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Rechnungserfassung

Die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen dazu gezwungen, schnell zahlreiche Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlegen. Dieser Prozess brachte umfassende Herausforderungen mit sich, angefangen von der notwendigen Hard- und Software über Prozesse bis hin zur Anpassung der eingesetzten Tools an die neue Situation.

Besonders bei sensiblen und erfolgskritischen Abläufen zeigte sich hier, wer bereits gut vorbereitet war und wo noch Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung besteht. Eines der besonders relevanten Themenfelder in diesem Zusammenhang war und ist die Rechnungserfassung. Diese remote zu gestalten ist aus diversen Gründen schwierig, kann mit den richtigen Lösungen allerdings gut gelingen – auch langfristig, in Zeiten in denen Remote Working eine immer größere Rolle in vielen Organisationen spielt.

Potenziale erkennen und sinnvoll nutzen

Der Rechnungsverarbeitungsprozess ist einer der Basisabläufe, die in jedem Unternehmen anfallen. Er gehört nicht zum Kerngeschäft und ist dennoch ein erfolgskritischer Faktor – denn er frisst wertvolle Ressourcen, wenn er nicht optimal gestaltet wird. Dies beginnt bei den Personalkosten für Mitarbeiter, die im schlechtesten Fall mit unübersichtlichen Papierbergen kämpfen und viel Zeit auf die Suche von Belegen und Vorgängen verwenden müssen. Weiter geht es mit den Kosten, die durch Übertragungsfehler bei der manuellen Verarbeitung anfallen. Ein Posten, der mit steigendem Arbeitsaufkommen stetig wächst und parallel zu Frust in den Teams und zu unzufriedenen Mitarbeitern führt. Hinzu kommen Kosten für verpasste Skonto-Gelegenheiten, wenn der Prozess zu lange dauert und die entsprechenden Fristen nicht eingehalten werden können. An diesen wenigen Beispielen wird schnell deutlich, wie relevant die Rechnungsverarbeitung in Unternehmen tatsächlich ist. Denn umgekehrt betrachtet, ergeben sich hier deutliche Einsparpotenziale – sowohl in monetärer Hinsicht, als auch was die Nutzung der vorhandenen Arbeitszeit für Kernaufgaben angeht. Die Digitalisierung schafft hier Abhilfe und bringt darüber hinaus weitere Vorteile mit sich, die Unternehmen besser heute als morgen für sich nutzen sollten.

Mehr Flexibilität bei steigender Produktivität gewinnen

Die Möglichkeit, eigene Arbeitszeiten und -orte frei zu wählen, ist für viele Mitarbeiter heutzutage ein wesentliches Attraktivitätsmerkmal bei der Wahl ihres Arbeitgebers. Die Anwesenheit im Firmenbüro von morgens neun bis nachmittags achtzehn Uhr wird von den meisten Fachkräften inzwischen als lästiger Zwang angesehen. Während der Pandemie haben Unternehmen zwangsweise auf Homeoffice-Konzepte umstellen müssen und ihre Teams konnten erfahren, wie viel Flexibilität und Zeitersparnis sie durch Remote Working gewinnen konnten. Entsprechend wächst auch nach der akuten Bedrohungslage der Wunsch nach moderneren Arbeitsplatzmodellen. Die Gründe liegen auf der Hand: Der Arbeitsweg entfällt, berufliche und private Themen können parallel gemanagt werden (bspw. Kinderbetreuung, Haustierpflege, etc.) und die Produktivität sowie die Effizienz steigt in vielen Fällen, weil Unterbrechungen sowie Ablenkungen durch das Treiben der Kollegen auf ein Minimum reduziert werden. Gleichzeitig bleibt der Austausch in den Teams sowie organisationsübergreifend dank moderner Messenger, Videocalls und die klassische E-Mail weiterhin erhalten. Collaboration Tools sorgen für die Möglichkeit, weiterhin gemeinsam transparent an den gleichen Projekten zu arbeiten, auch wenn man nicht mehr physisch im selben Büro sitzt. Eine Entwicklung, die den meisten Menschen in Zeiten der Digitalisierung sehr entgegenkommt.

Etablierte Gewohnheiten mit innovativen Lösungen verbinden

Kaum ein Mensch ist heute noch ohne sein Smartphone unterwegs – es gehört zum privaten Alltag und wird ständig als virtueller persönlicher Assistent konsultiert. 84 Prozent der Mitarbeiter nutzen laut Crowd Research ihre persönlichen mobilen Endgeräte bereits, um E-Mails, Termine und Kontakte aus dem beruflichen Kontext zu managen. Etwa die Hälfte aller Angestellten greifen Pew Research zufolge per Smartphones oder Tablets auf Firmen-Intranet-Angebote zu und teilen dort Inhalte mit ihren Kollegen. Frost & Sullivan erhob darüber hinaus, dass die Produktivität um 34 Prozent steigt und Mitarbeiter täglich 58 Minuten einsparen, wenn sie mit ihren mobilen Devices Aufgaben aus ihrem Arbeitsalltag erledigen können. Dieses Potenzial können Unternehmen gezielt nutzen, wenn sie die Verwendung von Smartphones, Tablets und Co. auf zusätzliche Prozessabschnitte ausweiten. Ephesoft Transact tut dies beispielsweise mit seiner Mobile-Funktion für die Rechnungserfassung: Der Beleg wird einfach mit dem mobilen Endgerät abfotografiert, die Lösung liest sämtliche relevanten Daten automatisch aus und überträgt sie in das unternehmensinterne Rechnungsverarbeitungssystem. Damit Teams diese Option so einfach wie möglich nutzen können, lässt sich Transact Mobile wahlweise auch in bestehende Unternehmens-Apps integrieren. So vermeiden Organisationen einen Medienbruch und stellen ihren Mitarbeitern eine integrierte Lösung anstelle von mehreren unterschiedlichen Anwendungen zur Verfügung. Gibt es keine Corporate App, kann die Lösung auch als eigenständiges Programm genutzt werden.

Remote-Rechnungserfassung als Wettbewerbsvorteil nutzen

Die mobile Rechnungserfassung erhöht mit nur geringen Eingriffen in die bestehenden Business-Prozesse die Effizienz in diesem Bereich enorm. Zeitsensible Informationen gelangen so auf direktem Weg ohne Verzögerung in das Informationssystem des Unternehmens und die eingebundenen Teams steigern ihre Produktivität automatisch. Sichere https-Verbindungen sowie erprobte Basistechnologien sorgen für die notwendigen Security-Standards, während eine durchdachte Usability, das automatische Zuschneiden von Dokumentenrändern sowie die intelligente Ausrichtung der jeweiligen Seite dazu beitragen, dass eine solche mobile Lösung gern von den entsprechenden Teams angenommen und genutzt wird. Organisationen, die solche Digitalisierungschancen nutzen, profitieren von der Entlastung ihrer Mitarbeiter, der Nutzung von Skonti, der Reduzierung von Fehlerquoten sowie der Steigerung der Produktivität. 

Weitere Anwendungsbereiche integrieren

Unternehmen, die im ersten Schritt ihre Rechnungsverarbeitung mittels intelligenter Lösungen digitalisieren und mobil verfügbar machen, können im zweiten Schritt noch weiter gehen. Denn die entsprechenden Tools lassen sich für alle Arten von Input nutzen – von Auftragsbestätigungen im Einkauf über Personalausweise und Bewerbungen im HR-Team bis hin zu Abholscheinen und Belegen in der Produktion. Unabhängig davon, welche Information über welchen Kanal in welcher Form in die Organisation gelangt: Mit einer Mobile-fähigen Capture-Lösung lassen sich sämtliche relevanten Daten automatisch in die internen IT-Systeme übertragen und dort effizient weiterverarbeiten. Von überall, zu jeder Zeit. So entsteht ein enormes Potenzial auf nahezu allen Organisationsebenen. Ein Schatz, den es zu heben gilt.

James Adie, Vice President EMEA Sales bei Ephesoft


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