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Datenaustausch

Wenn sich Mitglieder der Führungs- und Vorstandsebene in ein Meeting begeben, muss dieses sorgfältig geplant und vorbereitet sein. Dazu gehört es, dass ihnen die notwendigen Sitzungsunterlagen sicher und effizient zur Verfügung gestellt werden und sie diese ebenso sicher bearbeiten, kommentieren und vollständig zurückverfolgen können – egal, wo sie sich befinden.

Wie die MeetingSuite von Brainloop im digitalen Zeitalter helfen kann, erklärt Wolfgang Wiesner, Vice President Technologie bei Brainloop.

Zur Vorbereitung auf das nächste Vorstandsmeeting muss jedes Mitglied Zugriff auf alle relevanten Informationen und Dokumente haben, die für eine fundierte Entscheidungsfindung notwendig sind. Der Versand per E-Mail ist aufgrund der Datengröße oftmals umständlich und birgt ein gewisses Sicherheitsrisiko. Die Bereitstellung via File Sharing ist aus Sicherheits- und Compliance-Gründen meist ausgeschlossen. Viele Unternehmen bestehen selbst heute noch darauf, Teilnehmern ausgedruckte Sitzungsmappen im Vorfeld zukommen zu lassen. Das ist nicht nur ineffizient, sondern ebenso riskant wie der Mail-Transfer: Unterlagen könnten verloren gehen und im schlimmsten Fall gelangen Betriebsgeheimnisse in externe Hände - ein datenschutzrechtlicher Eklat. Doch was brauchen digitale Tools, um ein Höchstmaß an Sicherheit und Effizienz gewährleisten zu können?
 

Sicherheit steht an erster Stelle

Die Kommunikation und der Datenaustausch zwischen Führungskräften, Vorständen und Aufsichtsräten sollten in Sachen Sicherheit höchste Priorität genießen, ohne dabei den Effizienzaspekt zu vernachlässigen.

Die Brainloop MeetingSuite wurde nach Security-by-Design konzipiert und verfolgt daher ein ganzheitliches Sicherheitskonzept. Das Hosting und die Verarbeitung der Kundendaten erfolgen ausschließlich in lokalen, DSGVO-konformen Rechenzentren. Zudem gewährleisten regelmäßige Sicherheitstests und -Audits die Einhaltung angestrebter Sicherheitsniveaus und relevanter Richtlinien. Dank der abgeschlossenen Datenraumarchitektur sowie der Trennung der Daten- und Administrationsebene erhalten Unbefugte keinen Einblick in die Dateninhalte – dies umfasst auch Brainloop als Anbieter sowie die hauseigene IT-Abteilung. Einen hohen Grad an Sicherheit erreicht die MeetingSuite zudem durch eine Zweifaktor-Authentifizierung und modernste und geprüfte Verschlüsselungstechnologie, sowie Information Rights Management (IRM). Darüber hinaus beinhaltet die Lösung eine integrierte, durchgängige Protokollierungsfunktion (Audit-Trail), dank derer sämtliche Aktivitäten nachvollziehbar bleiben.
 

Die Vorteile für Board Officer und Vorstandsmitglieder

Die Vor- und Nachbereitung von Meetings kann unter Umständen sehr zeitintensiv sein. Die intuitive, prozessorientierte Benutzeroberfläche der MeetingSuite unterstützt Board Officer und Teamassistenzen dabei, digitale Sitzungsmappen effizient und automatisiert zu erstellen. Das Management-Cockpit erlaubt dabei einen umfassenden Überblick über sämtliche Prozesse. Im Nachgang lassen sich Sitzungsprotokolle ganz einfach zusammenfassen und automatisiert versenden. Mitglieder der Führungsebene können sowohl online als auch offline auf alle relevanten Dokumente zugreifen, diese lesen und kommentieren. Zudem stellt die MeetingSuite eine Online-Beschlussfassungsfunktion bereit. Schließlich gewährleistet die Lösung einen sicheren Zugriff über mobile Geräte wie das Smartphone oder Tablets, damit Mitglieder selbst unterwegs immer auf dem aktuellen Stand bleiben und sich zeitnah auf bevorstehende Meetings vorbereiten können.

www.brainloop.com


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