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KugelsystemDie Digitalisierung erfasst Unternehmen rasend schnell. Als größter Flaschenhals und Bremsklotz der Transformation erweist sich häufig die bestehende IT. 

Ein umfassendes Applikationsportfolio-Management wird damit zum Schlüssel der digitalen Transformation: Eine Inventur des bestehenden Anwendungsportfolios sorgt für klare Perspektiven, zeigt Optimierungspotenziale auf und schafft auch den finanziellen Freiraum für Innovationen.

Viele technologische Infra- strukturen sind gefüllt mit starren Altsystemen, unge- nutzten Applikationen und Schatten-IT. Dieser über Jahre entstandene Wildwuchs ist kostspielig: viele obsolete und redundante Elemente werden noch regelmäßig gewartet und aktualisiert. Auch die Lizenzen und er- forderlichen Server und Datenspeicher kosten Geld – Geld, das dann für Innovationen fehlt.


Wildwuchs steht Innovationen im Weg


Laut des aktuellen „IT-Kompass“ von IDC verwenden IT-Abteilungen rund 64 Prozent ihres Budgets für operative Tätigkeiten. Nur 36 Prozent fließen in Innovationsprojekte mit den Fachabtei- lungen. Hinzu kommt: je komplexer und heterogener die IT-Landschaft ist, desto länger dauern Innovationen und desto teurer kann es werden.

Bernhard Clark
„Ein umfassendes Applikationsportfolio-Management (APM) vereinfacht die gesamte Anwendungslandschaft und ermöglicht Einsparungen. Alle eingesetzten Systeme und Programme werden erfasst und geprüft.“
Bernhard Clark,
Senior Enterprise IT Architect, Tata Consultancy Services


Unstrukturierte Landschaften bilden budgetäre und technologische Hürden für die digitale Transformation. Dennoch handeln viele Unternehmen erst, wenn sie dazu gezwungen sind, etwa bei explodierenden IT-Kosten nach Zukäufen, beim Verlust von Know-how durch ausscheidende Mitarbeiter oder steigende gesetzliche Anforderungen und Pflichten. Dabei lassen sich Applikationsportfolios heute vergleichsweise einfach inventarisieren und systematisieren.


APM sorgt für Übersicht und eine schlanke IT


Ein umfassendes Applikationsportfolio-Management (APM) verringert Re- dundanzen und unnötige Kosten. Alle eingesetzten Systeme und Programme werden erfasst und auf den Prüfstand gestellt: Wie lang ist die Lebensdauer einer Anwendung? Wie aktuell ist sie? Was trägt sie zum Geschäftserfolg bei? Welche Technologien liegen zugrunde? Aus der Analyse resultieren klare Kenn- zahlen zu geschäftlichem Mehrwert, den Gesamtkosten einer Applikation und deren Risiken.

Auf Basis dieser fundierten und transparenten Informationen können Unternehmen ihre gesamte Anwendungslandschaft strategisch besser aufstellen, effizienter betreiben und mögliche Risiken erkennen und mindern. Vor allem aber lässt sie sich systematisch und mit einem klaren Blick auf Nutzen und Aufwand vereinfachen. Das ist besonders wichtig in Branchen, die von grundlegenden strukturellen Veränderungen betroffen sind. Beispielsweise für Energieversorger und Versicherungen, die unter einem zunehmenden Kostendruck stehen. Oder bei Telekommunikationsanbietern, die nach Zukäufen oder vor Ausgliederungen von Geschäftsbereichen ihre IT konsolidieren wollen.


Erfahrung und Kompetenz hinzuziehen


Die wenigsten Unternehmen können Projekte dieser Größenordnung mit Bordmitteln und ohne zusätzliche Personalressourcen bewältigen. Wie aber lassen sich geeignete Dienstleister erkennen? Bei der Auswahl ist besonders darauf zu achten, dass der Dienstleister über ein umfassendes Know-how in Sa- chen Architekturmanagement verfügt. Er muss wissen, wie wichtig einzelne Anwendungen für das Unternehmen sind, und verstehen, wie sie miteinander interagieren. Das erfordert neben technologischen Fähigkeiten ein ausgeprägtes Verständnis der Branche und einiges an Erfahrung im jeweiligen Marktumfeld. Nur wenige IT-Dienst- leister weltweit bringen diese Qualitäten mit.


In vier Schritten zum „einfachen“ Applikationsportfolio


Transformations-Roadmap

Bild: Die Transformations-Roadmap.


Was sind die Erfolgsfaktoren einer APM-Initiative? Aus der Erfahrung von Projekten mit führenden Unternehmen in aller Welt haben die Experten von Tata Consultancy Services (TCS) eine Top-Down-Vorgehensweise abgeleitet, die sich in vier Schritte gliedert und sich direkt in die aktuelle Planung von Unternehmen integrieren lässt:
 

  1. Katalog erstellen
    Zuerst wird definiert, welche Informationen für das Unternehmen wichtig sind und erfasst werden sollen. Anhand dieser Merkmale ordnet das Projektteam alle Applikationen in einem detaillierten Katalog. TCS verfügt hierfür über ein spezielles Framework, das sich schnell unternehmensindividuell anpassen lässt. Spezielle Tools ermöglichen es, den Vorgang teilweise zu automatisieren. Das hält den Aufwand gering und sorgt für schnelle Fort- schritte. In umfangreichen Anwendungslandschaften mit vielen Beteilig- ten empfiehlt es sich, ein zentrales Repository einzusetzen, das verteilte Zugriffe unterstützt – beispielsweise über eine Weboberfläche.
     
  2. Portfolio analysieren
    Anschließend wird der Katalog ausgewertet. Auf dieser Basis lassen sich mögliche Vereinfachungsszenarien identifizieren und mit Blick auf die vereinbarten Kriterien bewerten. Die vier wichtigsten sind Geschäftsnutzen, Kosten (CAPEX vs. OPEX), Passung zur IT-Architektur und Lebensdauer. So lassen sich beispielsweise das Kosten-Nutzen-Verhältnis entlang des gesamten Lebenszyklus einer Anwendung evaluieren und „Was-wäre-wenn“-Szenarien durchspielen: Was wäre beispielsweise, wenn der Support eines Produkts oder einer Technologie ausliefe? Analytics-Tools können bei den Auswertungen helfen und auch komplexe Datenstrukturen übersichtlich visualisieren.
     
  3. Vereinfachung planen
    Dann werden Empfehlungen abgegeben, wie sich das Applikationsportfolio vereinfachen lässt – immer unter Berücksichtigung der Unternehmensarchitektur. Für jede Applikation im Portfolio wird entschieden, ob diese abgeschafft, ersetzt, auf eine andere Plattorm gebracht, neu konzipiert oder behalten werden soll.
     
  4. Portfolio nachhaltig vereinfachen
    Schließlich werden die Applikationen vereinfacht. Damit der Katalog aktuell bleibt, braucht es zusätzlich noch einen eigenen Kontrollprozess. Eine Governance sorgt für dauerhaften Nutzen und sichert nicht zuletzt auch den korrekten Informationsaustausch mit anderen IT-relevanten Funktionen, insbesondere Planung und Budgetierung.

Nicht alle Details einer Anwendungs- landschaft lassen sich erfassen. Bei- spielsweise werden Betriebskosten häu- fig anwendungsübergreifend errechnet und lassen sich für einzelne Applikatio- nen nur schätzen. Benchmarks ähnli- cher Unternehmen helfen jedoch, diese Herausforderung zu lösen und eine Ge- samtkostenrechnung der Szenarien zu kalkulieren.


Erfolgsfaktor Changemanagement


APM-Vereinfachungsprojekte stoßen bei manchen Interessengruppen in U ternehmen mitunter auf Bedenken. Darum ist ein durchdachtes Changemanagement meist von Beginn an sinnvoll. Zunächst werden hierfür der Umfang, die Richtung und die Ziele für jeden Bereich der Organisation klar festgelegt. Im Folgenden ist dann Kommunikation das A und O: Wenn Mitarbeiter neben den reinen Kostenvorteilen auch einen konkreten Business-Nutzen erkennen – beispielsweise wie eine optimierte Anwendungsumgebung ihren Alltag vereinfacht – werden sie die Veränderung schneller akzeptieren.

Arnaud Valère
„Kommunikation ist das A und O. Da APM-Vereinfachungsprojekte bei manchen
Interessengruppen im Unternehmen auf Bedenken stoßen könnten, ist es ist
wichtig, alle Mitarbeiter abzuholen und einzubinden.“

Arnaud Valère, Managing Consultant, Tata Consultancy Services


Darüber hinaus sollten sich alle Projektbeteiligten zu Beginn auf eine objektive Bewertungsmethodik einigen. Ein verbindlich festgelegter Modus hilft bei der Entscheidungsfindung. Dafür eignet sich ein analytischer Hierarchieprozess (AHP).

Bei diesem Ansatz werden die Kriterien in einer Baumstruktur hierarchisch angeordnet und einzeln gewichtet. Eine übersichtliche Darstellung aller relevanten Parameter eines Vereinfachungsszenarios auf einer einzelnen Seite beschleunigt die Einigung der verschiedenen Interessengruppen meist deutlich.


Basis für Innovationen


Applikationsportfolio-Management ist entscheidend für die Agilität und Effizienz jeder IT-Architektur. Eine Analyse und Bewertung der bestehenden Landschaft sorgt für Überblick, spart Kosten und schafft ein solides Fundament für strategische Investitionen in eine digitale Transformation, beispielsweise in Mobile-, Cloud- oder Analytics-Lösungen, die Geschäftsmodelle flexibler oder leistungsfähiger machen. Der richtige IT-Dienstleister ist dabei ein wichtiger Baustein: Er hilft Firmen, die Chancen des digitalen Zeitalters von Anfang an kosteneffizient und umsichtig zu nutzen.

Bernard Clark, Arnaud Valère

www.tcs.com

Fachartikel aus it management, Ausgabe Mai 2015

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