Neue Tools implementieren – Diese Fehler machen Unternehmen

Im Zuge der Digitalisierung müssen Unternehmen sich intensiv mit neuen Tools auseinandersetzen. André Reimers, German Market Lead  beim Fintech Pleo, erklärt, worauf es ankommt.

Herr Reimers, warum ist es für Unternehmen gerade jetzt wichtig, sich digital aufzustellen?

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André Reimers: Wir bewegen uns schnellen Schrittes in ein unternehmerisches „Neues Normal”. Die seit mehr als zwei Jahren anhaltende weltweite Pandemie befeuert dezentrale, sowie hybride Arbeitsformen. Unlängst arbeiten Teams in Co-Working Spaces, Hubs oder bequem aus den eigenen vier Wänden. Den neuen Anforderungen entsprechend investierten europäische Unternehmen bereits zu Beginn der Pandemie insbesondere in Software und den Ausbau ihrer digitalen Infrastruktur und verdoppelten ihre Ausgaben in diesen Unternehmensbereichen*. Rückblickend zeigen diese Daten, dass Unternehmen proaktiv der Herausforderung annahmen, die digitale Transformation voranzutreiben – trotz Pandemie.

Am Ende dieser Transformation stehen zahlreiche Vorteile für das Unternehmen. Technologische Lösungen optimieren Arbeitsprozesse, sparen Zeit, entlasten Mitarbeitende und steigern folglich auch die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Richtig angesetzt und durchgeführt fördert der digitale Wandel auch die Mitarbeitermotivation und beeinflusst die Unternehmenskultur positiv – der unsichtbare Kitt eines jeden Unternehmens. Möchten Betriebe digital aufstocken oder sich gar neu aufstellen, müssen sie dieses Vorhaben mit einer wasserdichten Digitalstrategie begleiten. Sonst entpuppt sich die Digitale Transformation nicht nur als kurzer, sondern auch teurer Ausflug.

Welche Stolpersteine gibt es beim Kauf neuer digitaler Lösungen?

André Reimers: Wer glaubt, ein neues Tool reiche, um eine nachhaltige Veränderung herbeizuführen, irrt. Mit neuen digitalen Lösungen ändern sich an der einen Stelle Handgriffe, neue Handfertigkeiten müssen an anderer Stelle neu erlernt werden. Dabei schultern insbesondere die Anwender neuer Tools einen großen Teil dieses Veränderungsprozesses – und doch werden genau diese in der Planung oftmals vergessen. Die größte Gefahr für Unternehmen besteht darin, dass neue Anwendungen falsch oder gar nicht genutzt werden. Digitalisierungsvorhaben, egal ob klein oder umfassend, flankiert man mittels einer stichhaltigen, anwender-zentrierten Strategie und nicht zu vergessen einem soliden Changemanagement.

Worauf müssen Unternehmen vor dem Kauf einer Software achten?

André Reimers: Es klingt nach einem No Brainer, aber im ersten Schritt definieren Unternehmen ihre Bedürfnisse und Ziele und stellen diese den internen Kapazitäten und Ressourcen gegenüber. Darauf folgt ein Digitalisierungsplan, welcher im Detail alle Schritte eines Prozesses, sprich Auswahl, Rollout, Implementierung und Evaluation, in konkrete Maßnahmen aufteilt. Dabei immer im Blick: die Endnutzer!

Eine passgenaue Lösung für das Unternehmen zu finden, ist bei der breiten Masse an Softwareanbietern nicht einfach. Beim Blick auf die aktuelle Marktlandschaft für Softwareprodukte verlieren Entscheider schnell den Überblick – viele Lösungen und noch mehr Unternehmen drängen auf den Markt. Neue Softwarelösungen müssen den Ansprüchen der neuen Arbeitswelt gerecht werden, aber auch ein gewisses Maß an Flexibilität mitbringen, insbesondere in unsicheren Zeiten. Das Gute ist: Unternehmen müssen nicht zwangsläufig ein Softwareprogramm kaufen. Software as a Service ist ein beliebtes Vertriebsmodell, bei dem Anbieter digitale Produkte online ver- und betreiben. In den letzten zehn Jahren verzehnfachte sich der Umsatz mit SaaS. (Statista, 2021). 

Was spricht für SaaS-Lösungen und für wen eignen sie sich?

André Reimers: Vier von fünf Unternehmen in Deutschland nutzen bereits die Cloud. Der Schritt zu SaaS ist daher nicht ganz so weit. Allgemein eignen sich SaaS-Lösungen für Unternehmen aller Größen und Formen. Kleine- oder mittelständische Unternehmen und Startups mit Wachstumspotential profitieren jedoch besonders von der Flexibilität dieser Vertriebsform. Anders als bei Vollversionen, bieten SaaS-Anbieter die Softwarelösungen in verschiedenen Produktpaketen, den sogenannten Plänen an.

Unternehmen wählen einen auf ihre Bedürfnisse abgestimmten Leistungsumfang – und bezahlen auch nur genau diesen! Im Gegensatz zu Vollversionen, ist die Installation und der Rollout auch ohne IT-Abteilung stemmbar. SaaS ist quasi sofort einsatzbereit! Daneben liegen Wartung, Updates und Co. beim Anbieter. Das schont zusätzlich Kapazitäten. Ein weiterer Entscheidungsfaktor für viele Unternehmen sind die Kosten. Manche Anbieter bieten eine Basisversion ihrer Softwarelösung kostenlos an. Auch bei unserem Tool für automatisiertes Ausgabenmanagement bieten wir einen Free Plan an – bis zu 5 Nutzer*innen verwenden eine Basisversion von Pleo völlig kostenlos und testen das Programm auf Herz und Nieren. Und wenn die Kleinunternehmung einmal wächst, wächst der Plan einfach mit!

Wie lautet Ihre Prognose für die kommenden Jahre im Hinblick auf die digitale Transformation in Unternehmen?

André Reimers: Der digitale Verzug im Unternehmertum wird gerade großen Schrittes nachgeholt, denn digital ist eindeutig das Neue Normal. Im Privaten sind digitale Helfer schon lange ein wesentlicher Bestandteil des Alltags. Ein kurzer Blick auf die Smartphones zeigt Apps für das Online Banking, Streaming-Dienstleister, Gesundheits -und Produktivitäts-Apps. Sobald Menschen aber beispielsweise für die Arbeit eine Ausgabe tätigen, wie einen Kaffee auf dem Weg zum Kundenmeeting kaufen, kommt ein steinzeitlicher Prozess ins Rollen:

Geld auslegen, Spesenquittung ausfüllen, in die Buchhaltung einreichen und auf eine wochenlange Rückerstattung warten. Aber damit ist bald Schluss. Das digitale Normal wird sehr bald auch im Berufsalltag Fuß fassen. Den eben erwähnten Kaffee kaufen Mitarbeiter*innen dann bargeldlos, fotografieren fix den Beleg ab und reichen diesen  mit wenigen Klicks ein. Wenn sie danach ihren ersten Schluck Kaffee trinken, ist dieser noch heiß.

www.pleo.io/de

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