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Nachdem das Jahressteuergesetz 2008 in Deutschland bereits das Ende der Lohnsteuerkarte aus Papier einläutete, steigen Unternehmen seither zunehmend auf die generelle Digitalisierung der mitarbeiterbezogenen Dokumente um. 

Dabei sollten digitale Personalakten allerdings weit mehr sein als eine reine Ablagefläche. Eine effektive und sichere Lösung bieten leistungsstarke Dokumentenmanagementsysteme wie Elemenz von BCT Deutschland.

Die Fülle an Dokumenten wächst stetig, je länger ein Mitarbeiter im Betrieb ist. Viele kleine und mittelständische Unternehmen setzen daher auf die elektronische Verwaltung der mitarbeiterbezogenen Unterlagen mittels digitaler Personalakten. Hier werden Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Krankmeldungen strukturiert und zentral abgelegt, sodass alle relevanten Dokumente mit einem Klick einsehbar und nicht über mehrere Ordner oder Schränke verteilt sind. Das Ergebnis: Eine einheitliche Aktenführung und effizientere Arbeitsabläufe innerhalb der Personalabteilung.

Als Grundlage modernen Personalmanagements entwickelte das Aachener Software-Unternehmen BCT Deutschland das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Elemenz: Über eine webbasierte Benutzeroberfläche werden damit die einzelnen Personalakten erstellt, verwaltet und mit zugriffsberechtigten Mitarbeitern geteilt. Ein Vorteil: Elemenz kann in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens ohne großen Aufwand integriert werden. 

Einheitliches Digitalisieren und Archivieren

Alle bereits vorhandenen Papierdokumente zu scannen, um sie mittels eines DMS pflegen zu können, erscheint vielen Unternehmen zunächst als zu großer Arbeitsaufwand. Die Zeit- und Kostenersparnis wird allerdings offensichtlich, sobald das neue System fest etabliert ist. Romy Farber Business Unit Manager Elemenz bei BCT Deutschland, empfiehlt, zunächst die wichtigsten Unterlagen wie Arbeitsverträge etc. zu digitalisieren. Wichtig ist dabei, gleich zu Beginn eine entsprechende Kategorisierung der Dokumente vorzunehmen sowie diese in Haupt- und Unterordnern zu speichern. Dadurch ergibt sich eine einheitliche und übersichtliche Strukturierung aller bestehenden und noch zu erstellenden Personalakten. 

Das DMS von BCT ist kompatibel mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen. Textdateien, Tabellenkalkulationen, PDFs, Bilder und sogar E-Mail-Korrespondenzen können daher problemlos in der Personalakte abgelegt werden. Medienbrüche, die sich noch durch die zeitgleiche Nutzung von Papier- und Digitaldokumenten ergaben, werden nun vermieden.

Einfaches Finden, Bearbeiten und Teilen

Dank einer intuitiven Stichwort- und Volltextsuchfunktion kann auf die mitarbeiterbezogenen Dokumente binnen kürzester Zeit zugegriffen werden. Die vormals langwierigen Recherchevorgänge werden somit auf ein Minimum reduziert. „Es kann sowohl gezielt in einer digitalen Personalakte nach bestimmten Inhalten gesucht werden aber auch im gesamten System, etwa nach den Lohnabrechnungen aller Mitarbeiter für den Monat Oktober“, erklärt Farber die Möglichkeiten.

Bisher durchliefen Personalakten lange Dienstwege über die Schreibtische verschiedener Sachbearbeiter. Die Softwarelösung von BCT ist so strukturiert, dass mehrere Bearbeiter – unabhängig von Arbeitsplatz und Zeitpunkt – auf die gespeicherten Unterlagen zugreifen können. So sind Versionierungen der abgelegten Dateien möglich, ohne dass Redundanzen in der Aktenführung entstehen. Zusätzlich können Dokumente mit Aufgaben für bestimmte Mitarbeiter verknüpft und anschließend ganz einfach per E-Mail delegiert werden. Kombiniert mit einer Datierung zur Wiedervorlage und Hinweisen auf einzuhaltende Fristen, wird auch das Arbeiten im Team deutlich einfacher – und effizienter. 

Sensible Daten sicher schützen

Um das Persönlichkeitsrecht jedes Mitarbeiters sicherzustellen, müssen personenbezogene Dokumente vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden. Gerade in kleineren Unternehmen ergibt sich hieraus ein logistisches Problem, wenn Papierakten in einem separaten, verschließbaren Raum gelagert werden müssen. Innerhalb des Administrationsbereichs von Elemenz werden hingegen einzelnen Benutzergruppen bzw. Mitarbeitern spezielle Rechte zugewiesen. Diese reichen vom einfachen Einsehen der Dokumente bis hin zur Bearbeitung und Löschung. Bei der digitalen Personalakte werden die sensiblen Daten im internen Netzwerk somit vertraulich und sicher behandelt, indem sie ausschließlich autorisierten Benutzern der Personalabteilung und Geschäftsführung zugänglich sind. Die Voraussetzung: personalisierte Zugangsdaten. 

Entscheiden sich Unternehmen, ihre digitalen Personalakten mittels Cloud-Computing auf externe Server eines Rechenzentrums auszulagern, gewinnt das Thema Datensicherheit noch stärker an Relevanz: BCT Deutschland arbeitet mit einem deutschen Cloud-Provider zusammen, sodass der Verbleib der digitalen Dokumente transparent ist. Darüber hinaus gewährleistet ein mehrstufiges Sicherheitssystem sowohl den virtuellen als auch den physischen Schutz der in Elemenz gespeicherten Daten. Die Einhaltung hiesiger gesetzlicher Richtlinien für IT-Sicherheit wird mittels der ISO 27001- und ISO 9001-Zertifizierung beglaubigt.

www.bctsoftware.de

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