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Manpower ist nicht nur in ein neues National Head Office umgezogen, sondern hat gleichzeitig das Print-Management mit Optimized Print Services von Konica Minolta optimieren lassen.

Die ManpowerGroup ist weltweit einer der führenden Personaldienstleister für Personalvermittlung, Arbeitnehmerüberlassung und Human Resource-Lösungen. Dabei unterhält das Unternehmen 4.000 Standorte in 82 Ländern. Im Mai 2011 erfolgte der Umzug der deutschen Zentrale in ein neues Gebäude und damit gleichzeitig der Austausch und die Optimierung der alten Print-Infrastruktur durch Konica Minolta im Rahmen von Optimized Print Services (OPS). Damit eingehend wurde die Monitoring-Lösung SiteAudit implementiert, die für Störungsmeldungen und Tonerbelieferungen sorgt. Aufgrund dieser Meldungen werden automatisch Techniker angefordert. Zusätzlich wird das Druckaufkommen überwacht. Als Folge ist ein erheblich reduzierter administrativer Aufwand in der IT festzustellen.

Etwa 400.000 Firmen – vom Kleinunternehmen, über den Mittelständler bis hin zu multinationalen Konzernen – zählen weltweit zum Kundenkreis von Manpower. In Deutschland ist die Manpower GmbH & Co. KG Personaldienstleistungen mit Sitz in Eschborn bei Frankfurt am Main seit 1965 präsent. Sie beschäftigt heute in über 200 Niederlassungen rund 1.400 Mitarbeiter sowie zusätzlich über 20.000 Zeitarbeitsnehmer. Die ManpowerGroup Deutschland erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2010 einen Umsatz von 596 Millionen Euro. Mit 13 verschiedenen Branchenlösungen, unter anderem für die Bereiche Health Care, Luftfahrt und Finanzwesen, bietet das Unternehmen zielgruppengerichtete Fachkompetenz für die entsprechenden Kundensparten. Weil der ehemalige Standort des deutschen National Head Office (NHO) in Frankfurt bald „aus allen Nähten zu platzen“ drohte und bereits auf mehrere Gebäude aufgeteilt war, entschloss sich das Unternehmen 2010 in eine neue Zentrale in Eschborn umzuziehen und alles an einem Standort zu bündeln. Im Zuge dessen bot sich die Gelegenheit, sämtliche operativen Bereiche des Unternehmens genauer unter die Lupe zu nehmen und ihre Effizienz und Produktivität einer Prüfung zu unterziehen.

Herausforderung: Hohe Dezentralität und administrativer Aufwand
 
Was den Bereich Output Management betraf, war schnell klar, dass hier erhebliches Verbesserungspotential bestand. Bisher verfügte Manpower über eine heterogene Drucklandschaft, bestehend aus diversen Herstellern und Modelltypen. „Wir hatten viele Sorgen mit den früheren Geräten: Die hohe Dezentralität, unterschiedliche Hersteller, kein Monitoring, zu viele unterschiedliche Treiber, die verwaltet werden mussten, manuelle Zählerstandsablesung, keine automatische Tonerbelieferung, zu viele Calls im Helpdesk – insgesamt ein hoher Administrationsaufwand für die IT“, beschreibt Andreas Kaden, Leiter ITInfrastructure bei Manpower, die Ausgangssituation.

„Zudem wurden Drucker in den Niederlassungen über die Jahre je nach Bedarf angeschafft. Es war uns nur noch mit erheblichem Aufwand möglich, nachzuvollziehen, welche Drucker überhaupt im Einsatz waren und ob diese jeweils noch gerechtfertigt waren.“ So wurde schließlich Konica Minolta ins Boot geholt, um die Print-Infrastruktur zu optimieren. Dazu wurden seit August 2010 zahlreiche Workshops mit Manpower durchgeführt. Gemeinsam wurde die vorhandene Situation analysiert, eine Strategie zur Verbesserung entwickelt sowie erarbeitet, welche Ressourcen und Aufgaben für jeden einzelnen Schritt benötigt wurden und welche Prozesse und Wege einzuhalten waren. Das Ergebnis bestand in einem Optimierungsplan, der nur noch einen MFPHersteller vorsah und somit die Treibervielfalt deutlich reduziert werden konnte. Damit einher ging auch der verminderte Administrationsaufwand für die IT.
 
 
 
Projektleiter Konica Minolta und Ablösung „auf einen Schlag“
 
Der Umzug des NHO war für Mai 2011 geplant. Dabei war ein wichtiges Kriterium für Manpower, dass keine Altsysteme in das neue Gebäude mit einziehen sollten. Vorab sollten auch die Systeme an allen bundesweiten Standorten ausgetauscht werden. Konica Minolta unterbreitete daher das für Manpower ausschlaggebende Angebot, sämtliche Geräte „auf einen Schlag“ abzulösen und die neuen Systeme mit einer einheitlichen Laufzeit auszustatten. Die große Herausforderung bestand hierbei, 216 Multifunktionssysteme in gut zweieinhalb Wochen an 190 bundesweite Standorte auszuliefern, zu installieren und Einweisungen vorzunehmen. „Bedingt durch den Umzug liefen unsererseits dermaßen viele Projekte parallel, dass unsere Personal- und Zeitressourcen sehr eng gesteckt waren und wir dieses Projekt nicht hätten alleine stemmen können“, beschreibt Kaden die Herausforderung. „Entscheidender Hauptfaktor, warum wir uns zusätzlich für Konica Minolta entschieden haben, war ihr Angebot, die komplette Projektleitung zu übernehmen. So mussten wir seitens Manpower ‚nur’ Hilfestellung leisten und die Zuarbeiten liefern.“ Pro Tag wurden bis zu zwanzig Systeme in den Standorten installiert. Um die Systeme just-in-time anzubinden und die Mitarbeiter so wenig wie möglich in deren Arbeitsabläufen zu beeinträchtigen, wurden die Systeme im Konica Minolta HUB Solingen und auf den LKWs selbst bereits vorkonfiguriert. Die Einweisungen an den Systemen erfolgten jeweils am Folgetag der Auslieferung. Zusätzlich nutzte Manpower das webbasierte Training, mit dem sich Mitarbeiter individuell am PC oder am System die Funktionen von einer virtuellen Trainerin erklären lassen können. Die Projektplanung und -durchführung erfolgte mit der Konica Minolta internen Projektmanagement-Methode PR2OMPT, die auf dem weltweiten Projektstandard PRINCE2 basiert. Durch die Einführung der neuen Lösung konnten 95 Prozent der Arbeitsplatzdrucker eliminiert werden. Dies ist auch Bestandteil der Drucker Policy, die Manpower und Konica Minolta gemeinsam erarbeitet haben. Hier stehen unter anderem die Unzulässigkeit von Arbeitsplatzdruckern sowie die Notwendigkeit zum Schwarzweiß- und Duplexdruck festgeschrieben. Letztere sind im Druckertreiber bereits voreingestellt.

„Kontrolle abgeben, aber nicht verlieren“
 
Das Monitoring der Systeme erfolgt mit der Applikation SiteAudit von Konica Minolta. Störungsmeldungen, Tonerbelieferungen und die Beauftragung von Technikern für Wartungseinsätze laufen jetzt automatisiert ab. Zudem werden Auswertungen erstellt, die einen Überblick über die Auslastung der Drucksysteme geben, also wie viel wird insgesamt gedruckt, wie viel beidseitig, wie viel im DIN A3- bzw. A4-Format und wie viel in Farbe und Schwarzweiß. „Mit SiteAudit haben wir die Kontrolle zwar abgegeben, aber nicht verloren“, so Kaden. „Jede Meldung, die an Konica Minolta versendet wird, erhalten wir automatisch in Kopie per E-Mail. Zusätzlich erhalten wir eine Übersicht über das Druckaufkommen und können somit reagieren, wenn zum Beispiel an einem Standort das Druckvolumen zu hoch für die dort installierten Systeme ist.“ Zählerstände, die früher manuell erfasst wurden, lassen sich heute per Tastenklick generieren. „In der Vergangenheit haben wir halbjährlich Zählkarten an unsere 200 Niederlassungen versendet. Aber nur 50 Prozent davon wurden überhaupt zurückgeschickt. Die fehlenden Angaben mussten wir dann schätzen. Das stellte einen enormen Aufwand dar“, erläutert Kaden. Verbesserungen sind auch im Servicedesk zu spüren. Hier hat die Anzahl der Calls deutlich abgenommen. Da die Systeme Störungen heute automatisch melden, bilden nur noch „Notanrufe“ die seltene Ausnahme. Manpower hat überdies eine deutlich bessere Planungssicherheit in Bezug auf den Toner- und Papierverbrauch erhalten. „Mit SiteAudit sind wir deutlich effizienter und produktiver“, betont Kaden.
  
Manpower Gebäude 
 
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
 
Da OPS ein kontinuierlicher Prozess ist, ist das Projekt seit dem Roll-out im März noch nicht abgeschlossen. So sollen regelmäßig Review-Meetings stattfinden. Hier wird überprüft, welche Serviceeinsätze es gab, welche Probleme auftauchten, ob die vereinbarten Service Level Agreements (SLA) eingehalten werden konnten, ob das definierte Druckvolumen von monatlich 642.000 Schwarzweiß- und 18.000 Farbseiten noch gerechtfertigt ist und welches Feedback es seitens der Mitarbeiter gibt. Zusätzlich soll weiteres Optimierungspotential erörtert werden. So ist derzeit beispielsweise die Einführung eines Formularwesens im Gespräch, um gedrucktes Briefpapier zu ersetzen. Außerdem soll die Einführung eines Dokumentenmanagement- und Scan-Routing-Systems geprüft werden, um die Dokumentenworkflows weiter zu optimieren und die Mitarbeiter so gut es geht, zu entlasten. „Der Projektablauf war und ist einmalig“, bekräftigt Kaden. „Die Bereitschaft von Konica Minolta, sich intensiv mit unseren Businessprozessen zu beschäftigen war der Schlüssel zum Erfolg. Letztlich schaffte dies natürlich die Voraussetzung, um seitens Konica Minolta die Projektleitung zu übernehmen. Ohne Vertrauen und eine Zusammenarbeit, bei der sich beide Seiten aufeinander verlassen können, hätten wir dieses Projekt nie so erfolgreich bewerkstelligt.“

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