Dokumentenmanagement-Systeme: Auf die Schnittstelle kommt es an

Kurze Reaktionszeiten bei allen geschäftlichen Aktivitäten, gleich ob im Vertrieb, der Finanzbuchhaltung oder im Personalwesen: Das ist der Vorteil durchgängig digitalisierter Unternehmen.

Die Corona-Pandemie hat das Thema Digitalisierung im Unternehmen zusätzlich befeuert: Neue Formen des Arbeitens und der Kommunikation sind gefragt, wenn Unternehmen den Herausforderungen des wirtschaftlichen Alltags begegnen wollen.

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Mit der Umrüstung auf ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS), das nicht nur Archivierungs- oder Verwaltungstool von Daten und Dokumenten ist, sondern auch Workflows abbilden kann, gelingt die Digitalisierung. „Auf dem Weg zum digitalisierten Unternehmen bildet ein DMS den Dreh- und Angelpunkt. Es macht sämtliche Informationen, Daten und Dokumente, die in einem Unternehmen, in E-Mail-Postfächern, in Aktenordnern, auf Notizzetteln und auf Fileservern zirkulieren, digital nutzbar und stellt sie zentral allen Beteiligten gemäß ihren Nutzungsrechten zeitgleich und vollständig zur Verfügung“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler und Entwickler der DMS Lösung Office Manager DMS.

Es geht aber nicht nur darum, Informationen gesammelt an einem Ort verfügbar zu haben. Das ist nur ein Schritt. Es geht auch darum, die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Vorgang nutzen zu können. „Als bereichsübergreifendes Content-Management System muss ein DMS deshalb diverse Schnittstellen zu Hardware sowie bestehenden Fachanwendungen mitbringen. Ich denke hier insbesondere an Buchhaltungs- und Personalverwaltungssoftware wie SAP und DATEV, E-Mail-Programme oder Office-Anwendungen. Nur so können auch digitale Workflows standortübergreifend entstehen“, meint Krekeler.

Er hat die wichtigsten Anbindungen, über die ein DMS verfügen sollte, unter die Lupe genommen:

E-Mail-Anbindung

Durch ein angebundenes E-Mail-Programm kann ein DMS eingehende Mails samt angehängter Dokumente erkennen und sie an einem zentralen Ort speichern. Auf diese Weise werden sie allen beteiligten Personen zur Bearbeitung zugänglich gemacht. Gleichzeitig werden diese E-Mails direkt in laufende Workflows integriert, sodass immer der aktuellste Status eines Prozesses gewährleisten ist. „Ein DMS erfasst alle enthaltenen Daten automatisch im Volltext und legt sie strukturiert ab. Die sofortige Verschlagwortung des Inhaltes durch die Software sorgt dafür, dass Anwendende eine bestimmte E-Mail binnen Sekunden anhand einer Schlagworteingabe auch wiederfinden“, erklärt Krekeler.

Lexware oder DATEV-Anbindung

Für Unternehmen mindestens genauso wichtig: Eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware. Dank automatisierter Belegerkennung und automatischer Buchungsübergabe können Eingangsrechnungen in Sekundenbruchteilen von DMS verarbeitet werden. „ Anwendende sparen eine Menge Zeit und reduzieren Fehler, denn die Rechnungsdaten müssen nicht mehr in zwei Programmen erfasst werden, sondern werden zwischen DMS und der Buchhaltung ausgetauscht“, so Krekeler.

Archivierungs-Anbindung

Ein DMS muss zudem Möglichkeiten der revisionssicheren Ablage und Speicherung bieten, oder, sofern nicht bereits im DMS enthalten, an ein Programm zur Archivierung angebunden werden. Hier werden alle E-Mails rechtskonform gespeichert und an etwaige Löschfristen erinnert – gerade die Speicherdauer von Dokumenten ist in Hinblick auf Datenschutzrichtlinien sowie Aufbewahrungsfristen wichtig.

Scanner-Anbindungen

Um sich durchgehend zu digitalisieren, müssen Unternehmen auch jene Dokumente, die nur in Papierform vorliegen, digitalisieren. Ein DMS sollte deshalb auch eine Scanner-Schnittstelle mitbringen: „Der Dokumentenscanner digitalisiert sowohl Altunterlagen als auch eingehende Geschäftspost und übermittelt diese Dokumente unmittelbar an das DMS, wo sie weiterverarbeitet und zugeordnet werden. Die integrierte Texterkennungs-Software eines DMS erfasst dabei die gescannten Dokumente im Volltext und erkennt wichtige Eigenschaften, so dass auch diese über die Stichwortsuche im Handumdrehen wiedergefunden werden. Einen positiven Nebeneffekt hat das Scannen außerdem: Papierdokumente können nach erfolgtem Scannen vernichtet werden. Das spart Platz und Kosten für Lagerräume“, erläutert Harald Krekeler.

www.officemanager.de
 

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