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Lizenzierung

In der Lizenzierungspraxis war es bisher meist üblich, sich bei der Auswahl der Lizenzen nach den Funktionen der User zu richten. Logischerweise gab es deswegen bei geringem Funktionsumfang auch die günstigste Lizenz. Dieses Kaufverhalten möchte SAP nun ändern.

Das Telefon klingelt. Helmut Mustermann, SAP-Lizenzmanager bei einem großen Pharmaunternehmen, hebt den Hörer ab. Am anderen Ende Kurt, SAP-Lizenzmanager der örtlichen Uniklinik. Nach einem schnellen „Hallo“ informiert er Helmut kurzatmig darüber, dass er gehört habe, dass SAP-Nutzer im System jetzt nach Berechtigungsvergabe lizenziert werden müssen. Panik und Angst sind in seiner Stimme deutlich zu hören: „Wie soll ich das denn jetzt machen? Wie soll ich der SAP beweisen, dass in einer Employee-Rolle auch nur Employees drin sind? In den letzten Jahrzehnten haben sich unendlich viele selbst entwickelte Customer-Codes angesammelt, die Rollenvergabe ist auch nicht wirklich transparent und überhaupt, wer soll die ganze Arbeit übernehmen?“ Eine schier unlösbare Aufgabe türmt sich vor Kurt auf …

Nur ein Schreckensszenario?

So oder so ähnlich würden wohl im ersten Moment die meisten SAP-Lizenzmanager reagieren, wenn es plötzlich hieße, die SAP-Lizenzvergabe erfolgt ab sofort anhand von Berechtigungen. Um Ihnen ein solches Telefongespräch mit erhöhtem Puls zu ersparen: Seit dem Frühjahr 2018 kursieren tatsächlich immer wieder Meldungen, SAP wolle die Lizenzvergabe in Zukunft anhand von Berechtigungen regeln. Aber keine Sorge, noch haben Sie Zeit und mit der richtigen Vorbereitung sind Sie auch dafür gewappnet!

Der Hintergrund

Bisher war es in der Lizenzpraxis meist üblich, sich bei der Auswahl der Lizenzen nach den Funktionen der User zu richten. Logischerweise gab es deswegen bei geringem Funktionsumfang auch die günstigste Lizenz. Dieses Kaufverhalten möchte SAP nun ändern. Der Plan: Zukünftig soll sich der Lizenztyp aus dem Umfang der Funktionen ergeben, die ein User nutzen könnte. Auf jeden Fall ist es bei einer Lizenzvergabe nach Berechtigung wichtig, ein klares und optimiertes Berechtigungskonzept zu haben, um am Ende nicht drauf zu zahlen.

Bringen Sie Ordnung in den Lizenzdschungel!

In vielen Unternehmen ist das SAP-Berechtigungskonzept so grob gestrickt, dass viele bei dieser neuen Art der Lizenzvergabe in Panik eine große Anzahl an Professional Lizenzen nachkaufen würden, sodass alle Eventualitäten abgedeckt sind. Solche Nachkäufe können aber selbst extrem teuer werden.

Ein anderes Szenario: Wächst ein Unternehmen schnell, es werden aber in einem bestimmten Zeitraum keine Lizenz-Nachkäufe getätigt, erhebt SAP schnell den Vorwurf, man müsse Professional Lizenzen nachkaufen. Auch hier drohen hohe Kosten durch den Nachkauf.

Bevor man als SAP-Kunde also blind Lizenzen nachkauft, sollte man sich zunächst mit Hilfe einer intelligenten Software-Lösung einen Überblick über seine Lizenzlandschaft verschaffen. Das richtige Lizenz-Tool (zum Beispiel samQ von VOQUZ) hilft Ihnen dabei, Ihre SAP-Lizenzen zu zählen und ordnungsgemäß zu verteilen. Außerdem werden die Lizenzen hier automatisch optimiert, Lizenzänderungen erkannt und zurückgeschrieben.

So geht Lizenzmanagement

Kehren wir für ein Beispiel zu Kurt und Helmut zurück. Helmut hat samQ bereits ausprobiert und berichtet: „Ein Anruf und wir konnten samQ direkt in unserer Systemlandschaft testen. Schon nach der zweiten Remote-Session konnte ich sehen, dass wir sogar zu viele Professional Lizenzen hatten, wenn ich nach den Aktivitäten lizenziere. Aber unser Self Service Prozess, den wir im letzten Jahr eingeführt hatten, hat zu einem User-Zuwachs geführt. Ja, mir fehlten Lizenzen, aber die ESS-Lizenz zum Employee Self Service kostete mich letztlich 70€ pro Lizenz. Das als Professional Lizenz ruft schon mal stolze 2.400 Euro auf.

Mit dieser Erkenntnis ging ich in die SAP-Verhandlung. Die SAP sagte mir aber, dass ich sicherstellen müsste, dass diese Nutzer wirklich nur das machen könnten, wozu sie berechtigt sind. Also Lizenzierung nach Berechtigungen. Dazu wurde in samQ analysiert, welche Transaktionen die ESS User inklusive der Customer Codes benutzen und benutzen können. Diese Erkenntnisse konnten nun an das Berechtigungsteam weitergegeben werden, damit dort die Rollen entsprechend angepasst werden.“

Für alle Szenarien gewappnet

Neben samQ sind Sie mit setQ, der VOQUZ-Software zur SAP-Berechtigungsvergabe, optimal auf jede Art der Lizenzvergabe vorbereitet. Mit setQ erstellen Sie mithilfe von hunderten Templates passende Berechtigungskonzepte und schließen kritische Kombinationen auf Objektebene aus. Außerdem erfolgen Rollenaktualisierungen auf Basis der samQ-Daten kinderleicht.

Im Falle des neuen ESS Users und seiner Rollen wurden die Analyseergebnisse aus samQ automatisch an setQ übergeben und dort die entsprechenden Rollen automatisch aktualisiert. So war in kürzester Zeit realisiert, dass die ESS User auch nur noch ESS in den Rollen hatten.

Peter Rattey, Geschäftsführer VOQUZ Labs GmbH

Peter Ratteyhttps://www.it-daily.net/it-management/erp-sap/19633-wenn-sap-alles-weiss-es-wird-zeit-zu-handelnist SAP-Spezialist und Lizenzmanagement-Experte bei VOQUZ. Er war der Initiator und ist maßgeblich an der Entwicklung des SAP-Lizenzmanagement-Tools samQ beteiligt. Daher kennt er sich bestens mit den Herausforderungen der SAP-Anwender aus. Er hat zahlreiche Projekte bei mittelständischen Unternehmen und internationalen Konzernen umgesetzt und betreut Kunden schon lange zum Thema indirekte SAP-Nutzung.

 

 

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