S/4HANA: Green- oder Brownfield-Szenario

Um von S/4HANA zu profitieren, sollten Unternehmen die Funktionen des Systems abgleichen mit ihren Anforderungen und den Aufwand abwägen. Welche Migrationsstrategie dabei die richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Unternehmen, die eine Migration auf S/4HANA prüfen möchten, empfiehlt Meik Brand von der QSC: „Die Firmen müssen abgleichen, welche Funktionen sie benötigen und welche Funktionen S/4HANA heute schon bereitstellt.“ Ferner müssen alle existierenden Individualentwicklungen im Altsystem geprüft, Dubletten konsolidiert und die Komplexität des bestehenden SAP-Gesamtsystems evaluiert werden, etwa in Bezug auf Standorte, Niederlassungen und Länderversionen. Zur Orientierung erhalten Unternehmen die sogenannte Simplification List von SAP: Ein rund 400 Seiten starkes Dokument, aus dem hervorgeht, welche Altfunktionen wie ersetzt wurden oder weggefallen sind.

Ob Green- oder Brownfield-Szenario – gerade die unternehmenseigenen Anpassungen, die Anwender über Jahre vorgenommen haben, zählen zu den größten Herausforderungen. Auch hier gilt es abzuwägen. Wer neu installiert, muss später alle Prozesse neu aufsetzen und Daten neu einladen – eine Mammutaufgabe, die jeden SAP-Anwender in einem Unternehmen betrifft. Bei einer Brownfield-Migration gilt es, im Vorfeld zu prüfen, welche der vorhandenen Prozesse sich überhaupt nicht migrieren lassen. Diskussionen mit Fachabteilungen sind die Folge. Meik Brand: „Wie aufwändig wird die interne Vorbereitung? Wie lange dauert es, das bestehende System soweit vorbereitet zu haben, dass es kompatibel für eine Migration ist? Was in der alten SAP-Welt sinnvoll war, bereitet beim Sprung zu S/4HANA dann Probleme.“

Zudem gilt es beim Brownfield-Szenario, den technischen Zustand des Bestandssystems zu begutachten: Erfüllt das System die Voraussetzungen für einen Sprung? Ist Unicode als Zeichensatz implementiert? Sind die Vorbereitungen getroffen, um Adobe Document Services als künftige Formularplattform zu nutzen? Ist die HANA-Datenbank bereits auf dem Quellsystem vorhanden, von dem die Migration erfolgt?

Über alledem reicht es nicht aus, nur das zentrale ERP-System bei der Umstellung zu betrachten. Vielmehr gilt es, auch die Satellitensysteme im Blick zu behalten. Bereits vor S/4HANA war die SAP-Systemlandschaft fragmentiert. Diese Fragmentierung nimmt weiter zu. Gleichzeitig reduziert sich der Pflege- und Betriebsaufwand durch den Einsatz der Cloud.

Auf Standards setzen

„Wir empfehlen den Mittelweg“, sagt Brand. So rät QSC den Unternehmen zu einer Installation, die 70 Prozent der S/4HANA-Komponenten on-premise und 30 Prozent in der Cloud bereithält. Alle unternehmensspezifischen Anpassungen finden dann in der Cloud statt. Brand: „Unternehmen sollten alte Zöpfe abschneiden, nur noch das individualisieren, was zwingend notwendig ist und sich weitmöglich an die Funktionen der Standardlösung anpassen.“ Der Vorteil: Die Standardinstallation bietet den Anwendern später eine höhere Flexibilität als jede zugeschnittene SAP-Version, die durch ihre vielen Anpassungen einfach starr wird. Wer auf die Möglichkeiten setzt, die S/4HANA von der Stange weg bietet, der reduziert zudem Komplexität. Brand macht es an einem Beispiel deutlich: „Niemand käme auf die Idee, seine Büroprogramme für die Dokumentenbearbeitung zu individualisieren.“

Nach erfolgreicher Migration gilt es, die Veränderungen in den Köpfen der Menschen voranzutreiben. Eine der größten Neuerungen für den Anwender von S/4HANA: Datenerfassung und -auswertung finden jetzt ungetrennt in Echtzeit statt. „Das verändert die Art und Weise, wie Unternehmen agieren und entscheiden“, erklärt Brand. Fachabteilungen müssen sich zudem auch an die neuen Bedienkonzepte gewöhnen. Während ein Teil der Oberfläche bei S/4HANA unverändert bleibt, bietet die Unternehmenssoftware mit SAP Fiori eine neue, intuitiv zugängliche Benutzeroberfläche auch auf mobilen Endgeräten. „Startete der Anlagenbuchhalter einen Transaktionslauf früher am Computer, kann er heute auch über das Smartphone mobil auf alle Anwendungen zugreifen“, sagt Brand. „Buchungsbelege lassen sich bequem unterwegs per Fingertipp freigeben. Die Zusammenarbeit wird agiler, einfacher und zeitgemäßer.“

PAC-Studie: Externes Know-how gefragt

Die Studie von PAC zeigt auch: Wer umstellen möchte, setzt auf externes Know-how: So lassen sich beispielsweise 89 Prozent bei der Einführung des Hauptbuchs unterstützen. 87 Prozent greifen auf Experten zu, wenn es darum geht, die SAP-Datenbank zu migrieren. Und 83 Prozent setzen auf Support, um SAP-gestützte Prozesse zu konsolidieren und zu harmonisieren. Firmen investieren nicht nur in technische Services für die Integration des Systems, sondern auch in Beratung, um alte Geschäftsprozesse in Richtung Realtime zu transformieren und neue zu gestalten, sagen die Berater von PAC. 

Der SAP-Experte Meik Brand berät bei der QSC AG Mittelständler aus Retail und Logistik. QSC hat eine SAP-Full-Service-Sparte und ist langjähriger SAP-Partner. Der Dienstleister bietet alle SAP-Services aus einer Hand: von Basisbetrieb über Application Management, Implementierung und Anwender-Support bis zur Wartung. Brand ist Mitautor des Buchs Logistik mit SAP S/4HANA, das im Herbst im Rheinwerk Verlag erscheint.