Was es bei Cloud-Anwendungen jetzt zu beachten gilt

SaaS-Vorteile nur bei genügend Transparenz

Dass es sich dabei nur um einen kurzweiligen Trend handelt, ist kaum anzunehmen. Vielmehr unterstreicht die aktuelle Krise, was schon vor Covid-19 klar war: SaaS ist ideal, um IT-Ausgaben bedarfsgerecht auszurichten. Tendenziell bekommen Unternehmen mit SaaS einfach mehr –bedarfsgerechte Bereitstellung von Applikationen, mehr Transparenz bei den Ausgaben, mehr Service und mehr Flexibilität und Skalierbarkeit. Dank Abo-Modell und niedriger Einstiegskosten lassen sich die Kosten für SaaS zudem als Betriebsausgaben und nicht als Investitionsausgaben verrechnen. Die nutzungsbasierte Abrechnung bedeutet auch, dass Lizenzen nach den Geschäftsanforderungen angepasst und einfach erweitert oder reduziert werden können. Wird eine Anwendung nicht genutzt, wird sie auch nicht gezahlt.

So zumindest die Theorie. Um von diesen Vorteilen in der Praxis profitieren zu können, brauchen Unternehmen jedoch vor allem Transparenz und eine kompletten Einblick in ihre IT-Landschaft – einschließlich Cloud und SaaS. So gab es in den letzten Monaten wohl keinen CEO, CFO oder CIO, der sich nicht eingehend mit den IT-Assets seines Unternehmens beschäftigt hat.

Welche SaaS-Anwendungen sind tatsächlich geschäftskritisch? Wie werden sie von wem wie häufig genutzt? Wo ergeben sich Einsparungspotentiale? Auch Entscheidungen über Neuinvestitionen fallen momentan vor allem im Kontext strategischer Überlegungen: Welche Anwendungen eignen sich am besten dazu, die aktuellen Herausforderungen zu meistern? Und was muss IT-seitig passieren, um auch in Zukunft gegen plötzliche Veränderungen gewappnet zu sein?

Schatten-SaaS: Risiken und unnötige Kosten eliminieren

Wem der Einblick in bestehende SaaS-Anwendungen fehlt, tut sich naturgemäß schwer, solche Fragen zu beantworten. Leider trifft genau diese SaaS-Blindheit – unabhängig von Covid-19 – auf die Mehrheit der Unternehmen zu. Schatten-IT und Shelfware sind noch immer ein Dauerthema der IT. Durchschnittlich kommen in Unternehmen 15x mehr SaaS-Anwendungen zum Einsatz als auf offizieller Seite bekannt ist. Salesforce beispielweise ermöglicht es einer Person mehrerer Verträge abzuschließen, von denen jeder oft nur eine kleine Anzahl von Konten auf den niedrigeren Preisstufen abdeckt.

So entsteht eine Vielzahl an Inseln, zwischen denen es keine Möglichkeit gibt, ungenutzte Lizenzen umzuverteilen oder unnötige Ausgaben zu reduzieren. Nach einer Studie der ISG betreiben insbesondere große internationale Unternehmen zahlreiche, voneinander isolierte Salesforce-Installationen, die von Fachabteilungen ohne die Einbindung der IT eingerichtet wurden und über die Jahre weitgehend dezentral verwaltet wurden. Nun stehen die Unternehmen vor der schwierigen Aufgabe, diese Salesforce-Anwendungen zu konsolidieren.

Mit einem Ende des IT-Wildwuchs ist vor allem in Zeiten von Home-Office und Remote-Arbeitsplatz wohl kaum zu rechnen sein. Umso schlimmer sind die Folgen. Die autorisierten Anwendungen stellen ein Sicherheitsrisiko dar, nicht nur aufgrund fehlender Updates und angreifbarer Software-Vulnerabilities, sondern auch in Sachen Datenschutz. Darüber hinaus verwandeln sich die einst so dringend benötigten und spontan erworbenen SaaS-Anwendungen nur allzu oft in Shelfware – Anwendungen, die ungenutzt sind und dabei unnötige Subskriptions- und Lizenzierungskosten verursachen. Im schlimmsten Fall laufen die SaaS-Abonnements am Ende eines Projekts oder bei einem Personalwechsel einfach weiter und verursachen jeden Monat weitere Kosten.

Eine Möglichkeit, Schatten-IT aufzudecken, ist die Verknüpfung von SaaS-Managementlösungen mit dem Finanzcontrolling. Ein Blick ins Ausgabenmanagement-, Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme verrät, wer wo abseits offizieller Kanäle Anwendungen kauft und bezahlt. Einzelne Transaktionsdatensätze lassen sich bis ins Detail überprüfen und zurückverfolgen – zum Beispiel über typische Abrechnungscodes der Software-Anbieter. Um Shelfware aufzuspüren sind wiederum Nutzungsdaten ausschlaggebend. Denn erst wer weiß, welche Anwendungen im Unternehmen genutzt werden, kann ihre Existenzberechtigung hinterfragen.

Kosten-Nutzen-Verhältnis bei jeder Anwendung

Doch rechtfertigt die Nutzung einer Anwendung auch immer die damit verbundene Kosten? Auch diese Frage lässt sich nicht ohne die nötige Transparenz in Abrechnungs- und Preismodelle beantworten. In den Anfängen der Cloud, gestaltete sich das Ausgabenmanagement von SaaS um vieles einfacher. Die SaaS-Ausgaben basierten auf der Anzahl der Benutzer oder dem Nutzungsvolumen. Die Komplexität bei der Preisgestaltung beschränkte sich im Allgemeinen auf Preisstufen: Bei 10 bis 50 Anwendern betrug der Preis X, bei 51 bis 75 Anwendern Preis Y. Heute zeichnen sich diese Preiskategorien durch gnadenlose Komplexität, deren Regeln sich kontinuierlich verändern und Sonderaktionen und Rabatte nicht miteinschließen.

Ein gutes Beispiel ist auch hier Salesforce, das neben den jeweiligen Benutzerlizenzen die Zuweisung von Berechtigungssatz-Lizenzen und Funktionslizenzen verlangt. Profile entscheiden darüber wie Benutzer auf Objekte und Daten zugreifen und welche Aktionen sie in der Anwendung vornehmen können. Instanzen oder Orgs sind bei Salesforce zwar kostenlos und unbegrenzt, allerdings benötigt ein Benutzer für jede Instanz eine eigene Lizenz und mit jedem benutzerdefinierten Objekt, das in der Org ausgeführt wird, erhöhen sich die Speicherkosten. Über den Salesforce eigenen App Store AppExchange können Endanwender außerdem zusätzliche Software downloaden und installieren – viele davon kostenpflichtig. Und schließlich sind regionale Beschränkungen und die Zahlungserhöhungen am Ende des Jahres zu berücksichtigen. Schon bei einem Anbieter allein ist es also schwierig den Überblick über Nutzer, Konten und Instanzen zu bewahren und Kosten sinnvoll zu konsolidieren.

Starke Position bei Verhandlungen

Prinzipiell ist der Preis für eine Lizenz voll auf gerechtfertigt, solange die Anwendung auch im vereinbarten Umfang genutzt wird. Dafür müssen Unternehmen jedoch in der Lage sein, die Nutzung jeder Anwendung zu ermitteln. Nur so können sie SaaS-Ausgaben optimieren, unnötige Kosten eliminieren und ungenutzte Lizenzen kündigen oder umverteilen. Wer die Informationshoheit über die IT-Assets im Unternehmen behält, kann zudem im Rahmen von Audits und Vertragsverhandlungen besser agieren. Die Gelegenheit dazu ist günstig. Denn auch wenn SaaS in einigen Bereichen boomt, bleibt das IT-Budget von Unternehmen vorerst begrenzt. Anbieter müssen demnach wie nie zuvor den Mehrwert ihrer Anwendung unter Beweis stellen, um Verträge zu verlängern und das Abwandern von Kunden zu verhindern.

Je umfassender und detaillierter Daten über Lizenzen und Nutzung vorliegen, desto selbstbewusster können Unternehmen bei Neuverhandlungen auftreten. Eine gründliche Vorbereitungsphase und die Abstimmung mit allen Stakeholdern im Unternehmen machen 80% der Verhandlungen aus. Zudem lohnt es sich, Erkundungen am Markt einzubeziehen und herauszufinden, wie viel Unternehmen dergleichen Branche und Größe für ähnliche SaaS-Produkte zahlen. Nur in den seltensten Fällen bleibt es dann bei einem ersten Angebot. Tatsächlich dauert es in der Regel bis zu vier Runden, ehe die angebotenen Services und Preise den eigentlichen Anforderungen eines Unternehmens entsprechen.

Im Zusammenhang mit SaaS wird es immer Optimierungsbedarf geben, da veränderte Anforderungen und Nutzung von Applikationen über die Zeit zu erheblichen und ungeplanten Kosten führen können. Wer den SaaS-Einkauf strategisch und zukunftsorientiert ausrichten will, sollte daher früh damit beginnen, Transparenz zu schaffen und bösen Überraschungen vorzubeugen.