IT Financial Management für die Cloud-Ära

Der Wandel im IT Financial Management (ITFM) wurde maßgeblich durch die voranschreitende Digitalisierung und die zunehmende Nutzung von Cloud-Services geprägt. Was früher durch statische Tools und Prozesse gesteuert wurde, benötigt heute flexible Lösungen, die die dynamische Natur von Cloud-Services widerspiegeln.

Dieser Artikel beleuchtet die Herausforderungen, die sich für das ITFM durch den zunehmenden Einsatz von Cloud-Services ergeben, und zeigt, wie ein ganzheitlicher Ansatz helfen kann, den Überblick über alle IT-Kosten zu behalten.

Herausforderungen der Cloud-Ära

In vielen Unternehmen ist ITFM nach wie vor eine statische Disziplin: Budgetplanungen erfolgen jährlich, Controlling und Forecasting monatlich. Dabei kommen häufig traditionelle IT-Controlling-Werkzeuge oder auch Excel zum Einsatz. Solche statischen Tools stoßen jedoch an ihre Grenzen, sobald dynamische Cloud-Services hinzukommen. Cloud-Dienste sind aufgrund ihrer Flexibilität für moderne IT-Landschaften äußerst attraktiv. Sie können nach Bedarf gestartet oder gestoppt werden, was zwar Agilität bringt, gleichzeitig aber auch eine neue Ebene der Kostenplanung und -kontrolle erforderlich macht.

➤ Schnelle Kostenänderungen und Budgetüberschreitungen: Ein zentrales Problem der Cloud-Dienste ist ihre Volatilität in Bezug auf Kosten. Werden zusätzliche Ressourcen benötigt, so können diese umgehend gestartet werden, was jedoch auch unvorhergesehene und teilweise erheblich höhere Ausgaben mit sich bringt. In kurzer Zeit können diese Kosten das geplante Budget übersteigen, wodurch die Notwendigkeit entsteht, die Cloud-Kosten in deutlich kürzeren Intervallen zu überwachen und bei Bedarf korrigierende Maßnahmen zu ergreifen.

➤ Limitierte Cloud-Only-Tools: Eine erste Abhilfe besteht oft in der Einführung spezieller Cloud-Tools, die ausschließlich die Cloud-Kosten im Blick haben. Der Einsatz solcher Lösungen wird häufig von Cloud Center of Excellence (CCoE)- oder FinOps-Teams initiiert. Sie erfassen zwar detaillierte Ausgaben der Cloud-Umgebungen, können jedoch keine vollständige Sicht auf die IT-Kosten eines Unternehmens bieten, da sie die Cloud-Kosten isoliert betrachten und keine Verknüpfung mit anderen Kostenkomponenten vornehmen.

➤ Fehlende Verbindung zwischen Cloud-Assets und Business Services: Cloud-Tools erkennen die individuelle Nutzung und Kosten der Cloud-Ressourcen, jedoch oft ohne Berücksichtigung der Business-Services, die durch diese Ressourcen unterstützt werden. Dies verhindert eine ganzheitliche Bewertung und eine klare Zuordnung der Cloud-Kosten zu den verschiedenen Business-Services.

➤ Hybride IT-Umgebungen und Fragmentierung: Unternehmen setzen vermehrt auf hybride IT-Umgebungen, bei denen neben der Cloud auch On-Premises-Infrastrukturen zum Einsatz kommen. Diese verschiedenen Infrastrukturen sowie zusätzliche Kosten für Personal in Entwicklung, Support und Betrieb werden meist in traditionellen ITFM-Tools verwaltet. Das Resultat ist eine fragmentierte Kostenübersicht, die eine umfassende und exakte Kostenanalyse der Business-Services erschwert.

Konsolidierte Kostenkontrolle

Um den Herausforderungen eines dynamischen und fragmentierten IT-Kostenmanagements zu begegnen, wird der Einsatz eines ganzheitlichen ITFM-Tools zunehmend unverzichtbar. Ein solches Tool führt sämtliche Kosten, die mit einem Business-Service verbunden sind – darunter On-Premises- und Cloud-Infrastrukturen sowie Personalkosten – in einer zentralen Datenbank zusammen und bildet sie in einem einheitlichen Kostenmodell ab.

Funktionsweise eines ganzheitlichen ITFM-Tools

Ein ITFM-Tool, das den Anforderungen der Cloud-Ära gerecht wird, übernimmt eine Reihe von Aufgaben, die weit über die bloße Erfassung und Verwaltung einzelner Kostenbestandteile hinausgehen:

#1 Zentrale Erfassung und Überwachung aller Kosten: Ein ganzheitliches ITFM-Tool erfasst und überwacht sämtliche Kostenarten (On-Premises, Cloud, Personal) in einem integrierten System. Dies ermöglicht eine umfassende Kostenübersicht über alle Infrastrukturen und Ressourcen hinweg.

#2 Kostenzuordnung zu Business-Services: Das Tool übernimmt die Zuordnung der Kosten einzelner Infrastrukturelemente zu den unterstützten Business-Services. Diese Zuweisung erfolgt anhand der in der Configuration Management Database (CMDB) hinterlegten Abhängigkeiten zwischen IT-Assets und Business-Services. Durch diese Zuordnung wird eine Basis für Entscheidungen wie Benchmarking, Make-or-Buy-Analysen und die Berechnung des Business Value eines Service geschaffen.

#3 Automatisierte Datenerfassung und Cloud-Kostenmanagement: Die dynamische Natur der Cloud-Dienste erfordert ein automatisiertes Discovery-Verfahren, das die Kosten der genutzten Cloud-Dienste täglich über standardisierte Schnittstellen direkt von den Cloud-Providern einliest. Mithilfe eines standardisierten, hierarchischen Tagging-Schemas werden die Cloud-Ressourcen automatisch mit ihren Abhängigkeiten in der CMDB abgebildet. Anschließend werden die Kosten der einzelnen Cloud-Ressourcen über die Hierarchieebenen hinweg aggregiert, sodass sie sich auf höchster Ebene den jeweiligen Business Services zuordnen lassen.

#4 Transparenz durch Analyse- und Reporting-Funktionen: Ein modernes ITFM-Tool bietet umfassende Analyse- und Reporting-Möglichkeiten. Die vollständige Abdeckung aller Kostenarten ermöglicht detaillierte Einblicke in die IT-Ausgaben eines Unternehmens und erlaubt ein Drill-Down bis auf Komponentenebene. Dies schafft Klarheit für diverse Stakeholder – von CxOs über Business-Verantwortliche bis hin zu Operations-Teams, CCoE und FinOps.

Cloud-Kosten isoliert zu betrachten wird der Komplexität in hybriden Umgebungen nicht gerecht. Nur eine ganzheitliche Kostenbetrachtung ermöglicht die Steuerung auf Basis der Wertschöpfung.

Bert Kondruss, USU GmbH

Vorteile einer ganzheitlichen ITFM-Lösung

Die Integration aller Kostenarten in einem Tool bringt eine Vielzahl von Vorteilen für das IT Financial Management mit sich:

➤ Konsolidierte Sicht auf sämtliche IT-Kosten: Die Einbindung aller Kostenarten in ein zentrales System verhindert die isolierte Betrachtung einzelner Kostenblöcke. Nur eine ganzheitliche Sicht auf alle anfallenden Kosten bietet eine gute Grundlage für Business-Entscheidungen.

➤ Gemeinsame Datenbasis für alle Stakeholder: Unterschiedliche Stakeholder – vom CxO über Business- und Operations-Teams bis hin zu FinOps – erhalten relevante Informationen, die auf ihre jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dies verbessert die Transparenz und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten.

➤ Vermeidung isolierter Kostenanalysen: Durch die ganzheitliche Betrachtung lassen sich Kostentreiber besser identifizieren und Optimierungsmaßnahmen gezielt umsetzen. Eine isolierte Betrachtung von Cloud-Kosten, wie sie in traditionellen Cloud-Only-Tools vorliegt, führt hingegen häufig zu Fehleinschätzungen, da die Cloud-Kosten ohne Berücksichtigung der Gesamtkosten bewertet werden.

Fazit

Mit der fortschreitenden Nutzung von Cloud-Diensten in der IT-Landschaft ist ein Umdenken im IT Financial Management unumgänglich. Die dynamische Natur der Cloud erfordert kürzere Überprüfungsintervalle und flexibel skalierbare Lösungen, die alle IT-Kostenarten abbilden.

Ein ganzheitliches ITFM-Tool vereint sämtliche Kostenarten und bietet so eine fundierte Basis für Entscheidungen, die das Kostenmanagement der IT-Abteilung nachhaltig verbessern können. Indem die Gesamtkosten eines Business Services zentral erfasst und überwacht werden, erhalten Unternehmen eine präzise und verlässliche Kostenübersicht, die sie in einer zunehmend hybriden und dynamischen IT-Welt unterstützt.