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Dokumente in einem Unternehmen sind ein wertvolles Gut. Sind diese nicht auffindbar, wenn man sie braucht, oder gar nicht mehr vorhanden, kann es schnell problematisch werden. 

Der Gesetzgeber verlangt Vorgaben wie Revisionssicherheit, GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), Aufbewahrungsfristen. Mit DMS / ECM können die Probleme gelöst werden, bieten einen Mehrwert und helfen, Kosten zu sparen.

Bottom Line (ICT-Anbietersicht)

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen ist noch kein DMS / ECM installiert. Großunternehmen verfügen zwar in der Regel über ein Archivierungssystem, nutzen aber häufig nicht die Vorteile des ECM. Die Experton Group ist der Meinung, dass die Nachfrage nach ECM-Systemen noch in diesem und in den kommenden Jahren dramatisch zunehmen wird.

Das Dokumenten Management System (DMS) hat sich zu einer integrierten Lösung gemausert. Es steht nicht mehr nur für eine Dokumentenarchivierung, die Aufbewahrungsfristen verfolgt, revisionssicher ist und Dokumente reproduzieren kann. Es hat sich zu einem Enterprise Content Management (ECM) weiterentwickelt. Der internationale Enterprise-Content-Management-Verband „Association for Information and Image Management“ (AIIM) definiert das ECM wie folgt: Enterprise Content Management umfasst die Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im Gesamtunternehmen.

ECM bildet demnach eine einheitliche Plattform, um Informationen dem Mitarbeiter, sofern er dazu berechtigt ist, zur Verfügung zu stellen. Die Dokumente sind entweder in Papierform gescannt und digitalisiert worden oder sind bereits im IT-System digitalisiert vorhanden (z.B. Debitorenrechnungen aus dem ERP). Das Ergebnis ist, Prozesse effizient und effektiv zur Verfügung zu stellen, um die Kollaboration zwischen Mitarbeitern standortunabhängig zu ermöglichen. Insellösungen sind dadurch obsolet. Das DMS ist zu einem Teil des ECM geworden.

Auf der diesjährigen DMS Expo in Stuttgart haben die Anbieter ihre aktuellen Produkte präsentiert und gezeigt, dass Komplettlösungen heute Standard sind. Die Systeme sind modular designed. Es gibt beispielsweise Module für die Archivierung von Kunden und Lieferanten Rechnungen, MS-Office-Dokumente, Verträge, E-Mails, Reisekostenabrechnungen. Weitere Module sind verfügbar. Es werden nur Module beschafft, die benötigt werden. Wenn weitere Module erforderlich sind werden diese später geordert bzw. sind bereits vorhanden und werden freigeschaltet. Die einzelnen Dokumente (Rechnungen, Schriftverkehr wie Word-Dokumente, E-Mails) können kunden- oder sachbezogen zu einen Vorgang zusammengeführt werden. Der Bearbeiter muss bei Bedarf nicht aus verschiedenen Silos die Dokumente mühsam zusammensuchen, sondern hat alle erforderlichen Informationen mit einem Zugriff vor sich am Bildschirm. Berechtigungskonzepte sorgen dafür, dass der Mitarbeiter nur zu sehen bekommt, was für seine Arbeit notwendig ist. Identische E-Mails, die an mehrere Empfänger im Unternehmen adressiert worden sind, werden nur einmal archiviert, das verringert den Speicherbedarf.

Aber damit nicht genug. Mit vielen DMS/ECM-Tools können Workflows eingerichtet werden. Müssen Lieferantenrechnungen nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft und freigegeben werden, so kann dieser Ablauf im DMS/ECM abgebildet werden. Bei der Rechnungsprüfung wird die Kontierung (Sachkonto, Kostenstelle) ausgewählt, die Rechnungsdaten an den nächsten Prüfer weitergeleitet und zur Zahlung freigegeben. Nach Prüfung und Freigabe erfolgt eine automatische Benachrichtigung an den vorherigen Freigeber. Eine Kontrollmöglichkeit, die einen raschen Durchlauf garantiert, um beispielsweise Skontoverlust zu vermeiden. Die Bearbeitung ist nicht auf den stationären Arbeitsplatz beschränkt. Mit mobilen Geräten wie iPad oder Smartphone ist der Workflow ebenfalls möglich. Mit mobilen Geräten ist der Zugriff auf alle Dokumente möglich, sofern die Zugriffsberechtigung eingerichtet ist. Alle Dokumente können verschlüsselt abgelegt werden.

Die Daten werden aus den ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics (Navision) und Sage in Echtzeit zur Verfügung gestellt. Wenn der Bearbeiter für seine Tätigkeit kein ERP braucht, kann auf die teure User-Lizenz (z.B. SAP GUI) verzichtet werden. Natürlich können die DMS auch aus einem ERP-System mit einem Link aufgerufen werden. Schnittstellen dazu sind vorhanden.

Ein anderes Workflow-Beispiel ist das Vertragsmanagement. Für eine Vertragsgestaltung wird auch der Workflow eingerichtet und genutzt. Im Workflow wird das Dokument an die verantwortlichen Stellen weitergeleitet, von der Fachabteilung zum Einkauf und zur Rechtsabteilung. Durch eine Zusammenarbeitseinrichtung (Collaboration) kann das Dokument bilateral besprochen werden. Eine Erleichterung, wenn die Partner entfernt sind. Die Entwürfe und das Endprodukt werden nach Versionen revisionssicher im DMS–Archiv abgelegt.

Bei im DMS archivierten Wartungsverträgen wird automatisch die Fälligkeit verfolgt. Soll ein Vertrag bei Vertragsablauf gekündigt werden, muss das in der Regel Wochen oder Monate vorher geschehen. Das ECM-System erinnert an die Fristen, damit die Kündigung rechtzeitig erfolgen kann.

Das sind nur einige Beispiele. Einige wenige Anbieter haben bereits eine Cloud-basierende Lösung im Angebot. Die Akzeptanz ist jedoch noch sehr gering. Wenn sich ein Unternehmen mit der DMC/ECM-Archivierung beschäftigt, muss es sich darüber im Klaren sein, was als Endausbaustufe angestrebt werden soll. Es muss wissen,

  1. was will ich,
  2. wo will ich hin,
  3. was muss ich tun.

Eine sorgfältige Planung unter Einbeziehung des Business ist unerlässlich. Eine Einführungsstrategie, womit fange ich an, (E-Mail, oder Lieferantenrechnungen, die eingescannt werden müssen, oder Kundenrechnungen oder Verträge etc.) muss definiert und verabschiedet werden. Die Akzeptanz ist am größten, wenn viele Mitarbeiter davon partizipieren können und eine einfache Bedieneroberfläche ausgewählt wird.

www.experton-group.com

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