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Vom DIN-A4-Sheet zur Monitoring-App: Wie eine In-House entwickelte Monitoring- & Evaluations-App die Datenerhebung in den Projektgebieten der Stiftung Menschen für Menschen im ländlichen Äthiopien revolutioniert.
Seit bald 45 Jahren leistet die Stiftung Menschen für Menschen aus München ganzheitliche Entwicklungszusammenarbeit in Äthiopien. Mit rund 530 Mitarbeitenden vor Ort arbeitet die Stiftung eng mit der lokalen Bevölkerung zusammen und kann so die zahlreichen Herausforderungen im Land gemeinsam an der Wurzel packen.
Ein wesentlicher Bestandteil dieser Arbeit ist das Monitoring und die Evaluation der über 350 verschiedenen Maßnahmen und Aktivitäten, die in den derzeit dreizehn integrierten ländlichen Entwicklungsprojekten in Äthiopien umgesetzt werden. Kerngebiete sind die Bereiche Wasser, Bildung, Gesundheit, Nachhaltige Landwirtschaft und Einkommen.
Hierzu führen wir zum 1. Januar 2026 eine eigene entwickelte Monitoring- und Evaluations-App stiftungsweit ein. Die webbasierte Lösung haben wir speziell für Menschen für Menschen entwickelt. Sie bildet erstmals die komplexen Planungs- und Reportingprozesse der Stiftung vollständig in einem zentralen System ab.
Status Quo der Datenerfassung
Der bisherige Monitoring- und Evaluierungs-Prozess lief vorwiegend auf gedruckten Excel-Sheets ab und war entsprechend fehleranfällig. Die Development-Agents der Stiftung sind täglich in den Projektgebieten im ländlichen Äthiopien im Einsatz und stehen dort in engem Austausch mit Mitarbeitenden, Bäuerinnen und Bauern und lokalen Behörden. Geplante Aktivitäten und Zwischenergebnisse wurden meist auf Papier – in ausgedruckten Excel-Listen oder Notizbüchern – festgehalten und anschließend manuell in Excel-Dateien auf dem Computer übertragen. Diese Methode führte immer wieder zu zusätzlichem Aufwand, da Daten nachträglich überprüft oder erneut erfasst werden mussten. Zudem entstand durch die zeitliche Verzögerung zwischen Datenerfassung und Datenablage kein aktuelles Gesamtbild des Projektfortschritts.
Mit der neu entwickelten App können alle relevanten Daten nun direkt im Feld erhoben und geprüft werden und liefern damit belastbare und aktuelle Daten.
Die erfassten Daten werden bei der Eingabe automatisch mit den festgelegten Zielwerten abgeglichen und können im Falle von zu großen Abweichungen direkt korrigiert und neu erfasst werden. Darüber hinaus haben alle Projektleiterinnen und Projektleiter Zugriff auf deutlich aktuellere Daten, und können diese direkt mit den jeweiligen Programmplänen abgleichen. Die so gewonnenen Daten sind transparenter, belastbarer und erheblich schneller abrufbar.
Pilot gestartet
Bereits im zweiten Quartal 2025 wurde die App in einem Pilotlauf getestet. Projektleiterinnen und Projektleiter konnten ihre regulären Planungs- und Dokumentationsaufgaben erstmals direkt in der Anwendung durchführen und erhielten automatisch formatierte Berichte, die bislang händisch aus Exceltabellen zusammengestellt werden mussten. Die Rückmeldungen bestätigten die Erwartungen: Dank der App wurden Arbeitsabläufe beschleunigt, Daten klarer strukturiert und die Fehlerquote deutlich reduziert. Ergänzend dazu wurden im Project Coordination Office in Addis Abeba mehrtägige Workshops durchgeführt, in denen die Projektleiterinnen und Projektleiter mit der App vertraut gemacht wurden. Ziel war es, Anwendungsfehler zu reduzieren und die Kolleginnen und Kollegen von Beginn an mit ins Boot zu holen.
Von der Forschungsidee zum Einsatz in der Projektarbeit
Die browserbasierte Anwendung begleitet Nutzerinnen und Nutzer durch den gesamten Prozess der Projektplanung und Berichterstattung. Zu Beginn werden alle relevanten Aktivitäten eines Projektgebiets ausgewählt und Drei-Jahres-Ziele festgelegt, die automatisch auf Jahres- und Quartalsebene heruntergebrochen werden. Während der Quartalsmeldungen prüft die App alle Eingaben und verhindert fehlende Werte, sodass unvollständige Berichte nicht eingereicht werden können. Zudem vergleicht sie aktuelle Ergebnisse mit den zuvor definierten Zielen, speichert Daten zentral ab und erstellt auf Knopfdruck formatierte Berichte inklusive anschaulicher Grafiken zu einzelnen Maßnahmen oder Fortschritten ganzer Projektgebiete. Alle erfassten Informationen stehen zudem in einem interaktiven Dashboard zur Verfügung, sodass zum Beispiel Fundraising und Spendenberichte jederzeit auf die aktuellsten Daten zugreifen können.
Technisch solide und praxisnah entwickelt
Die App basiert auf den Programmiersprachen R, Python und SQL und läuft vollständig webbasiert im Browser. Sämtliche Daten werden auf einem von Menschen für Menschen verwalteten virtuellen Server gespeichert. Damit Mitarbeitende in den Projektgebieten ohne zusätzliche technische Hürden einsteigen können, orientiert sich die Nutzeroberfläche bewusst an den bisherigen Excelformaten. Wer offline arbeitet, kann wie gewohnt Excelvorlagen herunterladen, Einträge vornehmen und diese später wieder hochladen. Zur Einführung der App fanden bereits zwei Workshops am Standort Addis Abeba statt, weitere werden vor dem flächendeckenden Launch folgen.
Fazit
Mit der neuen Monitoring- und Evaluations-App schafft Menschen für Menschen die Grundlage für eine zeitgemäße, datenbasierte Projektsteuerung. Die Lösung reduziert Fehler, beschleunigt Prozesse und erhöht die Transparenz über Projektfortschritte – sowohl für Mitarbeitende vor Ort als auch für zentrale Steuerungs- und Berichtszwecke. Damit wird ein wichtiger Schritt hin zu effizienterer, wirkungsorientierter Entwicklungszusammenarbeit gemacht.
