Anzeige

Anzeige

VERANSTALTUNGEN

IT-SOURCING 2019 – Einkauf meets IT
09.09.19 - 10.09.19
In Düsseldorf

ACMP Competence Days Berlin
11.09.19 - 11.09.19
In Stiftung Deutsches Technikmuseum Berlin, Berlin

MCC CyberRisks - for Critical Infrastructures
12.09.19 - 13.09.19
In Hotel Maritim, Bonn

Rethink! IT 2019
16.09.19 - 17.09.19
In Berlin

DSAG-Jahreskongress
17.09.19 - 19.09.19
In Nürnberg, Messezentrum

Anzeige

Anzeige

Roboter Treppe

RPA und Software-Roboter, die Arbeitsabläufe automatisieren, können für Unternehmen ein Segen sein, von dem alle Stakeholder profitieren. Die Einführung kann aber auch gründlich schief gehen.

Diese Fünf-Schritte-Strategie des Prozessmanagement-Spezialisten Signavio gibt nützliche Tipps.

Robotic Process Automation (RPA) und Software-Roboter eröffnen völlig neue Möglichkeiten der Automatisierung und bieten für Unternehmen sehr überzeugende Vorteile. Für deren Erfolg entscheidend ist aber, RPA nicht im übereilten Ad-hoc-Verfahren, sondern methodisch und strategisch durchdacht einzuführen. Diese Fünf-Schritte-Strategie von Signavio, des führenden Software-Anbieters für professionelles Geschäftsprozess-Management, hilft, Fallstricke zu umgehen und das Potenzial von RPA voll zu entfalten.

Schritt 1: Business Case definieren

Jede erfolgreiche RPA-Initiative beginnt mit einer Bestandsaufnahme der Prozesse, die im Unternehmen bereits implementiert sind. Eine genaue Dokumentation der Prozesse mit allen Varianten und Details ist eine solide Grundlage für die nachfolgende Automatisierung. Bei der Bestandsaufnahme helfen automatisierte Prozesserkennungswerkzeuge, denen auch versteckt ablaufende Systemprozesse und Defizite in der aktuellen Prozesslandschaft nicht entgehen.

Prozesse sind aber nicht die ganze Geschichte. Mindestens genauso wichtig ist es, Feedback von Anwendern und Prozessteilnehmern einzuholen. Mit welchen Abläufen sind die Teilnehmer zufrieden? Wo läuft etwas nicht so, wie es sollte? Ziel von Schritt 1 ist es, eine klare Vorstellung davon zu entwickeln, wo im Unternehmen der Einsatz von RPA sinnvoll ist und Mehrwert für alle Stakeholder generiert.

Schritt 2: Verfeinern und testen

Die Versuchung ist groß, jetzt einfach mit der Automatisierung loszulegen. Aber Vorsicht: Schlechte Prozesse werden durch RPA nicht besser, höchstens schneller. Schritt 2 besteht darin, Prozesse in mehreren Varianten außerhalb des produktiven Betriebs durchzuspielen, um dadurch Optimierungspotenziale zu entdecken und zu realisieren. Empfehlenswert ist, sich zunächst auf kleinere, unkritische Prozesse zu konzentrieren, anstatt gleich zum großen Wurf auszuholen und möglicherweise zu scheitern. Geschäftsunkritische Prozesse, mit denen aber viele Anwender unzufrieden sind, sind die idealen Optimierungskandidaten. Wichtig ist, einen Piloten aufzusetzen, um den optimierten Prozess dann unter realen Praxisbedingungen zu testen.

Schritt 3: Automatisierte Prozesse implementieren

Jeder Workflow beginnt mit einem Prozessziel, das definiert, warum ein bestimmter Vorgang ausgeführt wird und welche Bedingungen erfüllt sein müssen. Ist jeder einzelne Prozessschritt in einem Prozessdiagramm festgelegt und stehen alle nötigen Mitarbeiterrollen fest, erfolgt die Implementierung des Gesamtvorganges als automatisierter, ausführbarer Workflow.

Schritt 4: Mitarbeiter ins Boot holen

Optimierte Prozesse erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und gleichzeitig die Effizienz – nur sollten möglichst viele Mitarbeiter im Unternehmen auch davon wissen. Für die unternehmensweite Einführung entscheidend ist deshalb, Mitarbeiter zu informieren und ihnen zuzuhören. Team-Meetings, eine Feedback-Mailbox oder eine Kontaktperson können helfen, Vorbehalte gegenüber der Automatisierungstechnologie abzubauen und ein besseres Verständnis für die durch RPA realisierbaren Vorteile zu erlangen.

Schritt 5: Prozesse beobachten und KPIs messen

RPA optimiert Workflows, aber die Software-Roboter können sich nicht selbst evaluieren. Schritt 5 besteht darin, den Erfolg der RPA-Initiative zu messen und sich selbst einige grundlegende Fragen zu stellen: Generieren die automatisierten Prozesse in der Praxis den Mehrwert, den man sich von ihnen erhofft hatte? Kommt es zu den geplanten Effizienz-, Zeit- und Einsparungsgewinnen? Gibt es ungeplante Nebeneffekte, die den Erfolg teilweise kompromittieren und sollte der Einsatz gegebenenfalls neu konzipiert werden? Schritt 5, die Erfolgskontrolle, ist nie fertig und abgeschlossen. Sie sollte in Abständen immer wieder durchgeführt werden, auch wenn die Resultate zunächst positiv ausgefallen sind.

Die unternehmensweite Einführung von automatisierten Prozessen ist kein Sprint, sondern ähnelt eher einem Marathon. Die Schritte 1 bis 5 werden zyklisch immer wieder durchlaufen. RPA erhöht die Effizienz im Unternehmen, senkt die Kosten und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit: „RPA wirkt sich positiv auf die Einstellung der Mitarbeiter und die Unternehmenskultur aus“, begründet Gerrit de Veer, SVP MEE bei Signavio. „Sie haben den Freiraum, sich auf anspruchsvollere Arbeiten zu konzentrieren, die ihren Fähigkeiten und Interessen besser entsprechen.“

www.signavio.com/de
 

GRID LIST
Roboter

Wenn der Bot selbst entscheidet

Um unstrukturierte Informationen verarbeiten und Entscheidungen auf der Grundlage…
Skelett bei der Arbeit

Erbe verpflichtet: Den digitalen Nachlass regeln

E-Mail-Konten, soziale Netzwerke, Cloud-Services – digitale Dienste bestimmen unseren…
Team

Die digitale Transformation fordert die Mitarbeiter

Unternehmen auf der ganzen Welt schwören auf die Macht des tiefgreifenden digitalen…
Roboter

So identifizieren Unternehmen ihr RPA-Potenzial

Egal ob Fachabteilung oder IT: Immer mehr Betriebe setzen sich mit „Robotic Process…
Entspannte Frau im selbstfahrenden Auto

Autonomes Fahren ist eine Verpflichtung, kein Versprechen!

Wie können Menschen mit Behinderung von autonomen Fahrzeugen profitieren und welche Rolle…
RPA

Wie Unternehmen eine skalierbare RPA-Umgebung schaffen

UiPath erläutert, was eine auf Wachstum ausgelegte RPA-Umgebung ausmacht. Wenn…