozesse durch modernes ERP

Eine wichtige Grundlage zur Auflösung dieser Pain Points bildet ein flexibles ERP-System, das weitere geschäftsrelevante Prozesse integrieren kann und somit digitale Wertschöpfungsketten überhaupt erst möglich macht. Ist ein ERP integrationsfähig, lassen sich Anwendungen für das Customer Relationship Management (CRM), Finanz- und Rechnungswesen, Business Intelligence, E-Business und Collaboration integrieren. Es entsteht eine Gesamtlösung, die alle Unternehmensprozesse umfasst, Zusammenhänge automatisch erkennt und betriebswirtschaftliche Prognosen ermöglicht. Das ist wichtig, um ein Unternehmen zukunftsfähig und agil zu steuern.

Mitarbeiter profitieren von mobilen ERP-Apps, mit denen sie orts- und zeitunabhängig auf wichtige Daten und Prozesse zugreifen. Das ist möglich, wenn das CRM vollständig in das vorhandene ERP-System integriert ist. Der Außendienst kann so Bestellungen direkt vornehmen, Serviceberichte verfassen und Rechnungsprozesse anstoßen.

Ein weiterer Meilenstein hin zu einer digitalisierten Unternehmensstruktur ist die Integration einer Enterprise Content Management (ECM) -Lösung in das ERP-System. Dadurch entstehen digitale, automatisierte Workflows. Mitarbeiter finden nicht nur schneller Dateien und Dokumente wieder, es entfallen Dubletten, und die Dokumentenablage verläuft vollautomatisiert. 

ERP-Hersteller – starke Partner in der Digitalisierung

Eine wichtige Rolle für die erfolgreiche Implementierung einer Unternehmenslösung spielt der ERP-Anbieter, der nicht mehr nur Software einführt, sondern vielmehr das Digitalisierungsprojekt begleitet. Bei der Auswahl des Anbieters müssen Mittelständler darauf achten, dass er Branchenexpertise mitbringt und mit seiner Lösung die Unternehmensprozesse komplett abbilden kann. ERP-Anbieter mit umfassendem Prozess-Knowhow und Branchenexpertise sind heute daher nicht nur Softwarelieferanten, sondern Digitalisierungsberater.

Da die Implementierung einer neuen Unternehmenslösung immer auch eine Bestandsaufnahme der laufenden Prozesse umfasst, erhalten Unternehmen auf diesem Wege auch die Möglichkeit, diese zu hinterfragen und anzupassen. So geht mit der Implementierung einer modernen ERP-Lösung oft auch eine Weiterentwicklung von Geschäftsmodellen einher.

Hosting-Modell bietet Entspannung in Zeiten des Fachkräftemangels

Eine der größten aktuellen Herausforderungen im Mittelstand ist der Fachkräftemangel, der insbesondere im IT-Bereich deutlich zu spüren ist. Laut dem MINT-Frühjahrsreport 2018 vom Institut der Deutschen Wirtschaft, dem Bundesverband der Deutschen Industrie, der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände und der Arbeitgebervereinigung Gesamtmetall hat sich die Zahl unbesetzter Stellen im IT-Bereich in den letzten vier Jahren auf insgesamt 39.600 Stellen mehr als verdoppelt.
ERP-Anbieter mit Hosting-Modellen können die oft angespannte Situation der im Unternehmen angestellten IT-Fachkräfte entspannen. Wird der Betrieb der Unternehmenssoftware ausgelagert, können sich IT-Spezialisten, die bislang mit administrativen Aufgaben beschäftigt waren, um strategische Aufgaben und Digitalisierungsprojekte kümmern. Unternehmen, die diesen Weg gehen, schaffen attraktive Arbeitsplätze für Fachkräfte.

Wolfgang ReichenbachWolfgang Reichenbach ist ausgebildeter Diplom-Physiker und war in die Durchführung von Space-Shuttle Missionen involviert. Von 1992 bis 1999 arbeitete er bei der S.C.I Consulting und Vertrieb GmbH maßgeblich an der Entwicklung und dem Vertrieb des Warenwirtschaftssystems Apertum mit, einer der ersten Windows- und Client-servergestützten ERP-Lösungen Deutschlands, bis er 1999 zusammen mit seinem Vorstandskollegen Guido Grotz und sieben weiteren Gründern die Step Ahead AG gründete. www.stepahead.de


 


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