Digitalisierung gestalten

Die Digitalisierung zwingt Unternehmen, ihre IT-Landschaften und Arbeitsplätze radikal zu verändern. Vernetzte ERP-Lösungen helfen dabei, Geschäftsprozesse und -anwendungen zu steuern und zu integrieren.

Auch wenn es eines der Buzzwords des Jahres ist: Das Thema Digitalisierung ist nicht neu. Bereits in den letzten Jahrzehnten haben Unternehmen ihre Abläufe zunehmend automatisiert und miteinander vernetzt. Technologien, wie RFID oder Systeme für die Machine-to-Machine-Kommunikation (M2M) gehören in vielen Unternehmen heute längst zum Standard. Doch warum nimmt die Digitalisierung ausgerechnet jetzt Fahrt auf? 

Wesentliche Treiber 

Die Gründe liegen in der rasanten technologischen Entwicklung in den Bereichen Cloud, Big Data und Mobilität, die ganz neue Möglichkeiten bei der Digitalisierung eröffnen. 

Die Cloud ist aus deutschen Unternehmen heute kaum noch wegzudenken und macht die Vernetzung von Rechnern mit der realen Welt (Internet der Dinge, IoT) überhaupt erst möglich. Dazu kommt, dass die Datenmenge durch die zunehmende Kommunikation exorbitant anwächst. Diese Informationen müssen interpretiert und analysiert werden (Stichwort Big Data), um daraus Entscheidungsmodelle mittels Maschine Learning oder künstlicher Intelligenz zu generieren. Eine Entwicklung, die ebenfalls für enormen Rückenwind beim Thema Digitalisierung sorgt. Und schließlich ist auch die steigende Mobilität der Anwender ein wesentlicher Treiber für die Digitalisierung der Produktions- und Arbeitswelt: Menschen arbeiten von überall aus und möchten von jedem Ort und zu jeder Zeit auf Informationen zugreifen. Das geht so weit, dass man auf Webseiten inzwischen mehr Traffic von mobilen Endgeräten als von klassischen PCs verzeichnet. 

Ohne ERP-System keine Digitalisierung 

Doch bei allem Hype und aller Einsicht, dass die Digitalisierung Abläufe schneller und besser macht: In der Praxis ist der Aufwand für die Umsetzung durchgängiger, vernetzter Prozesse enorm hoch: Denn zum einen müssen alle beteiligten IT-Systeme, Sensoren und Maschinen über Schnittstellen miteinander verbunden und die Daten zwischen den Systemen aufeinander abgestimmt werden. Zum anderen gilt es, die Abläufe in den betriebswirtschaftlichen Kontext des Unternehmens zu integrieren. Denn ohne eine Verbindung zwischen Waren- und Wertefluss macht die smarteste Fabrik keinen Sinn. Diese Rolle nehmen ERP-Systeme ein. Neben der Verwaltung sämtlicher Stammdaten, Stücklisten etc. lassen sich hier z.B. jedem einzelnen Auftrag die Verbrauchsmaterialien, Zeiten und Kosten zuordnen. Diese Daten werden für betriebswirtschaftliche Auswertungen benötigt. Außerdem liefert das ERP-System zusätzliche Informationen zu einem Auftrag, die für eine Optimierung der Prozesse unerlässlich sind, zum Beispiel Lieferverpflichtungen, Pönale oder eine Kategorisierung des Kunden. 

Und schließlich sorgt das ERP als IT-Rückgrat des Unternehmens mit integrierten Funktionen zu Auftragsverwaltung, Einkauf oder Vertrieb auch für die nötigen Schnittstellen nach außen, beispielsweise zu Kunden und Lieferanten. Das ERP-System bietet somit die Basis für ein sinnvolles Zusammenspiel aller Bereiche – immer mit Blick auf die Geschäftsziele des Unternehmens. 

Sicherer Zugriff mit dem „Digital Hub“ 

Doch wie verträgt sich die sichere Nutzung eines ERP-Systems im Unternehmen mit der zunehmenden Mobilität der Mitarbeiter bzw. der Anbindung von Partnern und Maschinen? Oder kurz: Wer würde sein komplettes ERP-System inklusive aller Daten direkt ins Internet stellen, um seinen Angestellten das Arbeiten von unterwegs aus zu ermöglichen oder seinen Geschäftspartner Zugriff darauf zu gewähren? Für die meisten mittelständischen Firmen käme das aktuell sicher nicht in Frage. Zu hoch sind die Anforderungen an die Sicherheit und den Schutz der Daten, zu groß das Risiko, dass Daten ausgespäht, missbraucht oder an unberechtigte Dritte weitergegeben werden.

Um Unternehmen genau an dieser Stelle zu unterstützen, hat die GUS Group den „Digital Hub“ entwickelt – ein Service, mit dem Nutzer der GUS-ERP-Lösung einzelne Dienste und Funktionen der Standardsoftware nach außen geben können, ohne dabei sensible Stamm- oder Bewegungsdaten aus der Hand zu geben. Die Lösung verbindet ausgewählte Daten und Prozesse des ERP-Systems mit Maschinen, mobilen Anwendern, externen IT-Systemen oder Cloud-Services auf der ganzen Welt, ohne dass ein Unternehmen dazu in teure Integrationslösungen investieren muss. Dabei spielt es keine Rolle, ob die ERP-Suite lokal im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud betrieben wird.

Die Funktionsweise ist relativ einfach: Mit einer grafischen Oberfläche können Nutzer eine REST-Schnittstelle konfigurieren, die dann per Knopfdruck als Digital Hub Service in der Cloud veröffentlicht wird. Dort lässt sich der Dienst dann ausschließlich von autorisierten Nutzern oder Partnern abrufen ohne eine komplizierte VPN-Verbindung ins Firmennetz aufzubauen. So kann ein Vertriebsleiter beispielsweise problemlos von unterwegs aus einen Auftrag freigeben: Dazu erstellt der zuständige Außendienstmitarbeiter einfach einen Digital Hub mit dem Auftrag ins Netz. Der Vertriebsleiter meldet sich mit Benutzernamen und Passwort beim Service an, lässt sich den Auftrag über eine mobile Webseite anzeigen, zeichnet das Schriftstück ab und gibt die Information wieder zurück ans ERP-System. Dort läuft der Workflow dann automatisch weiter. 

Sicherheit im Fokus 

Besonderes Augenmerk hat die GUS Group auf die Sicherheit des neuen Digitalisierungs-Tools gelegt: Der Digital Hub Service selbst kennt nur die Metadaten für seinen Service. Weder Benutzerinformationen, noch Stamm- oder Bewegungsdaten werden in der Cloud gespeichert. Die Kommunikation zwischen dem externen Anwender, beziehungsweise einer Maschine und dem Digital Hub Service verläuft zudem verschlüsselt.  

Autor: Dirk Bingler, Sprecher der Geschäftsführung, GUS Deutschland GmbH