Die langsame Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung kostet Unternehmen Zeit und Geld und wird zunehmend als Standortnachteil wahrgenommen.
Langsame Digitalisierung
Analoge Ämter bremsen Wirtschaft aus
Laut einer repräsentativen Bitkom-Befragung sehen 75 Prozent der Unternehmen in der digitalen Rückständigkeit der für sie zuständigen Behörden einen Nachteil im internationalen Wettbewerb.
Für die Erhebung wurden 603 Unternehmen mit mindestens 20 Beschäftigten befragt.
Digitale Verfahren enden häufig auf Papier
Ein durchgängiger digitaler Austausch mit Behörden ist bislang die Ausnahme. Bei 60 Prozent der befragten Unternehmen halten sich digitale und analoge Kommunikationswege ungefähr die Waage. Nur 33 Prozent können überwiegend digital mit Behörden kommunizieren. Ausschließlich digitale Verfahren stehen lediglich zwei Prozent zur Verfügung.
Die Folge sind Medienbrüche: Unternehmen müssen Informationen digital erfassen, Dokumente anschließend ausdrucken oder auf dem Postweg einreichen und Vorgänge auf unterschiedlichen Kanälen weiterverfolgen.
„Zu oft beginnt ein Vorgang online und endet doch auf Papier“, sagt Bitkom-Präsident Ralf Wintergerst. Verwaltungsleistungen müssten deshalb vollständig digitalisiert werden, von der Antragstellung bis zum Abschluss.
Bürokratie und Wartezeiten belasten den Alltag
Neben den technischen Defiziten kritisieren Unternehmen vor allem den Aufwand und die Dauer behördlicher Verfahren. Jeweils 57 Prozent nennen lange Wartezeiten auf Termine und umfangreiche Dokumentations- und Berichtspflichten als großes Problem. 52 Prozent beklagen eine lange Bearbeitungsdauer ihrer Anliegen.
Auch die fehlende Vernetzung zwischen Unternehmen und Verwaltung erschwert die Abläufe. 43 Prozent müssen nach eigenen Angaben dieselben Daten wiederholt übermitteln. Bei 42 Prozent sind Unternehmenssoftware und behördliche Plattformen nicht miteinander verbunden. Fehlende vollständig digitale Verwaltungsleistungen bemängeln 39 Prozent. Bei Unternehmen mit mindestens 500 Beschäftigten steigt dieser Anteil auf 56 Prozent.
Weitere Kritikpunkte sind unklare Zuständigkeiten, fehlende eindeutige Ansprechpartner und hohe Gebühren. Mangelnde Kompetenz der Behördenmitarbeiter wird dagegen deutlich seltener als großes Problem genannt.
Verwaltungsaufwand bremst auch die Digitalisierung der Unternehmen
Die Defizite wirken sich nicht nur auf den Kontakt mit Ämtern aus. 62 Prozent der Unternehmen betrachten Bürokratie als Hindernis für die Digitalisierung des eigenen Betriebs. Bei Unternehmen mit mindestens 500 Beschäftigten sind es sogar 71 Prozent.
Den Digitalisierungsstand der Behörden bewerten die Befragten im Durchschnitt mit der Schulnote 3,9. Rund ein Viertel vergibt die Note mangelhaft oder ungenügend. Lediglich fünf Prozent beurteilen die Verwaltungsdigitalisierung mit gut.
Entsprechend deutlich fällt die Forderung an die Politik aus: 84 Prozent der Unternehmen wollen, dass die Digitalisierung der Verwaltung prioritär behandelt wird.
Einheitliche digitale Nachweise sollen Abläufe vereinfachen
Bitkom-Präsident Wintergerst verweist auf Vorhaben wie den Deutschland-Stack und die Modernisierung der Register. Entscheidend sei nun, dass Bund, Länder und Kommunen die Projekte konsequent umsetzen.
Darüber hinaus sieht der Verband Potenzial in einer European Business Wallet. Unternehmen könnten sich damit digital gegenüber Behörden ausweisen, Nachweise sicher hinterlegen und bereits vorliegende Informationen wiederverwenden. Das würde Mehrfacheingaben reduzieren und Verwaltungsverfahren vereinfachen.
Auch die geplante Möglichkeit, Unternehmen innerhalb von 24 Stunden zu gründen, könnte nach Ansicht des Bitkom als Vorbild für vollständig digitale Verfahren dienen. Voraussetzung dafür seien einheitliche Prozesse, funktionierender Datenaustausch und kürzere Bearbeitungszeiten.
Smart Country Convention widmet sich der Verwaltungsdigitalisierung
Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors steht auch im Mittelpunkt der Smart Country Convention, die vom 13. bis 15. Oktober 2026 auf dem Berliner Messegelände stattfindet. Erwartet werden mehr als 23.000 Fachbesucherinnen und Fachbesucher sowie über 600 Aussteller. Auf sieben Bühnen sollen mehr als 850 Sprecherinnen und Sprecher Themen rund um digitale Verwaltung und staatliche Modernisierung behandeln.
Die Ergebnisse der Bitkom-Umfrage verdeutlichen, dass es für Unternehmen nicht allein auf einzelne digitale Angebote ankommt. Entscheidend ist, dass Verwaltungsprozesse ohne Medienbrüche funktionieren und Informationen nicht bei jedem Antrag erneut eingereicht werden müssen.
(red/Bitkom)
