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Digitalisierung

Der digitale Wandel und disruptive Technologien verändern grundlegend die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und ihren Kunden schnell und flexible einen Mehrwert bieten. 

Die digitale Transformation setzt die Unternehmen aber auch weiterhin unter Druck, denn es gilt, Leistungsportfolio und Vernetzung voranzutreiben – und das möglichst schneller und besser als die Konkurrenz.  Die Corona-Pandemie schien diesen Wandel weiter zu beschleunigen und als eine Art Katalysator und Treiber für die Digitalisierungsbemühungen zu fungieren. So wurden digitale Transformationsinitiativen im Durchschnitt um fast zweieinhalb Jahre nach vorne gezogen, wie eine aktuelle AWS Studie ergab. Außerdem gaben zwei Drittel (65 Prozent) der Unternehmen an, dass ihre Organisation aus der Pandemie agiler, anpassungsfähiger und zuversichtlicher für die Zukunft hervorgegangen ist. 

Dabei sind agile Methoden gefragter denn je und Digitalisierungsthemen sollten auch jetzt nach erstem Umschiffen der Krise als vorerst abgeschlossen gesehen werden. Den IT-Abteilungen kommt dabei eine immer wichtigere Rolle zu, denn sie müssen den Wandel aktiv im Unternehmen umsetzen.  Es geht schon lange nicht mehr nur um neue Technologie, Systeme und Betriebsmodelle, sondern um die Integration unterschiedlicher Disziplinen von der Umstellung der IT-Architektur bis zum Wandel der Denk- und Handlungsweisen der Mitarbeiter. Die digitale Transformation löst die frühere Rolle der IT als Dienstleister auf und positioniert sie als wichtigen Partner, der entscheidend für den Wettbewerbserfolg des Unternehmens wird. Doch wo sollten Digitalstrategien überhaupt ansetzen und wie können technologische und kulturelle Aspekte der Digitalisierung bestmöglich umgesetzt werden? 

Iterative Planung und Priorisierung 

„Anpassungsfähigkeit“ – kein anderes Wort prägt das Thema Digitale Transformation so sehr wie dieses. Nicht zuletzt hat die Pandemie dessen Bedeutung nochmals deutlich gemacht. Ein agiler Ansatz ist daher besser als die traditionelle Schritt-für-Schritt-Planung im Wasserfallmodell hinsichtlich des Projekt- beziehungsweise Work-Managements. Iterativen Flexibilität ist hier der Schlüssel, denn sie ermöglicht es, dass Pläne jederzeit geändert und neugestaltet werden können. Unternehmen sollten dabei auf Technologien setzen, die eine flexible Planung und Priorisierung gestatten und die Implementierungen neuer Erkenntnisse vereinfacht. Bei der Auswahl der Software sollte auf die Bedürfnisse des Unternehmens geachtet werden und nach Bedarf erweiterbar sein. Der erste Schritt ist jedoch immer eine Überprüfung des Status Quo, bei dem IT-Verantwortliche Reifegrad der Digitalisierungsstands und kritische Handlungsfelder analysieren müssen. Es ist es an ihnen, regelmäßig den Stand des Unternehmens zu überprüfen und nicht zuletzt Veränderungen und Pläne an den Fähigkeiten der Mitarbeiter in Rücksprache mit dem verantwortlichen Management auszurichten. 

Verknüpfung von Strategie und Ergebnissen 

Führungskräfte fällt es aufgrund begrenzter Ressourcen, Remote-Work und sich ständig ändernde Prioritäten oftmals schwer, dem Mitarbeiter Aufgaben und strategische Prioritäten zuzuordnen, der am besten dazu befähigt ist. Denn allzu oft fehlt der Überblick, um Strategie und Ergebnisse bestmöglich miteinander zu verknüpfen und die Planung dabei gleichzeitig flexibel zu halten. Die Implementierung von Technologien, die die Workflows aller Mitarbeiter abbilden und aktiv verwaltet werden können, stellt hier die beste Lösung dar. Damit wird eine Echtzeitansicht ermöglicht und Arbeit kann zu jeder Zeit an die Unternehmensstrategie angepasst werden. So können Ergebnisse leichter nachverfolgt werden und eine Datenbasis für die Entwicklung von Unternehmens Visionen, Strategien und Digitalisierungsmaßnahmen geschaffen werden. 

Zusammenarbeit aller Abteilungen

Eine Transformation, egal welcher Art umzusetzen, ist eine Mammutaufgabe. Neue Technologien und Aufgaben können zunächst noch verwirrend und kompliziert erscheinen. IT-Teams sollten sich daher darauf einstellen, dass sie viele Anfragen beantworten und Probleme lösen müssen. Denn die digitale Transformation wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus. Es wird nicht nur in ein gutes System investiert, es wird auch Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Abteilungen wie Marketing, IT, Vertrieb oder Personal benötigt. Die IT-Abteilung muss sich daher für eine langfristige Vision und strategische Planung Input von außerhalb ihrer Abteilung holen. Veränderungen können nur durch eine gute Interaktion mit anderen Unternehmensfunktionen richtig abgeschätzt und umgesetzt werden. Auch ein nachhaltiger Wandel in der Unternehmenskultur kann somit herbeigeführt werden. 

Steigerung der Produktivität, ohne Beeinträchtigung der Autonomie der Mitarbeiter 

Die Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter versteht sich als eine der wichtigsten Aufgaben der IT-Abteilungen – Welche Aufgaben wiederholen sich und können somit automatisiert werden? Wo könnte ein Arbeitsprozess durch technische Unterstützung vereinfacht werden? Ein vollständiger Überblick der im Unternehmen anfallenden Aufgaben zeigt, mit welchen durch die Anpassung von Tools und Prozessen Zeit eingespart werden kann. Die Automatisierung darf dabei jedoch nicht die Kreativität und Freiheit der Mitarbeiter einschränken. Sie müssen daher konstant Feedback geben, damit gewährleistet wird, dass ihre Produktivität gesteigert wird und gleichzeitig ihre Bedürfnisse erfüllt werden.

Daten zugänglich und umsetzbar machen

Die Digitalisierung verspricht das Aufbrechen von Silos und Synergieeffekte durch geteiltes Wissen, die die redundante Datenerhebung minimieren können. Eine Integration von unterschiedlichen Anwendungen und Systemen ist notwendig, damit die Führungsebene und Mitarbeiter effizient auf Daten zugreifen und sie aktiv in einer Strategie umsetzen können. Die Integration sollte so strukturiert sein, dass Flexibilität und interoperable Arbeitsabläufe geschaffen werden. Auch um relevante Entscheidungen treffen zu können, müssen die richtigen Daten zur richtigen Zeit zu Verfügung stehen. Häufig werden Gelegenheiten verpasst und wichtige Ressourcen verschwendet, da zu viel Zeit damit verschwendet wird, die Daten zu sammeln und sie in ein nützliches Format zu verwandeln. Daher sollten IT-Abteilungen in Echtzeit auf die richtigen Daten zugreifen können, die so visualisiert sind, dass sie einfach und vor allem umfassend für Analysen verwendet werden können. Sicherheit und Integrität sind dabei unabdingbar. Um sicherzustellen, dass auf Daten nur von Personen zugriffen werden kann, die dazu befugt sind, sollten rollenbasierte Hierarchien erstellt werden.

Eine Plattform für alles

Auch in Zukunft wird es in allen Unternehmen eine umfassende Aufgabe bleiben, Prozesse und Technologien zu implementieren und deren Vorteile zu nutzen. Hastig implementierte Lösungen im Zuge der Pandemie werden nun langsam überdacht, angepasst und möglicherweise auch ersetzt werden, da sie den Anforderungen nicht gewachsen waren. Für jedes Unternehmen ist dieser Prozess ganz individuell und mit einer fortlaufenden umsichtigen Arbeit verbunden. Aufgaben können mithilfe von strategischen Planungstools und Work-Management-Technologien leicht erfasst werden und so die Effizienz, Transparenz, Mitarbeitererfahrung in nachvollziehbare und erreichbare strategische Ziele umgesetzt werden. Work-Management-Plattformen haben den Vorteil, dass bereits bestehende CRM- oder ERP-Anwendungen über verschiedene Schnittstellen in der IT-Umgebung eines Unternehmens einfach mit den neuen Technologien verbunden werden können, sodass die Kapazitäten der vorhandenen Daten und Informationen voll ausgenutzt werden können. 

Als Schnittstelle zwischen allen Abteilungen eines Unternehmens nimmt die IT-Abteilung die beste Position ein, um die Transformationsziele des Unternehmens nachhaltig in eine Roadmap für die Zukunft zu integrieren und umzusetzen. Deswegen gilt: Ganz gleich, ob der Prozess der Digitalisierung gerade erst am Anfang steht oder bereits im Vollen Gange ist – Ziel sollte immer eine umfassende Transformation sein. 

Swen Arnold, Senior Manager, Enterprise Sales
Swen Arnold
Senior Manager, Enterprise Sales, Adobe

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