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20.02.18 - 21.02.18
In Nürnberg, Messezentrum

CESIS 2018
20.02.18 - 21.02.18
In München

SAMS 2018
26.02.18 - 27.02.18
In Berlin, Maritim proArte

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03.03.18 - 03.03.18
In Kassel

Search Marketing Expo 2018
20.03.18 - 21.03.18
In München, ICM – Internationales Congress Center

DatenchaosIn der heutigen Zeit scheinen Informationen nur so an uns vorbei zu rasen. Die Kommunikation hat sich beschleunigt im Zeitalter von E-Mail, Social Media und Mobility. Die Informationsflut gibt durch diese Kommunikationskanäle richtig Gas. Dies geht auch an den Personalern nicht unbemerkt vorüber.

Und wer nicht mitmacht im Rennen um den besten Social-Media-Kommunikator, bleibt mit der Imagepflege weit zurück. Die Folgen der heutigen Kommunikationsflut sind enormer Stress und Zeitmangel. Gleichzeitig werden Themen und Anforderungen durch Innovationen, neue Märkte und Wachstum immer komplexer. Fachkräftemangel, demografischer Wandel und neue Gesetzgebungen verlangen nach innovativen, beschleunigten HR-Prozessen. 

Da scheint es schier unmöglich Ziele „in time“ zu erreichen oder gar zu übertreffen. Die Chancen dafür hängen stark von drei Aspekten ab: der Reduzierung administrativer Tätigkeiten durch automatisierte Prozesse, einer strukturierten Kommunikationsstrategie sowie der Zeitgewinnung für strategische Aufgaben durch digitale Tools. Standardprozesse müssen automatisiert werden. Das Motto heißt also „Vereinfachung“. 

Wie lässt sich eine „Vereinfachung“ der Prozesse im HR realisieren? Folgende Fragen sind dabei zu beantworten:

  • Wie kann ich als Personaler meine Ziele erreichen?
  • Wie kann ich mich auf strategische Aufgaben konzentrieren?
  • Wie kann ich die Administration dezimieren?
  • Wie können Fehler reduziert werden? 
  • Wie kann ich im Berufsalltag Reaktionszeiten verkürzen, ohne 24 Stunden online zu sein?

Licht am Ende des Tunnels

Das größte Einsparpotenzial liegt im administrativen Bereich. Gemeint sind Aufgaben, die dem Personaler lästig sind und die durch optimierte Prozesse viel schneller erledigt werden könnten. Dies leistet eine bedarfsgerechte Lösung, die innerhalb kürzester Zeit Erfolge erzielt und gleichzeitig langfristig erweiterbar ist. Durch die Automatisierung werden papierbezogene Prozesse stark beschleunigt und dies kann auch die Kommunikation beflügeln. 

Ein Beispiel hierfür ist ein Tool zur Zeugniserstellung. Es erzeugt Dokumente automatisch auf Basis ausgewählter Vorlagen und verwendet dabei die vorhandenen Stammdaten des Personalverwaltungssystems. Der echte geldwerte Nutzen ergibt sich durch die Zeitersparnis bei der Erstellung eines Dokuments. Für ein Zeugnis wird plötzlich nur noch die Hälfte der Zeit veranschlagt. Dies ergab eine aktuelle Studie der Ludwig-Maximilian-Universität München, die eine Dokumentenerzeugungssoftware in drei Unternehmen getestet hat. Der ROI (Return of Investment) ergab sich schon innerhalb kürzester Zeit. Sofort spüren die Personaler aber den Freiraum, den eine solche Lösung schafft. 

SimplifyHR Klein

Eine gewaltige Zeitersparnis bietet auch ein digitales Assessment Center mit mobiler Bewerberakte. Es ersetzt die zahlreichen Bewerbermappen sowie den manuellen Aufwand, der damit verbunden ist. Gleichzeitig schafft es ein angenehmes Bewerbungsklima. Denn der Zugriff auf Bewerber-Informationen lässt sich ohne langes Blättern einfach und dezent ermöglichen. Die anschließenden Auswertungen können ebenfalls digital per Knopfdruck erstellt werden. (vgl. Fallstudie bei msg)

Das Wichtigste: die Zeitersparnis

Aktuelle Studien zeigen, dass für Personaler der Aspekt der Zeiteinsparung am wichtigsten ist, wenn es um die Einführung einer HR-Software geht. Gleich danach werden die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit der Prozesse genannt. Selbstverständlich spielt auch der Kostenfaktor eine wesentliche Rolle, der natürlich auch mit der Zeitersparnis einhergeht. Dabei muss ein HR-Tool einfach zu bedienen und stabil sein, die wichtigsten HR-Prozesse abdecken und absolute Datensicherheit bieten.

Komplexität reduzieren

Darin münden all diese Anforderungen. Denn nur intuitive, einwandfrei laufende und sichere Prozesse tragen zur Vereinfachung und Zeiteinsparung bei. Um dies zu erreichen, ist die Lösung auf das aktuelle Problem abgestimmt und deckt gleichzeitig zukünftige Trends und Anforderungen mit ab. Ein modulares Baukastensystem meistert dies: es lässt sich nach individuellen Ansprüchen zusammensetzen und bei Bedarf erweitern. Damit der Anwender von Anfang an mitgenommen wird, ist die Lösung intuitiv und wächst mit den Bedürfnissen und Ansprüchen mit – und zwar in Quantität und Qualität. Zuerst wird beispielsweise ein Zeugnisgenerator eingeführt, dann ein Vertragsbaukasten und später werden auch Standardbriefe damit erstellt. Die Archivierung erfolgt danach in der digitalen Personalakte. 

Gut positioniert

In der Pole-Position steht dabei der Personaler, der sich durch kurze Projekte und schnelle Erfolge auszeichnet. Besser ist es, nicht gleich alles auf einmal zu wollen, sondern die Aufgaben nach Dringlichkeit anzupacken. Ein modulares System, das sich ganz nach dem Baukastensystem erweitern lässt, führt am schnellsten zum Erreichen von Etappenzielen. Erfolge machen sich so schneller bemerkbar. Wird beispielsweise ein Tool zur Zeugniserstellung installiert, können erst Zeugnisse und nach und nach weitere Vorlagen automatisiert werden.

Dabei sind die Personaler auf der Überholspur, die mit dem Anbieter eine Partnerschaft eingehen. Denn nur wenn der Anbieter sich als Partner versteht, kann gemeinsam die beste Lösung für das Unternehmen erarbeitet und weiterentwickelt werden. Oberstes Ziel ist es, mit schnellen, hoch qualitativen Prozessen HR zu vereinfachen!

Eines ist sicher: Um im Rennen um mehr Einfluss im Unternehmen am Ende mit auf dem Siegertreppchen zu stehen, kommen Personaler an der Einführung eines intelligenten HR-Tools nicht vorbei. 

SimplifyHR 2 Klein

Ulrich Jänicke, CEO der aconso ag in München.

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