HCM-Cloud: Sonnige Aussichten für das Personalmanagement

Cloud Computing hat im Unternehmensalltag vieles verändert. Abteilungen, die die Cloud bis jetzt noch nicht genutzt haben, planen dies für die nahe Zukunft (BITKOM Studie: „Cloud Computing wird Basistechnologie in vielen Unternehmen“). 

Auch geschäftskritische Funktionen werden künftig in der Cloud laufen – und zwar über alle Märkte hinweg. Für das Personalmanagement bedeutet dieser Wechsel vom „Flickenteppich“ aus verschiedenen On-Premise-Lösungen hin zu einem vollständig integrierten, cloudbasierten Human Capital Management-System (HCM) eine Evolution.

HR-Systeme werden zunehmend automatisiert. Digitale Prozesse ersetzen viele administrative Aufgaben, die zuvor einen persönlichen Kontakt voraussetzten. Damit stellt sich unweigerlich die Frage, ob die Weiterentwicklung von Technologien tatsächlich dazu führt, dass große Teile der Belegschaft künftig von Maschinen ersetzt werden. Nicht, wenn es nach Andrew McAfee und Erik Brynjolfsson geht: In deren Buch „The Second Machine Age“ vermuten die beiden Autoren vielmehr, dass Menschen und Maschinen in perfekter Harmonie zusammenarbeiten und sich vor allem gegenseitig ergänzen werden – mit der richtigen Mischung aus Kreativität, Einfallsreichtum und der Fähigkeit, komplexe Muster zu erkennen.

Damit diese These tatsächlich irgendwann real werden kann, gibt es allerdings noch einiges zu tun. Noch immer nutzen viele Unternehmen dutzende, verschiedene Systeme, die jeweils individuelle Anforderungen an die Integration stellen. Dies bläht nicht nur den Verwaltungsaufwand auf, es verhindert auch eine einheitliche Datenbasis. Doch nur wenn diese gegeben ist, kann die Analyse der Daten ein eindeutiges Bild des Unternehmens vermitteln. Dabei ist offensichtlich, dass fortschrittliche Analysen, mit denen sich zum Beispiel Trends identifizieren und Muster vorhersagen lassen, die Personalführung und weiter gefasste HR-Prozesse besser nachvollziehbar machen. Zugleich machen sie den Unterschied zwischen willkürlichem „Bauchgefühl“ und einem zielgerichteten, einfallsreichen Handeln aus.

Unternehmen, die diverse Applikationen für gängige Prozesse wie Zeiterfassung, Reisekosten und Lohnbuchhaltung nutzen, sind außerdem weniger effizient wie Unternehmen mit einem einheitlichen System. Gründe dafür sind Redundanzen und eine manuelle, oft fehlerbehaftete Dateneingabe. Noch kritischer ist, dass Firmen sich so nicht sicher sein können, ob sie ein verlässliches Bild von ihrem Unternehmen erhalten und ob die vorhandenen Daten für analytisch fundierte Geschäftsentscheidungen genutzt werden können.

In Anbetracht dieser Herausforderungen ist die Zeit reif für einheitliche HCM-Systeme. Cloudbasierte HCM-Systeme mit einem Gesamtüberblick über alle HR-Funktionen werden wohl schon bald die bevorzugte Wahl derjenigen Unternehmen sein, die ihre bestehende Infrastruktur durch viele einzelne Systeme nicht noch komplexer machen wollen.

Bild: HCM-Funktionen

Predictive Analytics: Die Zukunft erkennen, bevor sie geschieht

Mit einer modernen HR-Lösung lassen sich sämtliche Daten eines Unternehmens in Echtzeit auf einen Blick erfassen. Erst dann entfalten Techniken wie eine intelligente Datenklassifizierung und Machine-Learning-Methoden ihre volle Wirkung. Ein Beispiel: Unternehmen nutzen bereits sogenannte „Predictive Analytics“ – Systeme, die Aussagen über zukünftige Entwicklungen generieren. Moderne Systeme können darüber hinaus Empfehlungen geben, wie sich ein bestimmter Trend in die gewünschte Richtung beeinflussen lässt – zum Beispiel, wie man den Verlust eines Talents abwenden kann. Hier spricht man von „Prescriptive Analytics“.

Dank des Einsatzes solcher vorausschauender Analysen erhält das Personalmanagement umfassende Einblicke in das gesamte Geschäftsfeld. Es gibt weitere, zentrale Aspekte, die bei der Auswahl eines HCM-Systems berücksichtigt werden sollten.

• Intensive Nutzung optimiert Arbeitsabläufe: Was nützt das schönste Auto, wenn die Räder eckig sind? Oder in diesem Fall: Was nutzt das beste System, wenn es nicht den Bedürfnissen der Anwender entspricht oder zu kompliziert ist? Der Wert einer intuitiven Nutzeroberfläche von Unternehmenssoftware wird oft unterschätzt. Selbstverständlich kann man Mitarbeitern vorschreiben, ihre Arbeitszeit und Reisekosten einzutragen. Doch werden sie es wirklich regelmäßig und ordentlich tun? Und wie aufwändig ist es, sie daran zu erinnern? Nur bei einer einfachen, angenehmen Nutzung werden Self-Service-Funktionen auch angenommen. Moderne HCM-Lösungen sollten also eine durchweg positive Nutzererfahrung bieten können.
   
• Mobiler Zugriff für Mitarbeiter und Führungskräfte: Die mobile Verwendung von Unternehmenslösungen, ermöglicht durch die Cloud, gehört zu den essentiellen Anforderungen einer modernen Arbeitswelt. Mitarbeiterbeurteilungen und andere HR-Aufgaben sollten mobil vorbereitet und erledigt werden können. Dafür müssen Manager und Mitarbeiter auch zwischen dem Desktop-Computer und mobilen Geräten hin und her wechseln können. So erhöhen HR-Abteilungen außerdem die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich an der Erhebung von umfassenden HR-Daten zu beteiligen.
   
• Positive Nutzererfahrung stärkt Employer Branding: HR-Systeme sind tägliche Berührungspunkte zwischen Mitarbeitern und dem Unternehmen, sie erleben auch hier die Marke des Unternehmens. Ein innovatives Unternehmen mit einem HR-System, das gefühlt in den 80er Jahren programmiert wurde, folgt seiner eigenen Markenvorstellung nicht. Die wichtigsten Träger des Employer Brands sind die eigenen Angestellten – es lohnt sich daher, sie mit einer hervorragenden Nutzererfahrung zu beeindrucken.
   
• Konsolidierte Datenbasis und Transparenz: Ein System, das alle HR-relevanten Daten zusammenführt und leicht zu bedienen ist, hat einen weiteren Vorteil: Es wird hochgradig transparent. Workday wird nicht ohne Grund als „Liebling des Betriebsrates“ bezeichnet. Mit 20 bis 30 verschiedenen Systemen hingegen ist es nahezu unmöglich, im Detail den Überblick zu behalten, wer welche Informationen einsehen kann und wer ausgeschlossen bleibt.

Die Cloud wird für Unternehmen zur ersten Wahl

Mittlerweile bewegen sich auch eher konservative Unternehmen in Richtung Cloud-Lösungen, da sie skalierbar und flexibel sind und den Verwaltungsaufwand reduzieren – bei deutlich geringeren Betriebskosten. Mit Cloud-Lösungen (Software-as-a-Service) kaufen Unternehmen gleichzeitig auch alle Instandhaltungsarbeiten und Updates, der Cloud-Anbieter übernimmt diese Aufgaben als Dienstleistung. Jeder Kunde bekommt stets die aktuelle Software und Updates geliefert, mit denen alle (HR-)Funktionen auf dem neusten Stand gehalten werden. Für Kunden sind ihre Systeme daher vergleichbar und sie können sich untereinander dazu austauschen. Zudem sind sie durch ihr Feedback indirekt in den Entwicklungsprozess der nächsten Version involviert und tragen dazu bei, das System gemeinsam mit Anbietern wie Workday zu optimieren.

Das US-Analystenhaus IDC bestätigt, dass sich Investitionen in Cloud-Lösungen bereits nach einem Jahr auszahlen: Demnach bescherten Cloud-Lösungen Unternehmen 13 Prozent mehr Produktivität und 28 Prozent weniger Kosten. Laut dem Branchenverband BITKOM haben bereits 44 Prozent der deutschen Unternehmen in Cloud-Lösungen investiert. Die Cloud ist kein Nischenmarkt mehr – es ist Zeit, sich zu entscheiden.

Christoph Kull ist Regional Vice President DACH bei Workday

www.workday.com/de