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In Stiftung Deutsches Technikmuseum Berlin, Berlin

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In Hotel Maritim, Bonn

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EFSS File Sharing 403564822 700

Obwohl immer mehr Unternehmen Ihre Datenhaltung und -flüsse mit Enterprise-Filesharing-Plattformen organisieren, besteht vielerorts noch immer große Scheu vor einer konsequenten Umsetzung. Dabei bietet der Markt mittlerweile eine Reihe von Lösungen, die eine einfache Migration ermöglichen und Effizenz und Sicherheit drastisch erhöhen.

Die Ära von Smartphone, Tablet und Co. bringt vor allem die Besonderheit mit sich, dass die Angestellten eines Unternehmens in ihrem Privatleben häufig schon über eine effizientere Dateninfrastruktur verfügen als ihr eigener Arbeitgeber. Für viele ist es deutlich einfacher, mit jedem verfügbaren Endgerät auf Urlaubsfotos oder die persönliche Musikbibliothek zuzugreifen, als Dateien aus dem eigenen Arbeitsumfeld.

Es ist zudem keine Seltenheit, dass User mehr als eine (Cloud-)Filesharing-Lösung nutzen: Die Affinität privater Anwender zum Umgang mit Cloud-Filesharing steigt kontinuierlich – ein Komfort, den sie zunehmend auch am Arbeitsplatz einfordern. Die Folge ist der schleichende Aufbau sogenannter „Schatten- IT´s” innerhalb eines Unternehmens. Der Begriff meint parallel zur Unternehmens-IT existierende Systeme wie private Cloud-Speicher oder persönliche Filesharing Plattformen wie Dropbox, Google Drive & Co., in denen vertrauliche Daten liegen und die in den meisten Fällen nicht konform mit internen Sicherheitsund Compliance-Richtlinien sind.

Solche Strukturen findet man in vielen Unternehmen jeder Größe und Branche und sie entstehen, weil externe Systeme und Kommunikationskanäle schneller und bequemer als die „offizielle” Unternehmenslösung zu bedienen sind. Diese bestehen nämlich an vielen Orten immer noch aus einem Mix aus Netzlaufwerken, Wechseldatenträgern, der allseits beliebten E-Mail oder auch gedrucktem Papier.

Nachholbedarf bei vielen Unternehmen

Der Einsatz von lokal im Unternehmen gehosteten On-Premise- oder in einer public Cloud betriebenen Filesharing-Systemen ist laut einer aktuellen Umfrage von TechConsult im Auftrag von IBM und ownCloud noch nicht einmal bei der Hälfte der deutschen Unternehmen ein Thema – und das obwohl der Nutzen vielerorts bewusst ist und die Sicherheitsbedenken vergleichsweise gering sind. Doch die Datenmengen innerhalb von Unternehmen nehmen weiter zu, auch das zeigt die Studie eindrücklich, (Siehe Grafik). Unternehmen können daher mit praktischen Filesharing-Lösungen ihre Effizienz, vor allem aber den Schutz sensibler Daten verbessern. Rund um das Thema Enterprise File Sync and Share ist in der Vergangenheit ein Markt entstanden, der einer immer größeren Differenzierung und Spezialisierung unterworfen ist. Laut der Gartner-Studie „Transformation Drives the EFSS Marketplace Through 2020” werden sich langfristig die folgenden Punkte als wichtigste Entscheidungsfaktoren herauskristallisieren:

1. Mobilität, etwa über die Einbindung von Smartphones, Notebooks und Desktops sowie Unterstützung für Webbrowser und Integration mit mobilen Apps von Drittanbietern

2. Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit: moderne Benutzeroberflächen mit Features wie Datei-Drag-and-Drop und Open-In-Mobile-Anwendungen steigern die Usability und sorgen erst dafür, dass EFSS überhaupt erst  innerhalb einer Organisation Fuß fasst

3. Einfache Dateibearbeitung, inklusive Dateizugriff, Synchronisation und Freigabe.

4. Steigerung der Produktivität, wie zum Beispiel Dateierstellung, Bearbeitung, Anmerkungen, Markierungen und Notizen – nativ oder durch Integration mit Drittanbieter-Suiten wie Office-Applikationen, Google Docs oder Open- Source-Alternativen wie Collabora oder LibreOffice.

5. Zusammenarbeit in Workspaces und Ordnern, kooperative Bearbeitung, Änderungsverfolgung und Kommentare zu Dateien und Gesprächen.

6. Content Management, einschließlich Metadatenklassifizierung, Suche, Aufbewahrungsrichtlinien, Audit Trail, E-Discovery und Analytics

7. Workflow, also dokumentenbasierter Prozessautomatisierung mit Aktionen auf Dateien, Aufgabenbenachrichtigungen, Metadaten und Benutzern sowie Dateibehandlung, die durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden.

8. Analytics, zum Beispiel Daten über die Nutzung von Inhalten...


Lesen Sie die weiteren Merkmale im folgenden eBook: 

EFSS

EBOOK ENTERPRISE FILE SYNC & SHARE (EFSS)

Sicherheit: überall - immer - für alle Daten


Das eBook EFSS vergleicht 13 Merkmale von Enterprise File Sync & Share (EFSS)-Lösungen und stellt sieben strategische Leitlinien vor für die Auswahl einer Enterprise File Sharing & Content Collaboration Plattform.

Sichere Daten sind heute das A & O in Unternehmen. Oft werden Daten noch unverschlüsselt abgelegt oder gar versendet. Schwierig wird es, wenn Daten auch noch synchronisiert werden müssen.

Deutsch, 33 Seiten, PDF ca. 5,6 MB, kostenlos

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