Roboter und Mensch im Weltall

Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) revolutionieren den kaufmännischen Bereich. Prozesse, Aufgaben und Rollenbilder – alles ist im Wandel. Welche Auswirkungen hat das für den Mittelstand und Organisationen?

Antworten und Denkanstöße auf diese Frage liefert die Studie „Wer wollen wir sein – der kaufmännische Bereich erfindet sich neu“. Gemeinsam mit Prof. Dr. Faupel von der Technischen Hochschule Ostwestfalen-Lippe hat Diamant Software mittelständische Führungskräfte und Mitarbeiter aus allen Branchen nach ihren Erfahrungen und Erwartungen befragt. Ein Ergebnis der Studie: Automatisierung und künstlicher Intelligenz zum Trotz wird es auch künftig auf den Menschen ankommen. Bisherige Rollenbilder werden allerdings überdacht.

Studienleiter und Chief AI Officer Martin Rückert von Diamant Software zu den Ergebnissen: „Künstliche Intelligenz ist der Kernbaustein für eine ganz neue Art des Rechnungswesens und Controllings.“ Statt wiederkehrender Routinen würden vermehrt Datenanalyse, Prozesssteuerung und -optimierung auf der Agenda stehen. „Die Mitarbeitenden liefern auf diese Weise einen noch wertvolleren Beitrag zur Unternehmenssteuerung.“

Und auch Studienpartner Prof. Dr. Christian Faupel, Fachgebiet Controlling und Kostenmanagement, an der Technischen Hochschule Ostwestfalen-Lippe bestätigt: „Automatisierung und Künstlicher Intelligenz zum Trotz wird es auch künftig ohne den Menschen nicht gehen. Allerdings werden sich die Rollenprofile im kaufmännischen Bereich ändern.“ Welche Aufgaben haben Buchhalter, wenn Transaktionen und Abrechnungen zu Selbstläufern werden? Was tun Controller, wenn sich Berichte von selbst erstellen?

Befragung unter mittelständischen Unternehmen

Die Studie setzt die im Jahr 2017 von Diamant Software durchgeführte Untersuchung „Digitalisierung und Automatisierung in Rechnungswesen und Controlling“ fort. Die Datenerhebung erfolgte anhand einer Onlinebefragung. Insgesamt umfasst die Erhebung 185 Teilnehmer, davon rund 70 % Führungskräfte und 90 % Personen, die im kaufmännischen Bereich beschäftigt sind.

Künstliche Intelligenz auf dem Vormarsch

Künstliche Intelligenz eröffnet Möglichkeiten weit über aktuell verfügbare Funktionen hinaus. Die selbstlernenden Algorithmen erledigen aufwändige Prozesse, die bisher durch Menschen bearbeitet wurden. Sie sagen bspw. das Ausfallrisiko von Zahlungen mit hoher Präzision voraus und geben Mitarbeitern konkrete Handlungsempfehlungen.

Hoch sind auch die Erwartungen im Mittelstand: Mehr als 60 % der Befragten sehen den größten Nutzen von KI darin, Mitarbeitende im Rechnungswesen produktiver zu machen. Dahinter steht die berechtigte Erwartung, dass KI viele Routinetätigkeiten übernehmen wird. Die ersten Anwendungsfälle mit KI im kaufmännischen Bereich werden bereits in den nächsten zwei Jahren erwartet. Gleichzeitig schätzen die Teilnehmer ihr Wissen über KI mit 4,75 von 10 Punkten als relativ gering ein.

„Die Akzeptanz von KI ist da, wenn Mehrwerte erreicht werden“, bilanziert KI-Experte Martin Rückert. Die klassische Buchhaltung wird durch KI stark vereinfacht. Qualitative Benefits wie bessere Ergebnisse (17 %), eine unterstützte Entscheidungsfindung (10 %) und personalisierte Daten (8 %) stehen laut Studie allerdings bislang nur für wenige Entscheider im Fokus.

Automatisierungsbedarf steigt

Aktuell erreicht der Bedarf an automatisierten Prozessen im kaufmännischen Bereich einen neuen Höchstwert: Während 72 % der Befragten die Automatisierung als „wichtig“ erachten, bewerten 20 % sie sogar als „sehr wichtig“. Zum Vergleich: 2017 lag dieser Wert noch bei lediglich 10 %.

Trotzdem werden aktuell noch 53 % aller Eingangsrechnungen manuell geprüft. Auch bei anderen Tätigkeiten, die heute durch Software unterstützt werden können, besteht noch Luft nach oben: So greifen rund 66 % der Controller für die Aufbereitung oder Verdichtung ihrer Berichte nach wie vor auf Microsoft Excel zurück.

Durchgängige Vernetzung als Treiber der Digitalisierung

Generell streben die Unternehmen eine stärkere Systemintegration an: Laut Studie geht der Trend ganz deutlich in Richtung integrierte IT-Landschaft. Rund die Hälfte aller Befragten möchte Rechnungswesen und Controlling in Zukunft stärker mit weiteren Systemen vernetzen, sodass Informationen durchgängig von einem System ins andere laufen. „Auf diese Weise lassen sich unternehmensweite Prozesse gestalten und Daten für ganzheitliche, zielführende Analysen nutzen“, erklärt Martin Rückert. „Das ermöglicht in vielen Fällen eine konsequente und erfolgreiche digitale Transformation.“

Die große Mehrzahl der Unternehmen (69 %) ist allerdings überzeugt, dass die digitale Wende mit der aktuellen Software nicht zu schaffen ist und es neue Lösungen braucht, um die kaufmännischen Prozesse zukunftsfähig zu gestalten. Über eine darauf bezogene Digitalstrategie verfügen immerhin bereits vier von fünf Unternehmen (83 %).

Aus Datenverwaltern werden Partner des Managements

Fast alle Befragten sind sich einig: Durch den digitalen Wandel werden sich die Aufgaben im Rechnungswesen und Controlling nachhaltig verändern. Lediglich 2,7 % rechnen damit, dass „alles beim Alten bleibt“.

Die größten Vorteile eröffnet die Digitalisierung in puncto Analysefunktionen (71 %), um Entscheidungen zur Unternehmenssteuerung besser vorbereiten und unterstützen zu können. Ähnlich viele Befragte (68 %) erwarten eine steigende Bedeutung von Rechnungswesen und Controlling für die Unternehmenssteuerung.

Das führt auch dazu, dass bisherige Rollenmodelle überdacht werden: Das Rechnungswesen lässt die Buchhaltung hinter sich und wird zum Management-Informationssystem, das klare Zahlen und Fakten liefert. „Befreit von manuellen Tätigkeiten – wie etwa dem Sammeln von Rohdaten – können die Mitarbeiter des Rechnungswesens künftig als „Daten-Ingenieure“ an Datenqualität, Reportinglösungen und intelligenten Analysen arbeiten“, erklärt Prof. Dr. Christian Faupel. „Controlling und Rechnungswesen sind weniger Datensammler, sondern können unter anderem ihre Aufgaben im Rahmen der Business-Partner-Rolle, wie beispielsweise proaktiv an unternehmerischen Herausforderungen zu arbeiten, stärker wahrnehmen.“


Künstliche Intelligenz (KI)

Computersysteme nehmen Informationen, analysieren daraus Muster und produzieren letztendlich Ergebnisse basierend auf einer vorher erlernten Funktion. Diese Ergebnisse haben viele Charakteristika menschlicher Denkvorgänge und werden deshalb als intelligent bezeichnet.

Automatisierung vs. KI

Automatisierung bedeutet, dass man einer Maschine mehrere sich wiederholende Bedienungsschritte beibringt und die Maschine diese immer wieder absolviert. KI hingegen ist für Vorgänge geeignet, die komplexer sind und die man nicht in klar aufeinander abfolgenden Schritten beschreiben kann.


3 Fragen an Martin Rückert, Chief Artificial Intelligence Officer bei Diamant Software

Herr Rückert, wie wird KI den kaufmännischen Bereich verändern?

Künstliche Intelligenz ist der Kernbaustein für eine ganz neue Art des Rechnungswesens und Controllings. Zeitraubende Aufgaben wie die Belegerfassung lassen sich bald zu 100 Prozent automatisieren. Damit bleibt mehr Zeit für strategische Themen.

Wie weit ist diese Entwicklung fortgeschritten?

Neuronale Netze und Co. kommen im Rechnungswesen und Controlling seltener zum Einsatz als in anderen Fachbereichen. Dabei sind die Chancen riesengroß! Das gilt insbesondere für die Vorhersage von Ausfallrisiken, die Kontrolle der Zahlen und Handlungsempfehlungen für Entscheider. Genau hier setzen wir bei Diamant Software an.

Wie sieht Ihre Vision des KI-Zeitalters aus?

Der kaufmännische Bereich wird seine Prozesse sehr viel transparenter gestalten und mit höchster Präzision kontrollieren. Auch werden sprachgesteuerte Assistenten vieles einfacher machen. Und bis dahin ist es nicht mehr weit: Grundlagenforschung und die Entwicklung konkreter Lösungen machen aktuell rasante Fortschritte.

Weitere Informationen:

Die komplette Studie kann bei Diamant Software angefordert werden.

www.diamant-software.de
 


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