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Durchgängige Procure-to-Pay-Prozesse zu etablieren, die komplett innerhalb von SAP ablaufen, dies ist das erklärte Ziel der Schnellecke Logistics AG & Co. KG. Das Unternehmen, ein global aufgestellter Mehrwert-Logistikdienstleister in der Automobilindustrie, entwickelt mit 16.500 Beschäftigten in 15 Ländern maßgeschneiderte Logistiklösungen für seine Kunden.
Wer durchgängige Prozesse will, sollte sich von einem Nebeneinander unterschiedlicher Systeme verabschieden. Schnellecke Logistics hat dies getan und die bestehende Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssoftware durch SAP ERP mit den Modulen FI, CO und MM abgelöst. Der Wechsel des ERP-Systems bedeutete gleichzeitig das Ende eines seinerzeit eingeführten Workflows für die Eingangsrechnungsbearbeitung, der zum eingesetzten Dokumentenmanagementsystem (DMS) gehörte. „Ein Workflow muss auch bestellbezogene MM-Rechnungen innerhalb von SAP verarbeiten können, wozu die bisherige Lösung nicht in der Lage war“, erklärt Bernd Grimm, Senior Manager IT bei Schnellecke. „Wir hätten im DMS, außerhalb von SAP, MM-Integrationen bauen müssen. Da haben wir die Notbremse gezogen.“
So fiel 2015 die Entscheidung zur Einführung der xSuite von WMD, mit der sich komplette P2P-Prozesse integriert in SAP abbilden lassen. Weil die xSuite als Standardlösung konzipiert ist, kann ein wachsendes Unternehmen wie Schnellecke damit unkompliziert SAP-Buchungskreise hinzufügen. In einer individuell programmierten wie der Vorgängerlösung wäre dies viel aufwändiger gewesen. „Eingangsrechnungslösungen auf SAP-Basis gibt es mehrere, doch kaum ein Hersteller bietet wie WMD einen SAP-zertifizierten Gesamtprozess. Dies war für uns mit ausschlaggebend“, erklärt Bernd Grimm. Von Beginn an lag bei Schnellecke der Fokus nicht allein auf der Eingangsrechnungsbearbeitung, sondern bezog sich auf einen Gesamtprozess, der das Bestellwesen mit einschließen sollte.
„Neben dem Integrationsaspekt der Systemlösung xSuite waren auch die internationale Roll-out-Fähigkeit durch Multilingualität sowie die Ergonomie in der Bedienung für den Endanwender ausschlaggebend. Letzteres hat sich als Vorteil während des Go-Live herausgestellt, da die Endanwender sich relativ schnell im System zurechtfanden und der Schulungsaufwand sich dadurch minimieren ließ. Heute ist die Systemlösung nicht mehr aus dem P2P-Prozess wegzudenken, wir haben eine hohe Akzeptanz schaffen können.“
Zentraler Posteingang im Financial Shared Service
Pro Jahr fallen bei Schnellecke rund 45.000 Papierbelege an – im Übrigen nur ein kleiner Teil der Eingangsrechnungen, die mehrheitlich per EDI, also elektronisch eintreffen. Diese werden im zentralen Posteingang des Financial Shared Service Centers von Schnellecke am Stammsitz Wolfsburg digitalisiert, das für knapp 40 Gesellschaften des Konzerns und der Region Deutschland zuständig ist.
Nach dem Scannen gelangt der elektronische Beleg per xSuite-Interface an SAP und wird dort zunächst revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Die übergebenen Belege werden der Kreditorenbuchhaltung im Invoice Monitor innerhalb von SAP bereitgestellt, wo das Ergebnis der OCR geprüft und ggf. nachbearbeitet wird. Die Rechnung wird abschließend nach Sachkonto vorkontiert und vorerfasst. Durch die Vorerfassung des Beleges startet dann der ERP-integrierte Freigabeworkflow von WMD für die sachliche Prüfung und finanzielle Freigabe. Knapp vier Personen sind im Durchschnitt pro Rechnung an einem Freigabeprozess beteiligt. Sie fügen der Rechnung Kostenstelle bzw. Auftrag hinzu und sichern sie damit im SAP-Sinne vollständig. Es folgen die finanzielle Freigabe und automatische Verbuchung als letzte Schritte. Bei diesem Vorgehen muss die Kreditorenbuchhaltung einen Beleg nur noch dann einmal „anfassen“, wenn ein Prüfer Fehler bei der Freigabe gemacht oder sie gar nicht erst erteilt hat – was in weniger als zehn Prozent aller Fälle vorkommt. Im Umkehrschluss bedeutet dies: 90 Prozent der FI-Rechnungen gehen nach Vorkontierung glatt durch, was für die Kreditorenbuchhaltung eine deutliche Arbeitserleichterung bedeutet.
Einfache Rezertifizierung des Prozesses durch SAP-Integration
Das bisherige DMS nutzt Schnellecke nur noch als Archiv, in welches SAP über ArchiveLink die Belege ablegt. „Dieser gesamte Ablauf ist auch für die Zertifizierung durch unsere Wirtschaftsprüfer viel einfacher als zuvor.“, sagt Bernd Grimm. Denn früher musste der gesamte außerhalb von SAP ablaufende Freigabeprozess zertifiziert werden – der sich jedoch immer mal wieder ändern konnte, was aufwändige Rezertifizierung nötig machte.
Prüfungen viermal so schnell wie früher
Gut drei Monate nach Produktivsetzung hatte Schnellecke rund 27.000 Eingangsrechnungen in 17 Buchungskreisen von rd. 1.800 Lieferanten über die neue Lösung gescannt, erfasst und gebucht. Elf Prozent davon als MM-Rechnungen, die in 92 % aller Fälle ohne Mengen- und Preisabweichungen problemlos durchlaufen. Die Prüfung der FI-Belege verläuft mit der WMD xSuite heute wesentlich schneller. Schon sechs Wochen nach Start des Systems reduzierte sich die Durchlaufzeit um 44 %, inzwischen ist man bis zu viermal schneller als mit dem früheren externen Workflow. Bernd Grimm: „Die Verkleinerung unseres Mitarbeiterteams durch Mutterschutz und Altersteilzeit konnten wir so bereits erfolgreich wieder ausgleichen.“
Eingehende Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, war nur der erste Baustein im Konzept ganzheitlicher P2P-Prozesse bei dem Logistik-Spezialisten. Nach dem Go-live und ersten Erfahrungen mit dem Produktivsystem der neuen Rechnungsverarbeitung im Financial Shared Service Center Deutschland folgte bei Schnellecke dann auch schon im April 2016 die Implementierung der Lösung für ausgehende Bestellungen. Durch die Verknüpfung der Rechnungsprüfung mit der Beschaffungslösung realisiert das Unternehmen die gewünschen durchgängigen Procure-to-Pay-Prozesse. So entsteht Transparenz für jeden Vorgang, von der Bestellanforderung über Beschaffung und Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung und -freigabe.
Der Roll-out der Rechnungslösung ab August 2016 für das Shared Service Center Osteuropa in Bratislava sowie der nachfolgende Roll-out für die Beschaffungslösung in Deutschland und Osteuropa werden zukünftig SAP-integrierte, durchgängige P2P-Prozesse im gesamten Unternehmen sicherstellen.
Mit der neuen Beschaffungslösung, als ideale Ergänzung des Rechnungsworkflows, wird sich die Bearbeitung noch einmal beschleunigen. Einkäufer und alle Personen im Unternehmen, die Bestellungen aufgeben, können dann SAP-Bestellanforderungen und SAP-Bestellungen entweder direkt in SAP oder via Web erstellen, prüfen und freigeben. Der jetzige Freigabeprozess wird damit vorverlegt, weil sich der Anteil bestellbezogener MM-Rechnungen erhöht – die wie beschrieben zum überwiegenden Teil ohne Mengen- und Preisabweichungen problemlos durchlaufen.
Das Unternehmen geht mit den WMD-Lösungen weiter in Richtung Automatisierung, drängt manuelle, fehleranfällige Abläufe zurück und etabliert anstelle ihrer durchgängige, SAP-integrierte Prozesse. Diese greifen ineinander, erlauben umfassende, schnelle Prüfungen und Freigaben sowie den Zugriff auf alle prozessbezogen Belege und Vorgänge.
