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"Glühbirnen"Oft stehen bei der Entscheidung für eine neues ERP-Systems verschiedene Lösungen im Vergleich. Neben persönlichen Vorzügen von Einzelpersonen im Entscheidungsgremium ist es wichtig, entscheidende Unterschiede zu finden, damit die richtige Auswahl getroffen werden kann.

Welches sind die relevanten Entscheidungskriterien, um die beste Lösung für das Unternehmen zu wählen? Eine falsche Entscheidung kann für eine Firma, neben finanziellen Einbußen, auch ein unendlich langer Leidensweg bedeuten. Eine falsche Wahl führt dazu, dass das Entscheidungs-gremium die Folgen tragen muss.

In den letzten zwei Jahren ist der Wettbewerb unter den ERP-Anbietern deutlich gestiegen. Es werden wenige ERP-Systeme pro Jahr evaluiert und eingeführt. Im Vorfeld sind die Aufwände der Anbieter beziehungsweise der Systemhäuser für Präsentationen, Vorführungen, Zusammenstellung von Unterlagen und Erstellung von Angeboten stark gestiegen. Nicht selten bewegt sich der Aufwand für den Implementierungspartner, für ein ERP Angebot einer kleinen Firma mit ca. 100 Mitarbeiter, zwischen 10-15 Tagen. Der Aufwand bei grösseren Firmen kann um ein Mehrfaches steigen. Oft werden erst während der Evaluationsphase die notwendigen Bedürfnisse und Anforderungen detailliert, was nur durch verschiedene Lösungspräsentationen und mehrtägige Prozess-Workshops erreicht wird. Dieser Trend zur kostenlosen Vorleistung des Implementierungspartners ist problematisch, da er die Gesamtkosten für die Lösungsanbieter erhöht welche diesen wieder auf die Implementierungen umlegen.

Neben diesem Kostentreiber wird aber auch häufig der interne Aufwand für diesen Schritt unterschätzt. Trotz dem hohen Aufwand werden nicht selten auf die falschen Punkte beachtet oder diese falsch gewichtet – dadurch kann sich die Beurteilung verzerren und sogar zur falschen Entscheidung führen. Aus der Erfahrung der letzten Jahre, wurde eine Sammlung von zentralen Fragestellungen oder Themen erstellt, welches es leichter macht Unterschiede transparenter zu machen.

Die zentralen Entscheidungskriterien sind:

1. Funktionale Abdeckung

Die funktionale Abdeckung ist meistes im Fokus einer strukturierten Vergleichsphase. Allerdings wird nur auf den Sollzustand geschaut, welcher nur die bekannten Prozesse und Anforderungen abdeckt. Gerade im Umbruch der „Digitalen Transformation“ wird vergessen, dass sich das Geschäftsmodell innerhalb weniger Monaten komplett verändern kann – dies verlangt Prozesse, welche nicht in der Auswahl berücksichtigt werden. Da man diese zum Zeitpunkt der Evaluation nicht kennt, ist es wichtig die Lösung mit der besten Zukunftsorientierung diesbezüglich zu wählen. Diese kann man an der Strategie des Software- Herstellers (und nicht am Implementierungspartner) feststellen.

Allgemeine Vorgehensweise bei der Softwareauswahl.

Bild 1: Allgemeine Vorgehensweise bei der Softwareauswahl.

2. Einführungsmethodik

Die Einführungsmethodik ist wohl der wichtigste Knackpunkt für eine erfolgreiche ERP Einführung. Was bei einem seriösen Vergleich oft fehlt, ist die Berücksichtigung der Vorgehensweise in der Feinkonzeptionsphase: Das Feinkonzept muss zwingend auf dem eigenen neuen ERP System durchgeführt werden, welches zuvor innerhalb von wenigen Tagen aufgesetzt wurde und mit Branchen-Templates und deren „Best Practice“ Prozessen vorgeladen wurde. Damit lassen sich sogar erste Daten-Importe aus den Altsystemen übernehmen. Damit das ERP Key-User-Team die neuen Prozesse kennen lernen und mit eigenen Daten nutzen kann. So wird es dem Kunden leichter gemacht, sich in die neue Prozesslandschaft zu versetzen und er hat ein klares Bild, was ihn nach der Realisierungsphase wirklich erwartet.

3. Coding und Integrationsqualität

Für das Evaluationsteam ist es viel schwieriger zu erkennen, welches Coding und welche Integrationsqualität die Systeme haben. Dazu muss man sich die Historie des ERP Produktes und insbesondere die Erweiterungen des Integrators (Branchen Add-ons, Zusatzfunktionen, Erweiterungen des ERP Standes, etc.) im Detail erklären lassen. Nicht selten erkennt man erst auf den zweiten Blick, dass die Erweiterungen des Integrators auf einem alten Stand der ERP Software basieren – und ein Update auf den aktuellen Stand sofort mit hohen Migrationskosten verbunden ist. Damit hinkt der Nutzer dem Stand der Dinge oft Jahre hinterher. Dies sollte man bei den sich immer schnelleren Anpassungsanforderungen nicht leisten.

Das Evaluationsteam sollte sich nicht von persönlichen oder generellen Meinungen beeinflussen lassen. Eine Lösung mit langjähriger Historie bringt unweigerlich auch Probleme mit, welche längst überholt oder hinfällig sein können. Oft wird dies bei Gesprächen mit den Fachbereichen deutlich, die auf Erfahrungen oder historischen Begebenheiten basieren. Es ist nur fair, diese Vorurteile bei einer Präsentation mit dem aktuellsten Stand der Software und den derzeitigen Möglichkeiten wiederlegen zu können. Ein Beispiel ist die Oberfläche, welche in früheren Anwendungen als „altgebacken“ und „überholt“ wahrgenommen wurde.

4. Bedienerfreundlichkeit (User Experience) und Bedienereffizienz

Die Wichtigkeit der Oberfläche und deren Bedienerfreundlichkeit ist heute ein zentraler Bestandteil einer Evaluation. In den meisten Vergleichen fehlt allerdings gänzlich die Beachtung der benötigten Zeit für die Hauptprozesse. Im Produktivbetrieb ist hauptsächlich die notwendige Zeit für die Erledigung einer Aufgabe relevant – und nicht der Wohlfühlfaktor einer Oberfläche. Für den Benutzer ist die Übersicht im Produktivbetrieb wichtig. Dies wird oft vergessen, wenn man sich nur einen Prozess gleichzeitig zeigen lässt. Doch welcher User kommt schon mit 15 offenen Fenster klar und weiss dann noch, wo in welchem Fenster die Information eingegeben werden muss.

Strategisch relevante Kriterien der ERP Auswahl.

Bild 2: Strategisch relevante Kriterien der ERP Auswahl.

In Einsatz der Software sind schön gestaltete Oberflächen oftmals ein Bremser und steigern selten die Produktivität. Ein Mittelweg ist der beste „Trade off “ – es ist ideal, wenn eine Lösung mehrere Bedienerkonzepte anbietet, dann können unterschiedliche Nutzergruppen (die einfachere Oberfläche für Gelegenheitsbenutzer und die komplexe Oberfläche mit voller Funktionalität für die Profis) verschiedene Frontends einsetzen und kommen zum gleichen Ziel.

5. Parametrisierung gegen Programmierung

Bei der Evaluation eines ERP Systems sollte unbedingt darauf geachtet werden, wie die kundenspezifischen Eigenheiten abgebildet werden. Wird diese durch Parametrisierung der ERP Lösung oder durch Programmierung erreicht? Das spielt zwar bis zum Going-Live keine große Rolle – danach aber sind diese Lösungsarten zwei unterschiedliche Welten. Während programmatische Erweiterungen nicht selten Release Abhängigkeiten aufweisen, benötigt es vom einsetzenden Unternehmen und dessen Support Team Entwicklerfähigkeiten, aber in den meisten Fällen sind im IT-Team Prozess-Spezialisten tätig.

Bei Programmerweiterungen muss ein Entwickler jede Anpassung übernehmen – bei parametrischen Einstellungen ist jedoch nur ein Prozesskenner nötig, der Parameter-Einstellungen verändern kann. Zudem sollte eine Kundenerweiterung im Detail aufgezeigt werden: Wenn der ERP Standardcode kopiert und erweitert wird, bedeutet das eine Abkopplung vom Release Zyklus des ERP Produktes und schlägt bei jedem Update und Release-Upgrade auf.

Selten wurde bisher in einer Evaluation auf Funktionsreserven und systembedingte Performance-Grundsätze geachtet (die Anzahl Server für den Betrieb der Kern ERP Lösung zeigt den Komplexitätsgrad für den Betreiber auf). Oftmals muss ein Kundensystem kurz nach dem Going-Live bereits mit weiteren Servern erweitert werden oder die bestehende Infrastruktur ausgebaut werden. Dabei kann sich das Antwortverhalten des Systems komplett verändern – meist nicht im Positiven, denn je mehr Server im Verbund arbeiten, desto mehr Latenzzeit kann aufkommen.

6. Abnahme & Validierung

Ist für die evaluierende Firma eine Abnahme durch einen Revisor bzw. im Medizin- und Pharmaumfeld eine Validierung notwendig (Die Anforderungen zur Erfüllung nehmen jährlich zu), sollte der Prozess für Änderungen am System kritisch hinterfragt werden. Dabei ist zu beachten, dass Änderungen auf einem dedizierten System entwickelt und danach unveränderbar übertragen werden müssen. Die Änderungen müssen sicher auf ein Testsystem übertragen werden und dort von den Fachabteilungen freigegeben werden. Erst dann dürfen diese Änderungen ins Produktivsystem übertragen werden. Es muss in jedem Fall immer absolut klar sein, wo eine Änderung auf welchem System aktiv ist und von wem diese Änderung eingebracht wurde.

7. Update- und Release-Strategie

Die Update- und Release-Strategie einer ERP Lösung wird meist nur unzureichend betrachtet. Davon hängen jedoch massiv die zukünftigen Folgekosten ab. Die relevanten Fragen: Wann war das letzte Release und wann kommt das nächste Release der Lösung heraus. Eine weiteres Kriterium: Bis wann erhalten Sie die Wartung für das aktuelle Release zugesichert? Damit können Sie eine Schätzung der Aktualität des neuen Systems in Jahren machen. Rechnen Sie mit 20-30% Kosten der Neueinführung und nehmen Sie diese Kosten in die 5 Jahresbetrachtung. Lassen Sie es sich im Detail erklären, wie man neue Funktionen ins System einbringt. Unterstützt die Lösung eine Aktivierung und Deaktivierung einer neuen Funktion? Dies wird massiven Einfluss auf die Ressourcen der internen Fachabteilung haben, da beim Einspielen von Updates und Funktionserweiterungen sonst immer alle Prozesse durchgetestet werden müssen.

8. Wartung und Gewährleistung

Ein meistens gut gehüteter Unterschied zwischen den Lösungen sind die zugehörigen Software-Überlassungsund Wartungs-Vertragswerke. Wichtig ist zu wissen, welcher Teil der Lösung von wem gewartet wird und welcher Teil von wem gewährleistet wird. Dabei spielen insbesondere auch die Kundenerweiterungen eine wichtige Rolle. Bei Gewährleistung oder sonstigen Verpflichtungen kann eine juristisch Auseinandersetzung insbesondere mit dem ERP Software Hersteller zu problematische Konstellationen führen, wenn das anwendbare Recht und der Gerichtsstand nicht im selben Land des evaluierenden Unternehmens ist.

Weiter ist es bei der Kostenbetrachtung der Software von essentieller Wichtigkeit, dass man sich nicht nur für die ersten drei Jahre, sondern für die gesamte Lebensdauer der ERP Lösung – also mindestens für 10 Jahre, die Kosten schriftlich und verbindlich zusichern lässt. Nicht selten werden die vermeintlich günstigen ersten drei Jahre mit einem „Erneuerungsvertrag“ oder „Upgradevertrag“ in den nachfolgenden Jahren zum Alptraum. Achten Sie daher auf eine Lizenzierung für unlimitierte Nutzung.

9. Implementierungspartner

Der letzte wichtige Punkt ist die Wahl des richtigen Implementierungspartners. Hier sind die Kompetenzen des Projektleiters und des Projektteams ausschlaggebend – die allerdings auf Seiten des Implementierungsparten und des Unternehmens. Aus diesem Grund sollte man sich nicht nur Referenzen des Implementierungspartners einholen, sondern auch die des Projektleiters. Wichtig sind dabei nicht nur durch Projekterfahrung belegtes Fachwissen, sondern vor allem Sozialkompetenz und die Eigenschaft pragmatische Lösungen zu suchen, denn nur so lassen sich Projekte erfolgreich umsetzen.

Weitere Informationen:

Dies ist ein Artikel aus dem aktuellen eBook ERP 2016: Zukunftssichere ERP-Systeme. Hier geht es zum kostenlosen Download des vollständigen eBooks.

Ulrich GauweilerBeat Wyler, Director ITML AG, SchweizUlrich Gauweiler, Director SAP Consulting & Member of the Board ITML GmbH (links) und Beat Wyler, Director ITML AG, Schweiz (rechts)

www.itml.de

 

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