Anzeige

RPA

Bereits seit einigen Jahren hält die Automatisierung Einzug in die administrativen Bereiche von Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Insbesondere Routinetätigkeiten und wiederkehrende Arbeiten lassen sich mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) teil- oder sogar vollautomatisieren.

gar vollautomatisieren.

„Dies führt dazu, dass sich Mitarbeiter auf wertgenerierende Tasks konzentrieren und ihre Zeit sinnvoller einsetzen können“, erklärt Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH. Dabei lässt sich auf der bestehenden IT-Systemlandschaft weiterarbeiten, ohne aufwändige Schnittstellen programmieren zu müssen. „Um allerdings die vielseitigen Möglichkeiten mit diesen Software-Robotern langfristig zu erschließen, erweist sich eine nachhaltige Einführung als unerlässlich“, weiß Steiner. „Dabei stellt sich der unternehmensweite Start von automatisierten Prozessen nicht als Sprint dar, sondern ähnelt eher einem Marathon.“ 

Vorbereitung als Teamarbeit

Jede erfolgreiche RPA-Initiative beginnt mit einer Bestandsaufnahme der im Unternehmen bereits implementierten Prozesse. Genaue Dokumentation dieser Muster mit allen Varianten und Details bildet eine solide Grundlage für die nachfolgende Automatisierung. Bei dieser Inventur helfen automatisierte Erkennungswerkzeuge, denen auch versteckt ablaufende Systemprozesse und Defizite in der aktuellen IT-Landschaft nicht entgehen. „Mindestens genauso wichtig erscheint es, Feedback von Anwendern und Prozessteilnehmern einzuholen“, so der Experte. „Mit welchen Abläufen sind die Anwender zufrieden? Wo läuft etwas nicht so, wie es sollte? Team-Meetings, eine Feedback-Mailbox oder eine Kontaktperson können helfen, Vorbehalte gegenüber der Automatisierungstechnologie abzubauen und ein besseres Verständnis für die durch RPA realisierbaren Vorteile zu erlangen.“ So lässt sich eine klare Vorstellung davon entwickeln, an welchen Stellen im Unternehmen sich der Einsatz von Robotic Process Automation als sinnvoll herausstellt, und gleichzeitig ein Rückhalt für das Thema bei den Mitarbeitern generieren.  

Von der Kunst der kleinen Schritte

„Auch wenn die Versuchung groß sein mag, auf Anhieb mit der Automatisierung loszulegen, lohnt es sich, die Abläufe vorerst zu verfeinern“, erklärt Steiner. „Denn laufen Prozesse insgesamt nicht reibungslos, macht RPA sie nicht besser, höchstens schneller.“ Vor dem eigentlichen Beginn spielen Anwender daher Abfolgen in mehreren Varianten außerhalb des produktiven Betriebs durch, um dadurch Optimierungspotenziale zu entdecken und im nächsten Schritt zu realisieren. „Es stellt sich als empfehlenswert heraus, sich zunächst auf kleinere, unkritische Verfahren zu konzentrieren, anstatt gleich zum großen Wurf auszuholen. Geschäftsunkritische Prozesse, zu denen sich aber in der Vergangenheit viele Anwender unzufrieden äußerten, stellen sich als die idealen Optimierungskandidaten dar“, empfiehlt der meta:proc Chief Solution Architect.

Ein im Anschluss aufgesetzter Pilot testet die optimierten Abläufe dann unter realen Praxisbedingungen – die dabei gemachten Erfahrungen erlauben weitere Kommunikation innerhalb der Organisation und dienen zur Ausarbeitung weiterer Anwendungsfälle. Jeder Workflow beginnt mit einem Prozessziel, welches definiert, warum ein bestimmter Vorgang ausgeführt wird und welche Bedingungen erfüllt sein müssen. Zeigt sich jeder einzelne Verfahrensschritt in einem Prozessdiagramm festgelegt und haben alle Mitarbeiter ihre Rollen gefunden, erfolgt die Implementierung des Gesamtvorganges als automatisierter, ausführbarer Workflow.

Mit DevOps zum Erfolg

Robotic Process Automation optimiert zwar die Workflows, die Software-Roboter können sich allerdings nicht selbst evaluieren. „Um die Qualität der Prozessoptimierung und den Erfolg der RPA-Initiative zu messen, sollten sich Anwender grundlegende Fragen stellen“, erläutert Steiner und führt aus: „Generieren die automatisierten Methoden in der Praxis den Mehrwert, den man sich von ihnen erhofft hatte? Kommt es zu den geplanten Effizienz-, Zeit- und Einsparungsgewinnen? Gibt es ungeplante Nebeneffekte, die den Erfolg teilweise kompromittieren, und sollte der Einsatz gegebenenfalls neu konzipiert werden?“

Dabei lässt sich diese Erfolgskontrolle nie als vollständig abgeschlossen ansehen. „Auch wenn die Resultate zunächst positiv ausfallen, sollten Mitarbeiter diese Beaufsichtigung in regelmäßigen Abständen durchführen“, erklärt der Experte. Da sich realisierte Projekte und die darin einbezogenen Anwendungen verändern können, fallen außerdem Wartungsarbeiten an den Prozessen an. Dieses Zusammenspiel von Entwicklung (Dev) und Betrieb (Ops) erweist sich als Schlüsselkompetente bei der erfolgreichen und nachhaltigen Einführung von RPA. Glücklicherweise generiert eine typische Nutzung von Software-Bots bereits einen Großteil für deren Optimierung notwendigen Informationen – quasi als Nebenprodukt. So unterstützt RPA den DevOps-Prozess out of the box.

Alexander Steiner, Chief Solution Architect
Alexander Steiner
Chief Solution Architect, meta:proc GmbH

Newsletter Anmeldung

Smarte News aus der IT-Welt

Sie möchten wöchentlich über die aktuellen Fachartikel auf it-daily.net informiert werden? Dann abonnieren Sie jetzt den Newsletter!

Newsletter eBook

Exklusiv für Sie

Als Newsletter-Abonnent erhalten Sie das Booklet „Social Engineering: High Noon“ mit zahlreichen Illustrationen exklusiv und kostenlos als PDF!

 

Artikel zu diesem Thema

Robotic Hand
Mai 07, 2020

Wenn der Software-Roboter lästige Aufgaben übernimmt

Robotic Process Automation ermöglicht den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen…
Roboter auf Treppe
Mär 09, 2020

RPA-Trends: Das erwartet uns dieses Jahr

Im Jahr 2020 werden die Weichen gestellt in Richtung Digitalisierung, Automatisierung,…
Automation
Mär 05, 2020

Frontend und Backend bei der Automation

In vielen Unternehmen läuft bereits eine signifikante Anzahl an Prozessen automatisiert…

Weitere Artikel

2021

Drei IT-Trends für 2021

In wenigen Wochen ist es soweit: Das neue Jahr bricht heran und bringt wieder neue Trends mit. Das gilt auch für die ERP- und IT-Branche. Welche Themen das sind, hat Timo Bärenklau – Leiter Vertrieb bei Myfactory International – für kleine und…
Prozesse

Defizite bei Expertise zu KI, Prozessoptimierung und Automatisierung

Wie zukunftssicher und wettbewerbsstark sind deutsche Unternehmen aufgestellt? valantic hat zusammen mit Lünendonk den technologischen Status quo der Unternehmen in Deutschland evaluiert – mit teils alarmierenden Ergebnissen. Viele Anwenderunternehmen haben…
Nachhaltigkeit

Fast jedes zweite Unternehmen in Deutschland will perspektivisch klimaneutral werden

Große Teile der Wirtschaft beschäftigen sich mit dem Klimawandel und der Notwendigkeit zu nachhaltigem Handeln. So haben sich 46 Prozent der Unternehmen in Deutschland eine freiwillige Selbstverpflichtung auferlegt, nach der sie zu einem bestimmten Zeitpunkt…
Digitalisierung Frau

Start der Initiative „#SheTranformsIT“ für mehr Frauen in der Digitalisierung

Nur jede sechste IT-Fachkraft (17 Prozent) ist weiblich, nur jede siebte Bewerbung auf einen IT-Job (15 Prozent) kommt von einer Frau: Um die Rolle von Frauen beim digitalen Wandel zu stärken, hat sich das Bündnis „#SheTransformsIT“ gegründet.
Qualitätsmanagement

Unternehmen priorisieren Qualitätssicherung, um digitale Transformation voranzutreiben

Die 12. Ausgabe des World Quality Report 2020-21 (WQR), der von Capgemini, Sogeti und Micro Focus veröffentlicht wurde, zeigt die stetige Weiterentwicklung der Qualitätssicherung (QS) von einer unterstützenden Dienstleistung zu einem integralen Bestandteil…

Anzeige

Newsletter Anmeldung

Smarte News aus der IT-Welt

Sie möchten wöchentlich über die aktuellen Fachartikel auf it-daily.net informiert werden? Dann abonnieren Sie jetzt den Newsletter!

Newsletter eBook

Exklusiv für Sie

Als Newsletter-Abonnent erhalten Sie das Booklet „Social Engineering: High Noon“ mit zahlreichen Illustrationen exklusiv und kostenlos als PDF!