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Buchhaltung

Im Mai diesen Jahres hat der Bundestag dem Gesetz zur Stärkung der Finanzmarktintegrität (FISG) zugestimmt und seit Juli ist es weitestgehend in Kraft getreten; letzte Teilaspekte werden nach einer Übergangsfrist zum Januar 2022 verpflichtend.

Mit diesem Gesetz will der Gesetzgeber potenzielle Bilanzskandale in Zukunft verhindern. Welche Folgen aber hat das FISG für die Buchhaltung der Unternehmen? Welche Veränderungen sind nötig, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden?

Es besteht großer Konsens was die grundsätzliche Notwendigkeit zusätzlicher Kontrollmechanismen angeht. Allerdings sind sich die Experten nicht einig, ob die Änderungen weit genug gehen. Prof. Dr. Klaus-Peter Naumann, Vorstandssprecher des IDW, etwa sieht vor allem in der mangelnden Übernahme von Verantwortung ein Manko: „Wer durch Amt oder Funktion Verantwortung übernommen hat, muss sie auch wahrnehmen. Erst dann werden wir die Gefahren für Fälle à la Wirecard minimieren.“

Single-Point-of-Truth

Doch trotz diesem und anderen Zweifeln an der Wirkungskraft des FISG setzt das Gesetz die CFOs und ihre Buchhaltung zunächst einmal unter Zugzwang. Sie müssen sich mit ihren Prozessen auseinandersetzen und für mehr Transparenz sorgen. Nur so können sie die Validität ihrer Bilanzen und Rechnungslegungsunterlagen sicherstellen. Glücklicherweise gibt es moderne Softwarelösungen, die in der Lage sind, den Abschlussprozess zu automatisieren und damit die Richtigkeit der Daten nachhaltig zu verbessern. Gerade vor dem Hintergrund, dass auch in großen Unternehmen noch immer ein großer Teil der Monatsabschlussaufgaben manuell erfolgt, sollte das FISG zum Anlass genommen werden, die Buchhaltung zukunftssicher aufzustellen – die entsprechenden Technologien gibt es jedenfalls.

Wer gewillt ist die manuellen Prozesse in seinem Unternehmen anzupacken, sollte allerdings nicht nur eine Digitalisierung einzelner Teilbereiche angehen, sondern vor allem darauf achten, dass die Systeme möglichst integrativ konzipiert sind, damit ein lückenloser Audit-Trail zur Verfügung steht. Denn es sind die (versteckten) Lücken, die ein manuelles Eingreifen erforderlich machen und zu Fehlern führen. Diese gilt es zu ermitteln und eliminieren.

Mit den modernen Automatisierungssungen, etwa von BlackLine, lässt sich die Lücke zwischen den ERP- und Reporting-Systemen wirkungsvoll schließen; zeitaufwendige Abstimmungsprozesse erübrigen sich, es passieren weniger Fehler und die Datenkonsistenz und -transparenz nimmt zu. Das sind exakt die Anforderungen, welche die Politik mit dem FISG beabsichtigt. Es geht darum, die Manipulationsmöglichkeiten äußerst gering zu halten und das ist nur machbar, wenn nahezu keine manuellen Eingriffe in einen Prozess möglich sind.

Längst überfällig: Buchhaltung 4.0

Und es gibt weitere Vorteile, wenn der Datenaustausch zwischen den ERP- und Finanzsystemen der Buchhaltung digitalisiert wird, denn dadurch lassen sich die Abschlussaufgaben, die sich üblicherweise zum Monatsende kumulieren, auf die gesamte Bilanzierungsperiode verteilen. Dieses Prinzip bezeichnet man als Continuous Accounting. Es sorgt dafür, dass sich der Abschlussprozess nicht mehr nur über ein paar Tage am Monatsende erstreckt, sondern die einzelnen Aufgaben durch Automatisierung sukzessive erledigt werden. Das Resultat: Engpässe, Stresssituationen und Fehlerrisiken werden deutlich reduziert und vielleicht noch wichtiger, die Finanzdaten sind durchgehend aktuell und transparent nachvollziehbar.

Dass dieser Wandel dringend notwendig ist, zeigen nicht nur die Betrugsskandale, die letztlich dazu geführt haben, dass neue Regularien und Kontrollmechanismen eingeführt werden. Auch zahlreiche Untersuchungen und Studien belegen, dass es in Deutschland dringenden Handlungsbedarf gibt. Eine Studie, die das Marktforschungsinstitut Censuswide im Auftrag von BlackLine durchgeführt hat, zeigt, dass das Vertrauen in die Zahlen seit 2018 weiter gesunken ist. Bemerkenswert ist dabei vor allem, dass dieses Vertrauen seitens des Managements bei 56 Prozent liegt, wogegen nur 39 Prozent der Finance und Accounting Spezialisten, ihren Zahlen vertrauen. Es scheint also an der Zeit zu sein, auch die oberste Führungsebene für die Notwendigkeit korrekter Zahlen zu sensibilisieren. Dank des FISG können die Verantwortlichen nicht länger die Augen vor unangenehmen Tatsachen verschließen; sie müssen konkret und zeitnah handeln. Was aber können sie tun, um sich und ihre Unternehmen nicht nur vor Betrügereien zu schützen? Sie müssen ein konsequentes und konsistentes Digitalisierungskonzept für den gesamten Finanzbereich auf- und umsetzen.

Die Zukunft gehört dem Continuous Accounting

Wer diesen Paradigmenwechsel vollziehen und sich zukunftssicher aufstellen möchte, kann mit diesen sechs Schritten zu einem durchgängigen und transparenten Abschlussprozess gelangen:

1. Operationalisierung
Überwindung der Schwächen heterogener Buchhaltungssysteme

2. Standardisierung
Modernisierung des Record-to-Report-Prozesses (R2R)

3. Projektausweitung
Automatisierung des Abschlusskalenders

4. Projektvertiefung
Automatisierung des Transaktionsabgleichs

5.
Varianzanalyse
Echtzeitanalysen und Live-Prognosen werden möglich

6.
Fine Tuning
Verbesserungen und Best Practice anstoßen

Unternehmen, die diese Aspekte sukzessiv umsetzen, werden schon nach kurzer Zeit erste Verbesserungen spüren, denn bereits die Zusammenführung der Systeme und Standardisierung des Record-to-Record-Prozesses sorgen für nachhaltige Veränderungen und bilden die Grundlage einer modernen Buchhaltungsorganisation. So nimmt das Continuous-Accounting-Prinzip, also der kontinuierlich stattfindende Abschlussprozess, den Verantwortlichen nicht nur den Schrecken von dem FISG, sondern bringt zusätzliche Mehrwerte: weniger manuelle Tätigkeiten, mehr Kapazitäten für wertschöpfendere Aufgaben, ein Maximum an Transparenz, ein hohes Maß an Validität, Finanzdaten in Echtzeit und vor allem weitreichendere Analyse- und Prognose-Möglichkeiten. Diese zukunftsorientierte Art der Abschlussprozesses hebt die gesamte Buchhaltung auf ein neues Niveau und sorgt für eine verbesserte Qualität der Finanzberichte.

Fazit

Das FISG legt den Finger in die Wunde und sorgt dafür, dass ein längst überfälliger Wandel, nämlich die konsequente Digitalisierung der Buchhaltung, an Fahrt aufnimmt. Im Idealfall entpuppt sich das FISG als Initialzündung für die Modernisierung traditioneller Buchhaltungsprozesse. Es geht neben einer Betrugsprävention auch darum, die Chancen der Technologien und des Marktes zu nutzen. Wenn die neuen gesetzlichen Vorgaben helfen, allein diese Veränderung anzustoßen, ist schon viel gewonnen.

Ralph Weiss, Geo VP DACH
Ralph Weiss
Geo VP DACH, Blackline

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