Thought Leadership
Digitalisierung ist im Mittelstand längst beschlossene Sache. Die entscheidende Frage lautet, an welcher Stelle Unternehmen beginnen.
In vielen mittelständischen Betrieben ist die Ausgangslage ähnlich. Das Budget ist begrenzt, die Liste der Vorhaben lang und nahezu jede Abteilung meldet Bedarf an. Wer alle Bereiche gleichzeitig angeht, verteilt seine Ressourcen zu breit. Wer priorisiert, erzielt dagegen häufig schon nach wenigen Wochen messbare Ergebnisse.
Dass Handlungsbedarf besteht, belegen aktuelle Zahlen des Digitalverbands Bitkom. Inzwischen nutzen 41 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten Künstliche Intelligenz, ein Jahr zuvor waren es erst 17 Prozent. Gleichzeitig hat rund die Hälfte aller Unternehmen nach eigener Einschätzung Probleme, die Digitalisierung zu bewältigen. Das Tempo nimmt zu und der Abstand zwischen Vorreitern und Nachzüglern vergrößert sich.
Warum lohnt sich der Blick auf einzelne Abteilungen?
Digitalisierung scheitert selten an der Technik. Häufiger scheitert sie daran, dass Vorhaben zu groß angelegt und zu breit gestreut werden. Ein abteilungsweiser Ansatz wirkt dem entgegen. Er macht Fortschritte sichtbar, schafft Akzeptanz in der Organisation und liefert belastbare Argumente für das nächste Budgetgespräch.
Ein geeigneter Startbereich erfüllt in der Regel drei Bedingungen.
- Viele wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben mit geringem Entscheidungsspielraum
- Ein hoher Papier- oder Excel-Anteil mit zahlreichen Medienbrüchen
- Ein messbares Ergebnis wie Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Bearbeitungsdauer
Die Digitalisierungslücke im Mittelstand entsteht ohnehin seltener durch fehlende Technologie als durch fehlende Vereinfachung. Parallel dazu vergrößert sich die digitale Kluft zwischen großen und kleinen Mittelständlern seit Jahren. Umso wichtiger ist es, begrenzte Mittel gezielt einzusetzen.
Wo bringt der Wandel sofort spürbare Entlastung?
Die Buchhaltung eignet sich in den meisten Fällen als erster Bereich. Kaum ein anderer Prozess ist so stark von Regeln geprägt, so gut dokumentiert und so eindeutig messbar. Hinzu kommt der regulatorische Rahmen. Seit Januar 2025 gilt die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Geschäft. Empfangen muss sie jedes inländische Unternehmen bereits heute, für den Versand greifen gestaffelte Übergangsfristen bis Ende 2027.
Wer den Rechnungsprozess ohnehin überarbeiten muss, kann weitere Schritte direkt mitnehmen. Die wichtigsten Ansatzpunkte sind überschaubar.
- Belege werden per Scan-App oder Mailimport erfasst statt abgeheftet
Freigaben laufen digital mit klaren Vertretungsregeln und Fristen - Eine Schnittstelle zur Steuerkanzlei ersetzt den Postweg
- Auswertungen entstehen automatisiert statt in manueller Aufbereitung
Eine erfolgreiche Digitalisierung der Buchhaltung beginnt dabei selten bei der Software, sondern bei der Frage, wie mit den Altbeständen umgegangen wird. Bewährt hat sich eine Übergangsphase mit festem Enddatum, in der neue Abläufe starten und alte Belege parallel aufgearbeitet werden.
Was gewinnt die Personalabteilung durch digitale Prozesse?
Auf die Finanzprozesse folgt in der Regel der Personalbereich. Arbeitsverträge, Onboarding-Unterlagen, Zeiterfassung und Bescheinigungen erzeugen große Dokumentenmengen, obwohl die Abläufe dahinter klar strukturiert sind. Eine elektronische Signatur allein reicht allerdings nicht aus. Erst wenn HR-Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus digital verwaltet werden, von der Erstellung über die Unterschrift bis zur Archivierung, verschwinden die Medienbrüche, die den Digitalisierungsgrad eines Unternehmens mindern.
Hinzu kommt eine Außenwirkung. Bewerberinnen und Bewerber erleben den Auswahlprozess als professionell und neue Mitarbeitende finden sich vom ersten Tag an schneller zurecht. Im Wettbewerb um Fachkräfte ist das ein relevanter Vorteil.
Wie profitieren Vertrieb und Kundenservice?
Im Vertrieb liegt der Nutzen weniger in der Papierreduktion als in der Datenqualität. Laufen Kundenhistorie, Angebote und Servicetickets in einem System zusammen, sinkt der Rechercheaufwand und die Qualität der Angebote steigt. Bislang schöpfen sechs von zehn Unternehmen das Potenzial ihrer eigenen Daten allerdings kaum oder gar nicht aus.
Im Kundenservice sorgen eine automatisierte Vorqualifizierung und KI-gestützte Assistenz dafür, dass Standardanfragen schneller beantwortet werden und komplexe Fälle bei den passenden Ansprechpartnern landen. Über den Erfolg entscheidet dabei weniger das gewählte Sprachmodell als die Architektur der eingesetzten KI-Agenten und ihre Anbindung an die bestehenden Systeme.
Welche Bereiche brauchen etwas mehr Vorlauf?
Produktion, Lager und Logistik profitieren deutlich von Sensorik, Track-and-Trace oder vorausschauender Wartung. Investitionen, Ausfallrisiken und Schulungsaufwand fallen hier jedoch höher aus. Solche Vorhaben gehören auf die Roadmap, in der Regel aber nicht an den Anfang.
Ähnliches gilt für die IT-Infrastruktur. Sie ist kein Selbstzweck, bildet aber die Grundlage für alle weiteren Schritte. Je mehr Abläufe digital laufen, desto teurer werden ungeplante IT-Ausfälle. Backup, Zugriffsrechte und Notfallpläne gehören deshalb von Beginn an in jedes Digitalisierungsprojekt.
Tipp für den Einstieg Vor der ersten Softwareentscheidung lohnt der Weg zu einem der bundesweit rund 26 Mittelstand-Digital Zentren. Sie beraten kostenfrei und anbieterneutral, zeigen Praxisbeispiele aus der eigenen Branche und bieten Sprechstunden mit KI-Trainerinnen und KI-Trainern. Als größte Hürden nennen Unternehmen laut Bitkom die Anforderungen an den Datenschutz und den Fachkräftemangel. Beides lässt sich einplanen, wenn es früh berücksichtigt wird. |
Womit der Wandel im eigenen Unternehmen beginnt
Die passende Reihenfolge ergibt sich immer aus der Situation des einzelnen Unternehmens. Ein umfangreiches Analyseprojekt ist dafür nicht nötig. Ein Gespräch mit den Teams, eine ehrliche Aufstellung der größten Zeitfresser und die Frage, welche dieser Routinen sich wöchentlich wiederholen, ergeben meist bereits eine klare Rangfolge.
Wichtiger als die perfekte Planung ist der erste umgesetzte Schritt. Ein sauber digitalisierter Rechnungseingang bringt mehr als eine ausgearbeitete Digitalstrategie, die liegen bleibt. Zugleich schafft er die Grundlage für das nächste Vorhaben.
