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Daten revisionssicher archivieren, Aufbewahrungsfristen vergeben und fristgerecht löschen: Der Schutz personenbezogener Daten wird für Unternehmen und öffentliche Stellen immer wichtiger. SAP-Anwendern soll “nscale ERP connector ILM” die Datenverwaltung erleichtern.
Mit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 drohen bei Verstößen hohe Geldbußen. Die Ceyoniq Technology GmbH, Spezialist für Enterprise Content Management, erleichtert SAP-Anwendern mit dem nscale ERP connector ILM jetzt die Verwaltung von Personendaten. In Kombination mit SAP ILM stellt das von SAP zertifizierte Produkt eine Gesamtlösung dar, die alle Anforderungen des Gesetzgebers erfüllt.
„Die neue DSGVO wirft ihre Schatten voraus. Es ist für viele Unternehmen und öffentliche Stellen höchste Zeit, ihren Pflichten in Sachen Datenschutz nachzukommen“, erklärt Oliver Kreth (Foto), Geschäftsführer der Bielefelder Ceyoniq Technology GmbH. „Allerdings stellt die rechtskonforme Verarbeitung personenbezogener Daten eine ernstzunehmende Herausforderung dar.“ Der Grund: Auf der einen Seite gelten Mindestaufbewahrungsfristen, auf der anderen Seite aber auch konkrete Zeiträume, nach denen die Löschung bestimmter Daten zu erfolgen hat. Zudem müssen diese vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Speziell für SAP-Anwender stellt die Ceyoniq Technology mit dem neuen nscale ERP connector ILM in Kombination mit SAP ILM jetzt eine komfortable Gesamtlösung bereit, die nicht nur die Anforderungen des Gesetzgebers, sondern auch die der Wirtschaftsprüfer erfüllt.
Kosten für SAP-Altsysteme reduzieren
nscale ERP connector ILM ist eine von SAP zertifizierte Lösung, die im Zusammenspiel mit SAP ILM als webDAV-basierter Speicher fungiert. Mit dem Konnektor können Daten revisionssicher archiviert und mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen oder Sperrkennzeichen (Stichwort „Legal Hold“) versehen werden. Bei Ablauf der definierten Fristen ist es möglich, Daten bei Bedarf automatisiert zu löschen oder zu sperren. Zudem bietet die Kombination aus SAP ILM und nscale die Möglichkeit, SAP-Altsysteme abzuschalten. Die Daten und Dokumente aus diesen Altsystemen werden dafür in einem Retention Warehouse SAP System bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfügbar gehalten. Dadurch lassen sich die Kosten für den Betrieb von SAP-Altsystemen minimieren.
Bild: Mit dem Konnektor nscale können Daten revisionssicher archiviert und mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen oder Sperrkennzeichen (Stichwort „Legal Hold“) versehen werden (Bildquelle Ceyoniq Technology).
Der Leistungsumfang von nscale geht jedoch deutlich über die Archivierung von Daten aus SAP ILM hinaus: Durch Integration der SAP-zertifizierten Schnittstelle ArchiveLink in den nscale-Server können über SAP ILM auch Aufbewahrungsfristen und Sperrkennzeichen auf abgelegte SAP-Dokumente gesetzt werden. Dadurch wird ein späteres automatisches Löschen erst möglich gemacht. Der Vorteil dabei: Die Administration und das Management der Daten erfolgen vollumfänglich in SAP.
Aktenlösungen für prozessorientiertes Dokumentenmanagement in SAP
Für SAP-Anwender bietet Ceyoniq auch Aktenlösungen auf Basis von nscale an. Damit können die Daten und Dokumente aus SAP prozessorientiert abgelegt und verwaltet werden. Diese Lösungen sind in SAP integriert, so dass aus nscale direkt auf die SAP-Transaktion zugegriffen werden kann oder aus SAP die Dokumente aufgerufen werden. Damit haben SAP-Anwender alle Informationen (z.B. E-Mails, Office-Dokumente, CAD-Dateien usw.) strukturiert abgelegt.
Praktische Unterstützung bei der Einführung
Da die rechtskonforme Verwaltung personenbezogener Daten eine komplexe Aufgabe darstellt, bietet Ceyoniq für Bestandskunden und Interessenten derzeit konkrete Einführungsunterstützung in Form von Konzeptworkshops an. Mit der Erfahrung der SAP-Berater und der Security-Experten kann der Bedarf eines Unternehmens oder einer Institution ermittelt werden und gemeinsam die richtige Strategie für die Einführung eines ILM erarbeitet werden. Auch für Interessenten, die noch nicht auf nscale setzen, soll sich die Einführung des nscale ERP connector ILM mit einer Appliance-Lösung unkompliziert gestalten.
