Von E-Invoicing bis zum Buchhaltungs-Agenten

Mit der E-Rechnungspflicht hat sich seit 2025 einiges getan in der Buchhaltung deutscher Unternehmen. Von radikal digitalisierten und automatisierten Rechnungsprozessen kann aber noch keine Rede sein. Das ist ein Problem, denn mit KI-Agenten steht die nächste Umwälzung bevor.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen hat spürbare Fortschritte gemacht. Trotzdem bleibt das Bild gemischt. Viele Unternehmen sind technisch so weit angebunden, dass sie strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Bei der vollständig digitalen Weiterverarbeitung fehlen dagegen oft Prozesse und Systeme. Zwischen Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung bestehen häufig noch Medienbrüche.

Eine Studie von IW Consult unter deutschen Mittelständlern zeigt die Lücke deutlich: Der durchschnittliche Digitalisierungsgrad ihrer Finanzprozesse liegt demnach bereits bei 82 Prozent.

Beim tatsächlichen Rechnungseingang offenbart sich allerdings: Nur 19 Prozent der Eingangsrechnungen kommen als strukturierte E-Rechnung im Unternehmen an. 55 Prozent gehen weiterhin in digitalen, aber nicht strukturierten Formaten wie PDF ein, weitere 26 Prozent auf Papier.

Angesichts der schrittweisen Ausweitung der E-Rechnungspflicht ab 2027 wird das nicht nur zu einer Compliance-Frage. Es zeigt auch, wie weit viele Unternehmen von echter KI-Reife entfernt sind. Fehlen automatisierte Prozesse, lässt sich KI in der Buchhaltung nur schwer integrieren. KI-Agenten beispielsweise brauchen klare Leitplanken und Workflows, um zuverlässig arbeiten zu können. Dabei müssen sie auf Daten im passenden Format zugreifen können – und zwar bei jeder Teilaufgabe. Wo Rechnungen noch als PDF oder auf Papier eingehen, geht das nur über Umwege.

Der Praxistest: Paletten-Service Hamburg

Wie ein papierintensiver Rechnungseingang Schritt für Schritt digitalisiert werden kann, zeigt das Beispiel von Paletten-Service Hamburg. Im Familienunternehmen dreht sich seit mehr als 50 Jahren alles um ein Produkt: die Palette. Das hoch standardisierte Industrieprodukt hat auf den ersten Blick wenig mit Digitalisierung zu tun. Das ändert sich schnell, sobald man das Geschäftsmodell genauer betrachtet.

Neben Herstellung, Handel und Reparatur betreibt das Unternehmen ein Pooling-System, über das Kunden Paletten zeitlich befristet mieten können. 10 Millionen Paletten liefert das Unternehmen pro Jahr aus. Dazu kommen eine Spedition, Lagerlogistik auf 80.000 Quadratmetern Fläche und ein Shop für Arbeitsschutzbekleidung. Mit 250 Beschäftigten und acht Standorten in Deutschland und Polen erwirtschaftet das Unternehmen knapp 100 Millionen Euro im Jahr.

Angesichts der Vielzahl an Geschäftsbereichen und Standorten spielt die Digitalisierung interner Abläufe für Paletten-Service Hamburg eine zentrale Rolle. Sie soll Prozesse vereinfachen, beschleunigen und verlässlicher machen. Besonders großen Handlungsbedarf erkannte das Unternehmen im Rechnungsmanagement.

Sieben Personen, 46 Prozessschritte

„Ich hatte das Gefühl, der wichtigste Job, den ich in diesem Unternehmen habe, besteht darin, Kringel unter Rechnungen zu setzen“, erklärt Daniel Stadach, der als Chief Operating Officer das operative Geschäft der gesamten Gruppe verantwortet. „Teilweise existierten drei bis vier Versionen derselben Rechnung, abgelegt in unterschiedlichen Ordnern. Und wir wunderten uns lange Zeit, warum wir palettenweise Papier kaufen und neue Räume für die Archivierung anmieten mussten.“

Pro Woche fielen in der Firmenzentrale, die gerade einmal 40 Mitarbeitende umfasst, etwa 60 Arbeitsstunden für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen an. Zwischen Rechnungseingang und Ablage der bezahlten Rechnung lagen 46 Prozessschritte. Sieben unterschiedliche Personen waren daran beteiligt. Das sollte sich ändern: Als Zielmarke setzte das Unternehmen eine maximale Zahl von 10 Prozessschritten in der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Schnittstelle für den digitalen Workflow

Auf der Suche nach einem Partner und einer effizienten Software-Lösung stieß Daniel Stadach schließlich auf easy invoice der easy software AG. Was die Hamburger dabei vor allem überzeugte: Die Eingangsrechnungslösung ließ sich dank der easy Dynamics 365 BC-Schnittstelle nahtlos in den Business Central Client des bestehenden ERP-Systems integrieren. Das liefert Anwendern jederzeit den vollständigen Blick auf alle Vorgänge, Debitoren und Kreditoren sowie in Buchung befindliche Belege und Artikel. Belege archivieren, suchen, drucken oder versenden gelingt jetzt mit wenigen Mausklicks über die easy Factbox im Microsoft-ERP.

„Veränderungsprozesse sind sowieso die Hölle und keiner mag sie. Ich habe in dem Projekt gelernt, dass man das gemeinsam machen muss, sonst bekommt man das nicht umgesetzt“, so Daniel Stadach. Für den reibungslosen Übergang stellte das Unternehmen ein internes Team zusammen, dem auch Mitarbeitende aus der Buchhaltung angehörten. Gemeinsam mit easy ließ sich die Lösung passgenau zuschneiden. Technischer Support, Schulungen und regelmäßige Austauschtermine halfen, Hürden schnell zu überwinden und offene Fragen zu klären. Ausgehend von einer kleinen Abteilung der Firmenzentrale rollte das Unternehmen die easy-Lösung in den folgenden Jahren bei allen Tochterunternehmen aus.

Weniger Schritte, mehr Transparenz 

Der angestoßene Transformationsprozess zeigt schnell Wirkung. Die Zahl der Personen, die mit einer Eingangsrechnung in Kontakt kommen, sank von sieben auf vier. Die Prozessschritte reduzierten sich von 46 auf etwa 10 bis 11. Viele Schritte, etwa die Zuweisung von Kreditoren, laufen inzwischen automatisch ab. Stadach betont, dass sich jenseits dieser Kennzahlen noch etwas Entscheidendes geändert hat: die Liquiditätsplanung.

„Wir hatten bei den Eingangsrechnungen eine unglaubliche Intransparenz und wussten zum Teil gar nicht, welche Rechnungen schon im Haus sind. Und dann kam es vor, dass wir ganz schnell zum Beispiel 250.000 Euro bereitstellen mussten, um eine Rechnung zu begleichen, bei der das Zahlungsziel erreicht war, obwohl sie noch irgendwo im Prozess festhing. Jetzt wissen wir sofort, wenn eine Rechnung reinkommt, und können die Zahlungsprozesse viel transparenter planen.“

Blick in die KI-Zukunft

Das Potenzial von KI ist für das Rechnungswesen enorm. Laut Bitkom nutzten im vergangenen Jahr bereits mehr als ein Drittel der deutschen Unternehmen (36 Prozent) KI, davon 17 Prozent im Controlling und Rechnungswesen. Das Potenzial zeigt sich vor allem bei standardisierten, transaktionalen Prozessen: In einer KPMG-Befragung berichteten 93 Prozent der bereits aktiven KI-Nutzer von Zeitersparnissen. Weitere 86 Prozent konnten durch höhere Automatisierung und Effizienz auch Kosten reduzieren. 

Echte Agenten, die einen Rechnungsvorgang selbstständig über mehrere Systeme hinweg bearbeiten, befinden sich überwiegend noch in Pilot-, Einführungs- oder frühen Produktivphasen. Entlang des Rechnungseingangs könnten KI-Agenten künftig an fünf Stellen eingreifen:

• Rechnungen erkennen und einsammeln: Der KI-Agent überwacht E-Mail-Postfächer, Portale und E-Rechnungskanäle. Er unterscheidet Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und sonstige Dokumente und ordnet sie dem richtigen Unternehmen oder Vorgang zu.

• Daten prüfen und ergänzen: Die KI liest Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Umsatzsteuer, IBAN und Fälligkeit aus, gleicht die Angaben mit Lieferantenstammdaten ab und erkennt etwa doppelte Rechnungen oder eine plötzlich geänderte Bankverbindung.

• Bestellung, Wareneingang und Vertrag abgleichen: Der KI-Agent sucht selbstständig die passende Bestellung, den Lieferschein oder Vertrag, prüft Mengen, Preise, Zahlungsbedingungen und Steuerangaben und markiert Abweichungen.

• Freigaben und Rückfragen organisieren: Die KI ermittelt, wer die Rechnung genehmigen muss, leitet sie weiter und erinnert bei Verzögerungen. Fehlen Angaben, bereitet er eine Rückfrage an den Lieferanten vor oder versendet sie innerhalb definierter Regeln selbst.

• Buchung und Zahlung vorbereiten: Der KI-Agent schlägt Sachkonto, Kostenstelle, Steuerschlüssel und Buchungstext vor, bereitet eindeutige Standardfälle für die automatische Buchung vor und dokumentiert sämtliche Entscheidungen für die Prüfung.

Die Digitalisierung des Rechnungseingangs ist kein Zwischenschritt, sondern die Voraussetzung für die nächste Automatisierungsstufe – und den breiten Einsatz von KI in Unternehmen. Wer heute Daten, Systeme und Prozesse sauber verzahnt, schafft die Grundlage dafür, dass KI-Agenten morgen zuverlässig und skalierbar arbeiten können.