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DMS

Mit yuuvis Impulse treibt Optimal Systems die Digitalisierung nun auch in kleinen bis mittleren Unternehmen sowie dezentralen Organisationen voran: Der neue Dokumentenmanagement-Service stellt Kernfunktionen zur revisionssicheren Verwaltung von Dokumenten direkt aus der Cloud zur Verfügung.

Es handelt sich um ein cloudbasiertes DMS für kleine bis mittlere Unternehmen sowie dezentrale Organisationen, mit dem sich alle Arten von Dokumenten digital ablegen, auf den Punkt zur Verfügung stellen sowie revisionssicher archivieren und schnell wiederfinden lassen. Anwender benötigen nur einen Browser vom Typ Microsoft Edge, Google Chrome oder Firefox, um mit dem System arbeiten zu können. Ein proprietärer DMS-Client ist nicht notwendig, das System ist an jedem Arbeitsplatz „Ready-to-run“. Das Hosting und die Wartung liegt in der Verantwortung von Optimal Systems, einem Anbieter von ECM- und DMS-Lösungen.

Folgende DMS-Kernfunktionen stehen im Rahmen des Abos zur Verfügung:

  • Einrichtung einer benutzerindividuellen Ablagestruktur, basierend auf Ordnern und Dokumenten unterschiedlicher Typen
  • Import von Dokumenten aus Verzeichnisstrukturen
  • Stapelimport per Drag-and-drop
  • Freie Ablage von Dokumenten mittels Drag-and-drop inklusive manueller Erfassung damit verbundener Informationen (Metadaten) und Klassifizierung
  • Drag-and-drop-Ablage von E-Mails, wobei die relevanten Metadaten der E-Mail automatisch extrahiert und in Formularfelder eingesetzt werden
  • Effiziente und schnelle Suche durch automatische Volltextindexierung und ergänzende technische Metadaten
  • Unterstützung der Verarbeitung durch Zuweisung an Mitarbeiter, Bearbeitungsnotizen, Wiedervorlagen und Statusüberwachung
  • Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung durch Versionierung und Führung einer Zugriffshistorie
  • Dokumentenanzeige zeigt manuelle und technische Metadaten sowie eine Vorabansicht (Preview) des Dokuments
  • Schutz vor unberechtigtem Zugriff oder versehentlichem Löschen durch ein Berechtigungssystem

yuuvis Impulse wird bei Microsoft Azure auf europäischen Servern gehostet. Für den Betrieb zeichnet Optimal Systems verantwortlich. Weitere Informationen zu yuuvis Impulse sind hier zu finden.

www.optimal-systems.de


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