ERP-Beratung – Vertrauen verspielt?

Drum prüfe, wer sich an einen Auswahlberater bindet: Gute Beratung entscheidet über Erfolg und Misserfolg von ERP-Projekten.

Enterprise Ressource Planning: Ist das nicht kalter Kaffee? Sind nicht alle Unternehmen bestens ausgestattet, der Markt gesättigt? Jein! Denn auch wenn ERP im Moment vielleicht nicht zu den Hype-Themen gehört und sich viele Unternehmenslenker oder IT-Experten entweder bestens auskennen oder zumindest mitreden können: Die ERP-Entwicklung geht rasant weiter. So haben die Analysten von Gartner beispielsweise herausgefunden, daß die ERP-Branche 2012 auf 281 Milliarden Dollar angewachsen ist, ein Plus von 4,3 Prozent im Vergleich zum Vorjahr.

Viele Unternehmen fragen sich, ob sie ihr ERP-System erweitern oder erneuern sollen. Wird die alte Lösung den Anforderungen noch gerecht? Sollten die Mitarbeiter im Außendienst mobilen Zugriff haben? Sind die Reporting-Funktionen noch auf dem neusten Stand? Die Neuerungen des Marktes und zahlreiche offene Fragen sorgen dafür, daß sich viele Firmen früher oder später an einen ERP-Berater wenden. Die folgenden Ausführungen zeigen, wie Unternehmen im riesigen Wald der unterschiedlichsten Angebote und Dienstleistungen den für sie passenden Service und richtigen Begleiter auf dem Weg zum neuen oder erneuerten ERP-System finden.

Eine Reise durch das Universum der ERP-Auswahlberater

Da nicht alle Berater Mitglied im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) sind, ist die Branche schwer überschaubar, genaue Zahlen sind schwer zu evaluieren. Daß es zudem keinerlei Vorgaben in Sachen Beratungsausbildung gibt, stellt eine weitere Schwierigkeit dar. Der Markt für ERP-Auswahlberater ist außerdem sehr heterogen und unübersichtlich. Er wird von zwei Gruppen dominiert: Die stark marketinggetriebenen Beratungen sind in erster Linie auf den „Lead-Fang“ aus. Hier müssen sich Hersteller registrieren und kostenfrei Informationen zur Verfügung stellen, die Berater sonst mühevoll sammeln müssten. Diese Infos werden vom Berater an die suchenden Unternehmen verkauft.

Zum anderen gibt es Beratungshäuser, die sehr standardisiert vorgehen. Das sind diejenigen, die mit Auswahlplattformen, Fragenkatalogen, Pflichtenheften und ähnlichem arbeiten. Nachteil hier: Standardkataloge decken nicht die Realität in den Betrieben ab. Zudem ist ein umfangreicher Fragenkatalog nicht zwingend ergiebiger. Je mehr Fragen es gibt, desto höher ist die Komplexität des Systems. Bedeuten aber mehr Funktionen auch eine höhere Sicherheit in allen Eventualitäten? Oftmals führt dieses vermeintliche Streben nach Sicherheit eher zu einem unnötig aufgeblähten System.

Doch trotz aller genannten Warnungen und Schwierigkeiten gibt es auch sehr kundenorientierte und leistungsstarke Consultants, die Ratsuchenden ihre Fragen umfassend und effektiv beantworten. Als besonders seriös gelten beispielsweise universitätsnahe Beratungshäuser. Essentiell ist, daß der ERP-Berater glaubhaft darlegen kann, selber an die Passgenauigkeit und Effizienz der jeweiligen ERP-Lösung zu glauben. 

Drei wichtige Aspekte bei der Auswahl ihres ERP-Auswahlberaters

1. Referenzen

Bei den Referenzen geht es darum, herauszufinden, ob der Berater oder die Beraterin bereits zuvor ähnliche Projekte in derselben Branche umgesetzt hat. Falls ja, gilt es zu klären, was das für Projekte waren und welche Hersteller warum ausgewählt wurden. Zudem ist es ratsam, mit den Endkunden und Herstellern Kontakt aufzunehmen und sich über das jeweilige Projekt zu informieren. Weisen Projekte eine Vielfalt bei der Softwareauswahl auf, spricht dies für die Qualität des Beraters.

2. Erfahrung

Wo hat der Berater bereits gearbeitet und Erfahrungen gesammelt? Unternehmen sollten stets darauf achten, wo und für wen der Berater zuvor tätig war. Ist ein ehemaliger Arbeitgeber beispielsweise SAP und lässt sich eine Häufung an SAP-Projekten erkennen, kann er aller Wahrscheinlichkeit nach nicht objektiv oder neutral beraten. In vielen Fällen erhalten Berater außerdem Provisionen von ERP-Herstellern, wenn sie einen Auftrag vermitteln. Oftmals ist ein Eigeninteresse vorhanden, eine Lösung des alten Arbeitgebers zu verkaufen – sei es aus alter Verbundenheit oder aus finanziellen Beweggründen.

3. Auskünfte der ERP-Hersteller

Unternehmen sollten eigenständig Hersteller kontaktieren und mit ihnen besprechen, ob ihre Lösung eine Brancheneignung aufweist. Es lohnt sich auch, den Hersteller zu fragen, ob mit dem Berater entsprechende Erfahrungen vorhanden sind. Die meisten Lösungsanbieter kennen die Berater, die in der jeweiligen Branche unterwegs sind. Risiko: Es kann vorkommen, daß der Hersteller den Berater nennt, der dem Anbieter am nächsten steht. Dies lässt sich jedoch durch genaue Recherchen zu den Erfahrungen und zur Vita des Beraters umgehen.

Tipps für den Umgang mit Beratern

Beratung ist „People Business“. Daher sollten sich Firmen immer versichern lassen, daß die handelnden Personen auch wirklich bekannt sind und welchen Ruf sie genießen. Noch viel wichtiger ist jedoch, dass Unternehmen im Vorfeld bereits schriftlich fixieren, was sie eigentlich wünschen. Eine genaue Definition der eigenen Anforderungen ist der erste Schritt, um Unsicherheiten oder Fallen von Anfang an zu vermeiden. So können die suchenden CIOs oder andere Projektverantwortliche bereits in der Vorauswahl fünf bis sechs relevante und konkrete Hersteller benennen oder sich für eine detaillierte Komplettauswahl inklusive Prozessanalyse entscheiden. Wichtig ist, daß diese Punkte bereits im Vorfeld und nicht erst im Gespräch mit den Beratern geklärt werden. Last but not least sollte auch die Chemie zwischen Berater und künftigem ERP-Anwender stimmen. Sind beiden Parteien nicht auf einer Wellenlänge, ist dies ein denkbar schlechter Start für ein erfolgreiches ERP-Projekt.

Checkliste für die ERP-Auswahl

Abschließend soll nun die Frage geklärt werden, wie Unternehmen die richtige ERP-Software für ihre Belange finden. Halten sie sich an die folgende Checkliste, verwandelt sich die Suche nach der geeigneten Geschäftslösung von einer zunächst kniffeligen Aufgabe zur strategisch und problemlos zu bewältigenden Mini-Task.

1. Bevor es überhaupt um den Erstkontakt mit dem ERP-Berater geht, sollten Unternehmen immer erst den Markt scannen und eine Vorselektion über das Internet vornehmen. Wichtigste Fragen hierbei: Wer hat für die relevanten Themen in der jeweiligen Branche ein Lösungsangebot?
2. Kennenlerngespräch mit dem Berater – stimmt die Chemie?
3. Wie viele Namen von ERP-Anbietern aus der Vorrecherche fallen? Zugleich sollten Unternehmen hinterfragen, warum selbstrecherchierte Anbieter möglicherweise nicht empfehlenswert sind.
4. Auch Branche, Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse müssen bei der Vorauswahl dringend berücksichtigt werden. Große und komplexe Analysen sind anfangs nicht notwendig.
5. Außerdem muss der Berater Transparenz herstellen. Das Ziel der Vorauswahl ist die Nennung von fünf bis sechs relevanten Anbietern.

Godelef Kühl, Vorstand, godesys AG

www.godesys.de