Die Herausforderungen und Vorteile des E-Invoicing

e-Invoice

E-Invoicing, auch bekannt als elektronische Rechnungsstellung, hat in den letzten Jahren in Deutschland an Bedeutung gewonnen. Rechnungen werden dabei in digitaler Form erstellt, versendet und empfangen. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Rechnungsprozess effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

In Deutschland wird E-Invoicing durch das Elektronische-Rechnungs-Gesetz geregelt, das am 27. November 2018 in Kraft getreten ist. Dieses Gesetz schafft eine rechtliche Grundlage für den elektronischen Rechnungsaustausch und fördert die digitale Archivierung von Rechnungen. Es legt außerdem fest, dass elektronische Forderungen bestimmte formale Vorgaben erfüllen müssen, um juristisch gültig zu sein. Die Vorteile des E-Invoicing sind vielfältig. Zum einen ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu senken, indem sie auf den Druck, das Porto und die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen verzichten, zum anderen beschleunigt es den Rechnungsprozess erheblich, da elektronische Rechnungen automatisch erstellt, versendet und empfangen werden können. Dies führt zu verkürzten Zahlungsfristen und einer verbesserten Liquidität.

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E-Invoicing bietet des Weiteren eine bessere Kontrolle über das interne Rechnungswesen. Unternehmen können den Status von Rechnungen in Echtzeit verfolgen, automatisierte Erinnerungen für ausstehende Zahlungen versenden und den Überblick über offene Posten behalten. Darüber hinaus reduziert E-Invoicing das Risiko von Fehlern, da die Daten direkt in das elektronische System übertragen werden können und manuelle Eingaben minimiert werden.

Versand von elektronischen Rechnungen ist nicht auf bestimmte Dokumente beschränkt

Neben Rechnungen können auch Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und andere geschäftsrelevante Dokumente elektronisch versendet werden. Dies ermöglicht einen nahtlosen und effizienten Informationsaustausch zwischen Unternehmen.

Für die Nutzung von E-Invoicing ist eine grundlegende technische Infrastruktur erforderlich. Unternehmen benötigen eine E-Mail-Adresse und eine geeignete Software oder Plattform, um elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Darüber hinaus können elektronische Signaturen verwendet werden, um die Authentizität und Integrität der Rechnungen sicherzustellen. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) beabsichtigt, ein Meldesystem mit verpflichtenden elektronischen Rechnungen für B2B-Umsätze einzuführen. Ziel ist es, den Umsatzsteuerbetrug in Deutschland weiter einzudämmen.

Das neue Meldesystem für B2B-Umsätze wird eine transparente und effiziente Erfassung von Geschäftstransaktionen ermöglichen. Unternehmen werden verpflichtet sein, ihre B2B-Umsätze elektronisch zu melden, wodurch ein zentrales System geschaffen wird, das alle relevanten Informationen über diese Transaktionen enthält. Dies soll die Effizienz und Transparenz im öffentlichen Beschaffungswesen verbessern.

Insgesamt bietet E-Invoicing in Deutschland große Potenziale für Unternehmen, um ihre Rechnungsprozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und dem wachsenden Bewusstsein für die Vorteile von E-Invoicing wird erwartet, dass immer mehr Unternehmen auf diese moderne Form der Rechnungsstellung umsteigen werden.

Auf dem Weg in eine papierlose Zukunft gibt es jedoch auch einige Herausforderungen zu bewältigen. Zum einen geben die Standardformate wie XRechnung und ZUGFeRD keinen Raum für alle Rechnungsteile, zu denen z.B. Energieversorgungsunternehmen (EVU) gesetzlich verpflichtet sind. Das betrifft z.B. die Verbrauchs- und Zählerdaten, den Energiemix als auch Teile der aktuell eingeführten CO₂-Bepreisung. Hier ist es wichtig, dass man mit einer Lösung und Anbietern zusammenarbeitet, die energiewirtschaftliche Expertise besitzen und deren Lösung auch die Daten aufbereiten und transportieren kann.

Die zweite Herausforderung betrifft die Heterogenität der nichtprivaten Kund*innen, die bei einem durchschnittlichen Stadtwerk zu finden sind. Dadurch entstehen sehr unterschiedliche Anforderungen je Rechnungsempfänger, gerade in Bezug auf die gewünschten Formate und Transportwege. Deshalb ist hier eine Lösung wichtig, die all den unterschiedlichen Empfänger*innen eine individuelle Lösung anbieten kann, damit die Kund*innen des EVU zufrieden gestellt werden. Außerdem müssen sich alle Beteiligten an den neuen Standard anpassen und gegebenenfalls ihre Prozesse und Systeme umstellen. Hierbei müssen auch die unterschiedlichen technischen Voraussetzungen und Formate berücksichtigt werden. Zum anderen müssen Sicherheitsaspekte gewährleistet werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der übermittelten Daten zu gewährleisten.

Alles in allem kann E-Invoicing dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren, Zeit und Kosten zu sparen, die Nachhaltigkeit zu verbessern und die Sicherheit zu erhöhen. Aus diesen Gründen ist E-Invoicing zweifellos ein wichtiger Schritt in eine papierlose Zukunft und einer damit einhergehenden effizienten wie nachhaltigen Geschäftswelt.

Fazit

E-Invoicing als neuer Standard bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der herkömmlichen papierbasierten Rechnungsstellung. Ein großer Vorteil ist die Zeitersparnis, da die Rechnungen direkt elektronisch übermittelt und verarbeitet werden können. Dadurch entfällt der manuelle Aufwand, der mit dem Versand, dem Empfang und der Bearbeitung von Papierrechnungen verbunden ist. Auch die Fehleranfälligkeit wird reduziert, da elektronische Rechnungen automatisch verarbeitet werden können und es dadurch weniger menschliche Eingriffe gibt. 

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass E-Invoicing ein wichtiger Teil der Digitalisierung der Wirtschaft ist, und es Unternehmen aller Branchen ermöglicht, ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. E-Invoicing bietet eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen und Kund*innen und trägt dazu bei, die Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit des Rechnungswesens zu verbessern.

Markus Jeschke

CapeVision GmbH -

Geschäftsführer

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