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Das Business Continuity Institute (BCI) hat den von F24 gesponsorten „Emergency & Crisis Communications Report“ 2023 veröffentlicht. Der Bericht zielt darauf ab, einerseits Organisationen bei der Bewertung ihrer Kommunikationstools, Pläne und Verfahren zu helfen; andererseits um Debatten anzustoßen und „Best Practices“ für die Umsetzung von Krisenmanagementplänen aufzuzeigen.
Der Aufschwung von SaaS-Lösungen setzt sich fort
Software-as-a-Service wird nun von 81 % der befragten Organisationen verwendet, die eine Softwarelösung für die Notfallkommunikation einsetzen. Damit übertrifft der Einsatz von SaaS-Lösungen nun die Verwendung von On-Premise Software. Dieser Trend wird vor allem durch die COVID 19-Pandemie und die Zunahme von hybriden oder Remote-Arbeitsmöglichkeiten getrieben.
Die weit verbreitete Nutzung der SaaS-Technologie ist auf ihre Flexibilität zurückzuführen, die Organisationen eine effektive Kommunikation mit verschiedenen Geräten an verschiedenen Standorten ermöglicht. Der Bericht zeigt auch, dass durch SaaS-Lösungen eine schnellere Reaktionsgeschwindigkeit und Aktivierung von Krisenkommunikationsplänen erreicht wird: 78,2 % der Organisationen, die SaaS-Lösungen verwenden, konnten ihre Notfallkommunikationspläne innerhalb von 30 Minuten aktivieren, wohingegen es bei der Verwendung von On-Premise Lösungen lediglich 58,6 % waren.
Die beliebtesten Tools und Geräte für die Notfallkommunikation
Mobiltelefone sind wie bereits im letzten Jahr das beliebteste Gerät zum Managen von Notfallkommunikationen. Dies ist teilweise darauf zurückzuführen, dass sich durch Saas Technologie auch über das Handy auf die Notfall-Kommunikationstools des Unternehmens zugreifen lässt. Dass Smartphones mit ihren umfangreichen Funktionalitäten im Grunde wie eine Art Mikro-Tablet funktionieren, führt dazu, dass der Einsatz von traditionellen Tablets in Notfallsituationen stark zurückgeht – in diesem Jahr um 10 Prozentpunkte. Damit sind sie sogar noch weniger beliebt als Tischtelefone.
E-Mails sind immer noch das beliebteste Kommunikationsmittel in einer Krise mit 70,6 %, gefolgt von Business Messaging Tools (Teams, Slack, Skype usw.) mit 66,1 %. Allerdings wechseln viele Unternehmen aufgrund von technischen Ausfällen im vergangenen Jahr, beispielsweise bei Microsoft Teams, nun zu speziellen Tools zur Bewältigung von Notfallsituationen. So nutzen nun ein Drittel der Organisationen eine spezielle Software für Notfallkommunikation, während 24,6 % eine Secure Messaging-App verwenden, die dediziert dem Einsatz in Notfallsituationen dient.
Notfallplan Aktivierung
Im Jahr 2022 waren widrige Wetterbedingungen der Hauptauslöser für Notfallkommunikationspläne, während Krankheitsausbrüche, die in den beiden vorherigen Jahren der Haupt-Trigger waren, nun auf den fünften Platz abgerutscht sind. IT- oder Telekommunikationsvorfälle waren mit 43,3 % (im Vergleich zu 42,0 % im Vorjahr) das
zweithäufigste Ereignis. Organisationen, die sich mit diesen Situationen konfrontiert sahen, werden schneller bei der Aktivierung ihrer Notfallkommunikationspläne. So konnten 73,1 % innerhalb von 30 Minuten auf einen Notfall reagieren. Durch die schnellere Aktivierungszeit und technologische Verbesserungen in der Notfallkommunikation senken viele
Organisationen nun ihre zeitlichen Ziele bei der Aktivierung der Pläne – wobei nun anstelle der berühmten „golden hour” die Zielsetzung in Richtung „goldene fünf Minuten“ geht.
Mit 74,3 % lag die durchschnittliche Anzahl der Male, in denen Organisationen 2023 ihr erwartetes Reaktionsniveau erreicht haben, etwas unter dem Wert von 2021 und 2022. Ähnlich wie in den vorherigen Jahren lag die Hauptursache dafür bei menschlichem Versagen und nicht an der Technologie. Die Interviews haben außerdem gezeigt, dass sich Organisationen jetzt mit kürzeren Reaktionszeiten selbst auf den Prüfstand stellen.
Als Hauptursache dafür, dass die Reaktionszeit nicht eingehalten werden konnten, gaben Unternehmen mangelnde korrekte Kontaktinformationen des Personals an. Unternehmen könnten durch Übungen und Training ihrer Notfallkommunikationspläne bessere Reaktionsniveaus erreichen. Die Häufigkeit von Übungen in diesem Bereich nimmt weiter zu: Die Anzahl der Organisationen, die ihre Pläne zweimal im Jahr oder öfter üben, ist gestiegen (41,2 %).
Weitere Ergebnisse:
• 70,5 % der Organisationen nutzen digitale Tools oder Software, um ihre Notfallkommunikation in Krisenszenarien zu managen.
• Mit 85,9 % bleibt die Funktion, schnell eine große Anzahl von Personen zu alarmieren und zu organisieren, die wichtigste Funktion eines Notfallkommunikationstools.
• Die Implementierung von IoT-Geräten innerhalb von Notfallkommunikationsplänen wird immer beliebter, wobei 39,1 % der Organisationen jetzt IoT-Geräte nutzen.
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