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Best RankingViele Unternehmen nutzen nach wie vor Excel, wenn sie ihre ERP-Systeme testen. Sie greifen zwar auf Lösungen wie SAP oder die Oracle E-Business Suite zurück, nutzen Cloud-Lösungen oder Collaboration-Tools, dokumentieren die Tests aber händisch in Excel.

Werden diese dann an weitere Niederlassungen oder Entscheider geschickt oder geteilt, gestaltet sich dieser manuelle Prozess zunehmend kompliziert. Jeder Teilnehmer trägt die eigenen Ergebnisse in die Datei ein und leitet das Dokument an den nächsten Bearbeiter weiter. Ein so langwieriger und komplexer Prozess kann zur Folge haben, dass sich Fehler einschleichen, Dateien beschädigt werden oder verloren gehen.

Manuelle Tests treiben zudem die Kosten in die Höhe. Laut Panaya entfallen bis zu elf von zwölf Euro, die Unternehmen für ORACLE- oder SAP-Umgebungen ausgeben, auf manuelle Wartungsarbeiten – nur der verbliebene Euro fällt für die Software-Lizenzierung an. Dadurch wird ERP-Maintenance zu einer sehr kostspieligen Angelegenheit. Die händischen Tests sind außerdem wesentlich anfälliger für Probleme. Bugs und Systemfehler, die nicht registriert werden, können ein System komplett sabotieren. Und das ist nicht nur zeit-, sondern auch kostenaufwendig. Aufgrund der Problematik prüfen viele Unternehmen ihre Systeme nicht so häufig wie empfohlen. Dies führt jedoch dazu, dass sie viel anfälliger für Fehler sind. Die Firmen riskieren so unvorhergesehene Systemeinbrüche.

Betrachten Unternehmen ERP-Testen unter diesen Gesichtspunkten, wird deutlich: Tests müssen regelmäßig stattfinden. Sie sind zentral für einen reibungslosen Betriebsablauf. Systemtests lassen sich mit der Formel 1 vergleichen: Pit-Stops finden oft und sehr schnell statt, im Idealfall dauern sie nur drei Sekunden – und das, weil vorher oft genug getestet wurde und jeder Beteiligte weiß, wo er anpacken muss. So kann Qualität gewährleistet werden und der Fahrer kann das Rennen risikofrei fortsetzen. Denn Wartung und Optimierung sind besser als Reparatur.

Automation ist besser als ein manueller Testbetrieb

Tools zur Test-Automation können diesen Problemen vorbeugen. Die simple und kostensparende Lösung weiß, wo Probleme entstehen können, und greift dort frühzeitig ein. Prozesse lassen sich damit so weit optimieren, dass sie individuell an die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens angepasst sind. Die Systeme werden beschleunigt und unerwartete Downtimes vermieden. Auf lange Sicht sparen Unternehmen hier mehr Kosten ein, als für die Test- Software anfällt.

1. Geringere Kosten vs. niedrigere Fehlerrate

In Unternehmen, die manuell testen, definieren Mitarbeiter der Quality Assurance gemeinsam mit der jeweiligen Fachabteilung Testfälle. Das Überprüfen liegt dann häufig bei den Kollegen der entsprechenden Abteilungen. Sie testen so zwar individuelle Fälle und sparen Kosten für Testsoftware. Leider ist es aber unmöglich, alle Szenarien durch einen manuellen Test zu prüfen: Die Fehlerrate des ERP-Systems steigt. Werden Business-Nutzer als Tester eingesetzt, ist die Prüfung für sie häufig eine zusätzliche Aufgabe. Dieser Mehraufwand kann eine minimierte Anzahl an Testfällen und eine geringe Testqualität zur Folge haben. Das liegt daran, dass die Prüfer unter Umständen zu lange für die Testläufe benötigen. Automatisierte Tests laufen hingegen auf einer eigens hierfür eingerichteten Quality Assurance- Plattform und können bei jedem Test erneut eingesetzt werden. Das bietet die Möglichkeit, alle möglichen Szenarien abzudecken und sie in einer viel kürzeren Zeit zu überprüfen. Die Test-Automation des ERP-Systems arbeitet so wesentlich genauer, als es manuellen Testern möglich wäre und die Softwarequalität steigt.

2. Mitarbeiterunabhängiges Testen

ERP-Systeme, wie beispielsweise SAP, gelten zudem als sehr agile Lösungen. Modifikationen in der Funktionalität und in der Maintenance werden auf einer wöchentlichen oder monatlichen Basis vorgenommen. Sobald sich eine Anwendung ändert, sollte auch das Testskript angepasst werden. Ist der Entwickler, der das Skript ursprünglich verfasst hat, jedoch aus dem Unternehmen ausgetreten, kann das problematisch werden, denn anderen Mitarbeitern fehlen vielleicht Erfahrung oder Expertise, um das Dokument anzupassen. Dieses Szenario wird häufig unterschätzt. Zwar helfen Systemintegratoren in Unternehmen häufig dabei, Testskript-Bibliotheken zu entwickeln und die Kenntnisse der Testingenieure zu verbessern – verlassen jedoch die Mitarbeiter das Unternehmen, in deren Arbeitsbereich die Verwaltung derartiger Skripte fällt, haben ihre Kollegen vielleicht Defizite bei Kenntnissen zu Unternehmensprozessen und Test-Codes. Eine Test-Automation aus der Cloud kann hingegen dazulernen und hilft das eigene ERP-System kontinuierlich zu optimieren.

Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn nicht immer direkt Mitarbeiter mit ihrer Expertise und ihren Kenntnissen zur Stelle sind. Auch ein automatisiertes Reporting sorgt für Transparenz hinsichtlich der Veränderungen des ERP-Systems. Hierfür werden weder Kenntnisse im Programmieren, noch in der Skripterstellung benötigt. Eine kluge Lösung aus der Cloud ist wie ein zusätzlicher Kollege. Sie erkennt Veränderungen, untersucht diese und entwickelt sich weiter. Alle Schritte im ERP-System werden eigenständig angepasst und sind zu jeder Zeit nachzuvollziehen.

3. Standard-Tests oder Individualität

Schnellere und flexiblere Software-Upgrades, -Entwicklungen und -Implementierungen sind gefragter denn je. Bevor sie jedoch ihren Einsatz in Unternehmen finden, müssen sie erst den Testlauf bestehen. Geschieht dies auf manuellem Weg, gestaltet sich der Prozess jedoch sehr langwierig und häufig auch fehlerhaft. Hinzu kommt, dass Unternehmen die aufkommenden Veränderungen auch verstehen müssen. Große Firmen erwarten ganz andere regulatorische Anforderungen als kleinere. Werden diese nicht beachtet, können die Kosten schnell in die Millionenhöhe gehen. So wollte beispielsweise ein bekannter Schuhhersteller sein ERP-System für 400 Millionen Dollar upgraden. Hauptsächlich sollte das System prüfen, ob das Unternehmen seinen Warenaufträgen gerecht werden konnte, und Aufschluss über zukünftige Bestellungen geben.

Die Umstellung des ERP-Systems erforderte große Mengen an benutzerdefinierten Codes, damit es funktionieren konnte. Es war jedoch so konzipiert, dass es beinahe eine Minute für jeden einzelnen Eintrag benötigte, den die Software einspeiste. In Folge der unzähligen Produkte des Herstellers brach das System schließlich zusammen. Die Aktie sank um 20 Prozent und das Unternehmen wurde mit Sammelklagen überhäuft. Bei großen ERP-Implementierungen, die Tausende von Datenbank-Transaktionen pro Minute leisten müssen, können Unternehmen nicht auf das Prüfen der Systeme verzichten. Mithilfe eines automatisierten Stresstests hätte die besagte Firma die Fehler des Systems frühzeitig erkennen und anders reagieren können – und letztendlich die 400 Millionen Dollar gespart. Automatisierte Test-Simulationen ermöglichen zudem genau zu erkennen, wo sich Fehler einschleichen könnten. Datensätze können so ausgewertet werden, dass Tests priorisiert und Reparaturen vorgeschlagen werden können.

Fazit

Eine ERP-Test-Automation bietet Unternehmen demnach einige Vorzüge, um effizienter zu arbeiten und auf Änderungen des ERP-Systems zu reagieren. Die ERP-Prozesse sind transparent und manuelle Eingaben werden überflüssig, während Kosten gespart und Testzeiten verkürzt werden. Während für kleine Unternehmen eine begrenzte Anzahl an Funktionen ausreicht, haben größere Unternehmen weitaus umfassendere Bedürfnisse: Sie können sich keine Ausfallzeiten erlauben, benötigen einen systematischen Weg, um Änderungen zu implementieren, oder stellen kontinuierlich Integrationsanforderungen – innerhalb ihrer Firma wie auch außerhalb. Unternehmen, die jedoch die eigenen Bedürfnisse erkennen und Systemveränderungen und –implementierungen frühzeitig testen, können sich so vor Downtimes schützen.

Markus ScheppMarkus Schepp, Vice President & General Manager Central Europe bei Panaya

www.panaya.com

 

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