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Digitale Dokumente

Die Digitalisierung bringt eine Vielzahl an Vorteilen und schafft Chancen für Unternehmen – so auch das digitale Dokumentenmanagement. Es bringt nicht nur Ordnung in das Papierchaos, indem alle Dokumente digital abgespeichert werden. Mit seiner Hilfe erhöht sich zudem die Kundenzufriedenheit. Doch wie genau funktioniert das?

„Es gibt noch immer unzählige Prozesse, die über Papier gesteuert werden“, erklärt Andre Nordlohne. „Das Problem ist dabei: Im Papierchaos geht vieles unter – und das führt langfristig zu einer großen Unzufriedenheit der Kunden. Das digitale Dokumentenmanagement kann Abhilfe schaffen.“ Der Experte unterstützt Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement.

Das digitale Dokumentenmanagement erlaubt es, dem Kunden sehr schnell Informationen zukommen zu lassen. Dazu ein Beispiel aus dem Bereich Buchhaltung: Ein Kunde ruft an und hat eine Frage zu einer Rechnung, zu einem bestimmten Angebot oder einem Auftrag. Mit dem digitalen Dokumentenmanagement kann man diese Daten innerhalb weniger Sekunden aufrufen und dem Kunden direkt antworten, ohne ihn warten zu lassen. Auch bei Rückfragen hat man die Antwort im Handumdrehen parat.

Zudem lassen sich mit dem digitalen Dokumentenmanagement Daten schnell und einfach für die Kunden bereitstellen. Man kann ihnen Zugriff auf Dokumente und Unterlagen gewähren, sodass keine E-Mails oder gar Postsendungen verschickt werden müssen. Es besteht sogar die Möglichkeit, gemeinsam mit den Kunden an Dokumenten oder Dateien zu arbeiten. Das macht die gesamte Zusammenarbeit einfacher und transparenter, effizienter und übersichtlicher.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass auch bei der internen Abwicklung von Aufträgen effektiver gearbeitet wird. Es gibt weniger Reibungsverluste, Rückfragen und Abstimmungsbedarf, weil die Daten transparent für jeden Mitarbeitenden digital zur Verfügung gestellt werden. Die Kunden können somit nicht nur schneller, sondern vielleicht sogar günstiger bedient werden, da die internen Prozesse geringere Kosten verursachen.

Ein digitales Dokumentenmanagement wirkt auf den Kunden mit Sicherheit seriöser. So können einem seine Daten unterwegs auf dem Tablet zur Verfügung stehen. Das wird einem Kunden viel professioneller erscheinen, als wenn man mit Zettel und Stift arbeitet.

Man hebt sich dadurch von anderen Unternehmen und Mitbewerbern ab, die mit der Digitalisierung nicht vorankommen. Das erhöht dann auch die Wahrscheinlichkeit, eine größere Zahl an Aufträgen zu generieren.

Hat man seine Daten unterwegs bei sich, kann man zudem auf der Baustelle den Bauplan öffnen, um Änderungen und Ergänzungen vorzunehmen. Man reagiert in Echtzeit und kann die Änderungen mit dem Bauherrn unmittelbar teilen. Ebenso funktioniert es mit Fotos und anderen Dokumenten, die man dem Kunden sofort zur Verfügung stellen kann. Der Weg zurück ins Büro wird unnötig und das Scannen von Dokumenten entfällt, weil von unterwegs aus eine teil- oder sogar vollautomatisierte Arbeitsweise möglich wird.

Durch eine vernünftige und zeitnahe Dokumentation erhöht sich für den Kunden nicht zuletzt die Transparenz. Er kann leicht nachvollziehen, wofür er am Ende die Rechnung bezahlt. Es gibt weniger Rückfragen und weniger Probleme. Die Zahlungen treffen schneller ein.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Abläufe mit dem digitalen Dokumentenmanagement in jeder Branche schneller und effizienter werden. Die Arbeit mit dem Kunden funktioniert reibungsloser. Der Kunde wird zufrieden sein. Ein zufriedener Kunde bleibt einem treu.

Andre Nordlohne, Geschäftsführer
Andre Nordlohne
Geschäftsführer, Nordlohne Digital GmbH
(Bildquelle: Nordlohne Digital GmbH)
Ordner, Dateien und Formate? Ein Paradies für Andre Nordlohne. Er und sein Team begleiten heute kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement. Ihre Kunden reduzieren auf diese Weise Kosten, sparen Zeit und haben mehr Fokus für Ihr Kerngeschäft.

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