Thought Leadership
Im Zuge von SEPA wird die Mandatsverwaltung für alle Unternehmen ein notwendiges To Do. In diesem Fachartikel geht der Autor der Frage nach, wo die Mandatsverwaltung aus Sicht der technischen Architektur im Unternehmen verankert werden sollte: bei den Stammdaten in den Backend-ERP-Systemen oder zentralisiert. Dabei stellt er Vor- und Nachteile beider Verfahren gegenüber.
Direct Debit als Zahlungsmethode ist bislang vor allem im B2C-Sektor weit verbreitet. Im Zuge von SEPA wird die Mandatsverwaltung, also die Übersicht eines Unternehmens über erteilte Einzugsermächtigungen, für alle Unternehmen ein notwendiges To Do, an das künftig weitaus höhere Anforderungen gestellt werden als im bisherigen Lastschriftverfahren. Die Frage, wo die Mandatsverwaltung aus Sicht der technischen Architektur im Unternehmen verankert werden sollte, hängt dann stark davon ab, wie heterogen ERP-Landschaften aufgebaut sind.
Beim Lastschriftverfahren muss der Gläubiger vom Schuldner ein Mandat einholen, das ihm zum Kontenzugriff ermächtigt. Die Verwaltung dieser Mandate speist sich aus zwei Quellen: den Kundenstammdaten im ERP-System sowie dynamischen Informationen aus dem Zahlungsverkehr. Für diese Standard-Lastschriften gab es bislang einen Eintrag in den Kunden-Stammdaten darüber, dass der Zahlweg genehmigt ist. Üblicherweise wurde der Eintrag mit einem Link zur unterschriebenen Kundenvollmacht ergänzt.
Zweckgebundenheit von Mandaten
So einfach funktioniert das Einziehen von Lastschriften im kommenden SEPA-Raum nicht mehr. An seine Stelle tritt ein komplizierter formaler Prozess zur Einholung von Einzugsermächtigungen, der unterschiedliche internationale Gesetzgebungen und Regeln bspw. für Rückgabe und Einholen von Einzugsermächtigungen berücksichtigt. Zu jeder einzelnen Mandats-ID muss ein Unternehmen im Zahlungsverkehr dabei eine große Fülle an Informationen vorhalten, beispielsweise Beginn des Mandats, letzte Änderungen und dedizierter Zweck sowie Betrag des Mandats. Generalvollmachten sind nicht mehr per se ausreichend. So kann ein Stromversorger zwar mit einem Mandat für Gas und Strom einziehen oder auch für alle drei ein einzelnes Mandat anfordern. Eine Holding könnte aber bspw. nicht mehr für alle Tochtergesellschaften global ein Mandat erteilen.
Die Verwaltung von Einzugsermächtigungen wird also komplexer. Noch komplizierter wird es bei B2B-Geschäftsbeziehungen. Bei ihnen hat zusätzlich der Schuldner der Bank schriftlich zu belegen, dass er dem Gläubiger das Mandat erteilt hat. Erst wenn die Bank beide Mandats-IDs gematcht hat, wird überhaupt die Lastschrift ausgelöst und das Clearing kommt zustande.
Mandatsverwaltung wird zum obligatorischen Prozess
Gibt es also bislang keine Mandatsverwaltung in diesem Sinne, wird das Thema mit SEPA zu einem für Lastschriften obligatorischen Prozess. Es stellt sich vor diesem Hintergrund die Frage, wie diese Informationen zu strukturieren sind und wo ein Unternehmen die Verwaltung der Mandate innerhalb der IT-Architektur idealerweise platziert: Bei den Stammdaten in den Backend-ERP-Systemen oder zentralisiert in einem Zahlungsverkehrslösung?
Wo es nur ein homogenes aktuelles ERP gibt – SAP im neuesten Release mit integriertem Zahlungsverkehr und integrierter Mandatsverwaltung –, spricht alles dafür, den Prozess auch darin zu belassen. Die Mandatsverwaltung ist „Out-of-the-box“ konfiguriert, direkt beim Accounting und den Stammdaten angesiedelt und ist im Wartungsumfang enthalten, da sie vom ERP-Anbieter in der Regel im Standard-Paket mitgeliefert wird. Bei SAP ist sie in den Modulen FI-CA und FI-AR angesiedelt und muss über Customizing via SPRO aktiviert werden.
ERP-Landschaften sind heterogen
In der Realität aber ist die ERP-Landschaft in den meisten Unternehmen heterogen aufgestellt und der Zahlungsverkehr der Unternehmen läuft als zentraler Prozess ab. Verschiedene Release-Stände eines SAP-Systems stehen neben anderen ERP-Systemen anderer Hersteller wie etwa Oracle oder Sage, die Mandatsverwaltung unterscheidet sich von Fall zu Fall oder ist gar nicht erst vorhanden. Auch ältere SAP-Versionen zu aktualisieren ist oft nicht möglich, da die Zeit knapp ist und viele von den älteren SAP-Versionen durch Weiterentwicklungen bereits zu Individuallösungen geworden sind. Ohnehin harmonisiert kein Unternehmen seine ERP-Landschaft nur aus Gründen der Optimierung des Zahlungsverkehrs heraus. Separate Mandatsverwaltungstools von Drittherstellern anzudocken, ermöglicht SAP über BAPI-Schnittstellen, dies verursacht indes nochmalige Lizenz- und Implementierungskosten und stellt im Einzelfall eine weitere Herausforderung im Lastschriftprozess dar. Die Folge der ERP-seitigen Implementierung sind deshalb heterogene und nicht skalierbare Prozesse in der Mandatsverwaltung.
Mandatsverwaltung komplett aus den ERP-Systemen herauslösen
Eine sinnvolle Alternative für Unternehmen kann sein, die Mandatsverwaltung komplett aus den ERP-Systemen herauszulösen und in einer Zahlungsverkehrslösung zu bündeln, in der sie als zentraler Prozess gesteuert wird. Ist die Zahlungsverkehrslösung zudem SAP-integriert, sind auch die Kundendaten aus dem Accounting jederzeit aktuell verfügbar. Die TIS hat hierfür ihre Cloud-Plattform zur Bankkontenverwaltung generalisiert und für den Zweck der Mandatsverwaltung nutzbar gemacht. Ebenso wie der Bank Account Manager (BAM) Konten verwaltet, lassen sich auch Kundenstamm- und Mandatsdaten darstellen. Kundenstammdaten und Mandatsinformationen finden sich durch die SAP-Integration der Software gebündelt an einer Stelle, über die TIS-Cloud-Plattform ist die direkte Verbindung zum Zahlungsverkehr hergestellt. Das Unternehmen ist unabhängig von ERP-Release-Ständen und verfügt über eine flexible und skalierbare Lösung zur Verwaltung seiner Einzugsermächtigungen.
Mandatsverwaltung auf ERP-Seite oder im zentralen Zahlungsverkehr?
Ob die Mandatsverwaltung auf ERP-Seite oder im zentralen Zahlungsverkehr stattfindet, diese Frage wird über die SEPA-Einführung hinweg Bestand haben. Denn Best Practices für die sinnvollste Architektur gibt es bislang nicht. Die Lösung einer Zentralisierung in einer Cloud-basierten Zahlungsverkehrslösung ist eine Option, die sich in Zusammenarbeit mit Kunden bewährt hat. Doch auch wenn Direct Debit für B2B-Unternehmen nur einen marginalen Teil ausmacht, wirken sich Verzögerungen im Ablauf dennoch empfindlich auf deren Liquiditätsstatus aus – was ein Unternehmen umgehen kann, wenn es sich rechtzeitig darüber Gedanken macht, wie die Mandatsverwaltung im Unternehmen aufgehängt werden soll.
Erol Bozak, CTO der TIS Treasury Intelligence Solutions GmbH
Dipl.-Informatiker Erol Bozak, MBA, ist Mitgründer der TIS (Treasury Intelligence Solutions GmbH)in Walldorf und als CTO verantwortlich für den Bereich Forschung und Entwicklung. Als früherer Direktor in der Technologie-Entwicklung der SAP AG besitzt er umfassende Erfahrungen im Design und der Erstellung von Management-Systemen, einschließlich Virtualisierung und Cloud Computing. In diesen Bereichen hält Erol Bozak zahlreiche nationale und internationale Patente.
