Papierlos-Pflicht für Rechnungssteller an öffentliche Behörden

Ab dem 27. November 2020 gilt die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung für alle Unternehmer, die im Auftrag des Bundes tätig werden, als Pflicht. Für viele Unternehmen ist diese Umstellung eine Herausforderung, denn laut Digitalverband Bitkom wird noch ein Drittel der Rechnungen überwiegend oder ausschließlich in Papierform (33 Prozent) erstellt.

Dies bestätigt auch der State of DDX Report, laut dem die deutschen Befragten am ehesten dazu tendieren jedes Dokument manuell zu erstellen und zu überprüfen. Großbritannien hingegen verlässt sich im Vergleich zu Frankreich und Deutschland bedeutend weniger auf Dokumente in Papierform.

Matt Tuson, Senior Vice President EMEA bei Conga kommentiert:

„Die Corona-Pandemie war für alle Unternehmen ein Stresstest, der verdeutlichte, welche Prozesse sinnvoll sind und welche überdacht werden müssen. Noch nie zuvor hat eine Ausnahmesituation klargestellt, welche enorme Bedeutung digitale Technologien für das Aufrechterhalten unserer Wirtschaft haben.

Auch, wenn die Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland ein paar Jahre zurückliegt, zeigt die Ausweitung der Pflicht von obersten Behörden auf Rechnungssteller an öffentliche Behörden, dass die ursprüngliche Zielsetzung schrittweise erreicht wird: Abbau von Papierbergen, die dadurch resultierende Einfachheit und Geschwindigkeit zur steigenden Wettbewerbsfähigkeit, Kosteneinsparungen und ein sinnvoller Einsatz von Personalressourcen. Bei der elektronischen Rechnung geht es vor allem darum ein bestimmtes strukturiertes Format einzuhalten, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen. Und genau darum geht es heute in allen Branchen, um die Basis eines Geschäfts zu sichern. Denn zu den gängigsten Herausforderungen gehören vor allem die mangelnde Datenqualität, verteilte Datensilos und die fehlende Beherrschung verschiedenartiger und steigender Datenmengen (Big Data).

Jegliche Unternehmen sollten ihre Prozesse, die mit Dokumenten und darin enthaltenen unstrukturierten Daten zusammenhängen, hinterfragen, um auf eine datenorientierte Strategie umzustellen. Dafür müssen alle Dokumente im Unternehmen erfasst und die Informationen aus solchen Dokumenten extrahiert werden. Diese Informationen helfen Abteilungen dabei, Geschäftsunterlagen zu optimieren und Compliance-Risiken zu vermeiden. Verknüpft man die Daten aus den Dokumenten mit künstlicher Intelligenz, hat man die Voraussetzung dafür, um Wachstumspotenziale zu erkennen und die Performance aller Unternehmensbereiche zu erhöhen.

Deutschlands Ranking auf Platz 12 auf dem Index für digitale Wirtschaft und Gesellschaft sollte für Länder und Branchen Grund genug sein, ihre Digitalisierungsstrategien zu überdenken und aus dem Verlauf der Corona-Pandemie Learnings zu erschließen, um sich mithilfe von Digitalisierung auf neue Ausnahmesituationen vorzubereiten, in denen papiergetriebene manuelle Prozesse große Hindernisse darstellen. Darüber hinaus bewegen wir uns mit Höchstgeschwindigkeit auf das 5G-Zeitalter zu, in dem Unmengen an Daten produziert werden, die unter Kontrolle gebracht werden müssen. Jetzt ist der Zeitpunkt bei den Grundlagen eines jeden Unternehmens anzufangen und jegliche Daten aus Dokumenten und Verträgen zu strukturieren, um eine Transformation in die Wege zu leiten.“

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