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Handgelenk mit Armbanduhr

Die indirekte Nutzung und das neue Preismodell von SAP sorgen aktuell für Gesprächsstoff zur SAP-Lizenzierung. Vielen dürfte noch unbekannt sein, dass SAP nach dem nächsten Update ihrer Lizenzvermessungssoftware vollständige Transparenz zur indirekten Nutzung in SAP-Systemen bekommen wird. Was ist also zu tun, um nicht deutlich nachzuzahlen?

Das Thema indirekte Nutzung sorgt nun schon seit Jahren für viel Unruhe in den Reihen der SAP-User. Bisher sprach man dann von indirekter Nutzung, wenn SAP-Technologie unlizenziert für einen produktiven Mehrwert genutzt wurde. Die Definitionen, was genau diesen Mehrwert darstellt, waren dabei aber sehr unterschiedlich. Teilweise wurde schon die Informationsbereitstellung aus dem SAP-System als indirekte Nutzung angesehen und musste als solche lizenziert werden.

Whitepaper bringt neue Definition

Im April 2018 hat SAP das neue Whitepaper „SAP ERP Pricing for the Digital Age“ veröffentlicht, in dem es nun eine konkrete Definition gibt:

Indirect/Digital Access is when people or things use the Digital Core without directly logging into the system. It occurs when humans, any device or system, indirectly use the Digital Core via non-SAP intermediary software, such as a non-SAP front-end, a custom-solution, or any other third-party application. It also occurs when non-human devices, bots, automated systems, etc. use the Digital Core in any way. (Quelle http://news.sap.com)

In Zukunft werden folgende neun Dokumente einer Lizenzierung unterliegen, wenn diese von SAP-fremden Systemen im SAP angelegt werden:

  • Sales Document
  • Invoice Document
  • Purchase Document
  • Service & Maintenance Document
  • Manufacturing Document
  • Time Management Document
  • Quality Management
  • Document Material Document
  • Financial Document

Stichtag November 2018

Seitens SAP ist angekündigt, dass diese neun Dokumente ab November 2018 (wir rechnen allerdings eher mit Anfang 2019) durch ihr USMM-Tool vermessen werden. Die Möglichkeit automatisch indirekte Nutzung zu vermessen, bringt SAP in eine ganz neue Position: Damit bekommt sie nun im Rahmen der jährlichen Lizenzvermessung automatisch Auskunft über die indirekte Nutzung. Bis dato war dazu ein umfangreiches Audit notwendig. Dank dieser Ausgangslage wird SAP verstärkt versuchen Kunden durch das Aufdecken von indirekter Nutzung zur Vertragsumstellung oder einer S/4 Migration zu überreden.

Die meisten Unternehmen haben im Augenblick unterschiedliche individuelle Vereinbarungen mit SAP, ein wirklich einheitliches Bild besteht nicht. Die neue Definition steht zwar im Raum, muss aber noch weiter analysiert werden. Erst genauere Beobachtungen werden zeigen, wie sich die durchschnittliche Dokumenten-Nutzung über die nächsten fünf bis zehn Jahre entwickeln wird.

Einfach Abwarten ist keine Option

SAP hat Ende Juli 2018 eine vorläufige Reportlösung veröffentlich, mit der es vorab möglich ist herauszufinden, was hinsichtlich der indirekten Nutzung auf einen zukommt. Das Abwarten kann hier allerdings zum Problem werden – wer sich erst Gedanken über seine indirekte Nutzung macht, wenn die nächste Lizenzvermessung vor der Tür steht, der wird unter Umständen mit hohen Nachzahlungen konfrontiert.

SAP selbst zeigt im bereits genannten Whitepaper drei Optionen auf, wie Kunden sich jetzt verhalten können:

  • Den alten Vertrag behalten und nichts unternehmen.
  • Lizenztausch – SAP Nutzer behalten ihren bestehenden Vertrag und fügen eine Ergänzung hinzu, die die indirekte Nutzung klar regelt.
  • Vertragsumstellung in Verbindung mit einer Migration (innerhalb des alten Systems oder S/4HANA).

Damit SAP-Kunden wissen, welche Option die beste für sie ist, sollten sie selbst tätig werden – je früher desto besser. SAP belohnt jeden Kunden, der aus eigenem Antrieb seine indirekte Nutzung korrekt lizenziert. Es wird dann keine Wartung für zurückliegende Jahre verlangt. Bei einem Zeiterfassungssystem, das seit ca. fünf Jahren im Einsatz ist, kann das sonst schon mal eine Verdoppelung der Kosten bedeuten.

SAP zuvorkommen

Nur wer selbst seine Position genau kennt, hat wirklich die Möglichkeit, das für sich beste Modell zu verhandeln. Das Credo lautet: Transparenz hilft! Man sollte SAP zuvorkommen und sich einen Überblick über die eigene SAP-Lizenzlandschaft verschaffen. Mit dem richtigen SAM-Tool geht das ganz einfach. Man bekommt eine Analyse der augenblicklichen Lizenzsituation und erfährt außerdem, welche Optimierungsmöglichkeiten bestehen.

Mit einem Tool wie samQ ermittelt man zudem kritische Interfaces, über die indirekte Nutzung angestoßen wird. Das liefert einem Berater dann die notwendige Datenbasis, um gezielt die aktuelle Situation zu erfassen und bei Bedarf die richtige Verhandlungsstrategie aufzustellen. Wichtig für SAP-Kunden ist, überlegt zu handeln und alle Optionen abzuwägen. Jeder sollte sich seiner Position bewusst werden und dementsprechend das beste Lizenzmodell wählen. So sind Unternehmen mit wenigen indirekten Usern, aber hohem Transaktionsvolumen, eventuell im alten Preismodell besser aufgehoben. Bei vielen externen Benutzern, die über vorgelagerte Systeme wie Salesforce Transaktionen auslösen, könnte das neue Lizenzmodell passender sein.

Die Zeit drängt

Man sollte seinen aktuellen Vertrag auf jeden Fall genauestens kennen. Einige auf Lizenzverträge spezialisierte Anwälte sind der Auffassung, dass in so manchem alten Vertrag nur die Nutzung durch Personen zu lizenzieren ist. Reine Maschinen- also IoT-Nutzung wäre dann frei von Lizenzkosten!

So oder so: Die Zeit drängt! Wer nicht bald handelt, dem könnte die Zeit davon laufen. Mit einem negativen Auditergebnis auf dem Tisch lässt sich das alles viel schlechter verhandeln.
Sich allein mit Manpower einen Überblick über seine Lizenzlandschaft zu verschaffen, ist fast unmöglich. Daher sind Tools, z.B. samQ oder der Interface Scanner von SNP, eine gute Unterstützung. Mit einer objektiven Datenbasis weiß man genau über seine Lizenzen Bescheid und hat so auch einen besseren Standpunkt in Verhandlungen mit SAP.

Die genaue Nutzung im Einzelfall entscheidet

Für Bestandskunden kann ein Wechsel auf das neue SAP-Lizenzmodell, das zwischen direkter und indirekter Nutzung unterscheidet, durchaus eine Option sein. Das neue Modell liefert ein hohe Transparenz und Planbarkeit. Wer wechselt, kann sich sicher sein, dass lediglich die definierten neun Dokumente zu lizenzieren sind. Alle anderen Arten von indirekter Nutzung sind dann kostenfrei. Zudem ist nur das erste Anlegen eines Dokuments preisrelevant; Ändern und Lesen sind kostenfrei. Auch das Verhältnis zwischen den Dokumenttypen spielt keine Rolle mehr, ausschlaggebend ist nur die Gesamtanzahl aller erzeugten Dokumente.

Aber es kommt eben — wie vorher schon erwähnt — auf die genaue Nutzung im Einzelfall an. Das alte, nicht besonders genau definierte Modell kann unter Umständen auch deutlich günstiger sein. Gerade dann, wenn man an ausgedehnte IoT-Nutzung, beispielsweise in der Produktion, denkt. Wenn absehbar ist, dass eine Vielzahl an Transaktionen in Zukunft von Sensoren an Maschinen automatisch erzeugt wird, muss man zumindest einen sehr guten Preis pro Dokument verhandeln, sonst lohnt es sich schnell nicht mehr.

Fazit

Kein Bestandskunde kann dazu gezwungen werden, das Modell zu wechseln. Für den Umstieg müssen neue Lizenzbedingungen vereinbart werden. Beim Vertrag können sich so neue Passagen einschleichen, die alte Vorteile ersetzen oder mögliche Nachteile schaffen (z.B. Lizenzierung nach Berechtigung).

Eins ist klar: SAP wird mit Sicherheit das neue Modell bevorzugen und es schnell verbreiten wollen. Das eröffnet Kunden eine gute Verhandlungsposition. Nutzen Sie im Zuge der Umstellung die Gelegenheit, alte „Lizenzprobleme“ zu beseitigen!

Christian Steiner, Marketing Manager, VOQUZ Group

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