Warum Homeoffice nicht das Problem ist, sondern das schlechte Büro

Viele Unternehmen diskutieren über die Rückkehr ins Büro, um Teamgeist, Austausch und Zusammenarbeit zu fördern.

Doch die Debatte setzt an der völlig falschen Stelle an, sagt Dr. Sven Damberger, geschäftsführender Gesellschafter des internationalen UCC-Dienstleisters MVC Videra. Nicht Homeoffice sei das Problem, sondern die Qualität des Büros. Vielerorts bremsen mangelhaft ausgestattete Arbeitsplätze und Konferenzräume genau das aus, was Präsenz eigentlich stärken soll: produktives Arbeiten und Employee Experience.

Wie groß der Technikfrust an deutschen Arbeitsplätzen ist, zeigt unter anderem die Studie „State of Hybrid Work 2025“ von Owl Labs. Drei Viertel der befragten Mitarbeitenden geben darin an, Zeit durch technische Schwierigkeiten zu verlieren. Fast zwei Drittel berichten sogar, dass sie Versuche, Videotechnologie in Meetingräumen zum Laufen zu bringen, ganz aufgegeben und stattdessen mit dem eigenen Laptop weitergearbeitet hätten. 13 Prozent erklären, dass dies fast immer der Fall sei.

Vertrauensverlust durch Technikprobleme

„Komplizierte Setups in Besprechungsräumen, verzerrter Ton und eingefrorene Bildschirme in Videokonferenzen sind keine Ausnahme, sondern Alltag in vielen Büros“, sagt Damberger. Für Unternehmen entstünden dadurch Produktivitätsverluste und vermeidbare Kosten. Dazu komme der Vertrauensverlust: „Mit jedem technischen Problem sinkt die Gewissheit, sich auf den Arbeitsplatz verlassen zu können. Das schadet der Arbeitgeberattraktivität und untergräbt auch oft die Glaubwürdigkeit der Unternehmenskultur“, so Damberger. „Einerseits verkündet die Führungsebene die nächste KI- und Digitalisierungsinitiative, andererseits ruckelt das WLAN bei jedem Meeting.“

Frust-Kreislauf durchbrechen

Damberger hält es in Hinblick auf Teamgeist, Austausch und Zusammenarbeit für effektiver, den technischen Frust-Kreislauf zu durchbrechen, als sich an der Zahl der Homeoffice-Tage abzuarbeiten. Der Experte fordert, die Debatte neu zu denken: „Wer Mitarbeitende zurück ins Büro holen will, muss sicherstellen, dass der Arbeitsplatz besser funktioniert als der heimische Küchentisch“.

Fünf Pflichtaufgaben, damit Präsenz wieder produktiv wird

Aus Sicht des UCC-Spezialisten sollten Unternehmen vor allem dort ansetzen, wo die größten Reibungsverluste entstehen – und damit die Grundvoraussetzungen für produktives, hybrides Arbeiten schaffen. Erfahrungsgemäß gibt es in diesen fünf Bereichen den größten Nachholbedarf:

1. Standards statt Insellösungen
Einer der größten Hebel liegt laut Damberger in der Standardisierung. In vielen Unternehmen ist die technische Infrastruktur über Jahre historisch gewachsen. Unterschiedliche Geräte, Anbieter, Schnittstellen und Bedienlogiken prägen den Arbeitsalltag. Genau daraus entstehen Fehlerquellen und hoher Supportaufwand. Unternehmen sollten einheitliche Standards für Räume, Arbeitsplätze und Plattformen definieren. Das sorgt für eine verlässliche Nutzererfahrung über Standorte hinweg.

2. Netzwerk und Bandbreite absichern
Collaboration-Lösungen sind nur so leistungsfähig wie die Infrastruktur, auf der sie betrieben werden. Stabiles WLAN, ausreichende Bandbreite, sichere Zugänge und kontinuierliches Monitoring sollten zur Grundausstattung gehören. Betriebe sollten die Netzwerkinfrastruktur regelmäßig prüfen und an reale Nutzungsszenarien anpassen.

3. Räume nach Arbeitssituationen planen
Hybride Arbeit stellt je nach Format unterschiedliche Anforderungen. Ein vertrauliches Kundengespräch benötigt ein anderes Setup als ein Team-Update oder ein Workshop. Es macht daher Sinn, zunächst die relevanten Arbeitsformen zu definieren und daraus abzuleiten, welche Raumtypen, Medien- und Collaboration-Technik tatsächlich erforderlich sind.

4. Meetingräume intuitiv nutzbar machen
Besprechungsräume müssen ohne technische Umwege funktionieren. Wenn Mitarbeitende vor jedem Meeting Eingänge, Mikrofone oder Kameras manuell auswählen müssen, entstehen Verzögerungen und Frustration. Ziel sollte ein konsistentes Bedienkonzept sein, mit dem Meetings verlässlich gestartet und durchgeführt werden können.

5. Betrieb und Support verbindlich regeln
Moderne Workplace-Technologie benötigt klare Verantwortlichkeiten über die Installation hinaus. Es muss festgelegt sein, wer Systeme überwacht, Wartungen durchführt, Störungen behebt und Nutzer unterstützt. Ein professionelles Betriebsmodell reduziert Ausfälle und stellt sicher, dass hybride Zusammenarbeit dauerhaft verlässlich bleibt.

Mehrwert gegenüber dem Homeoffice

Erst wenn diese Grundlagen funktionieren, können Unternehmen den nächsten Schritt gehen – etwa mit intelligenten Buchungssystemen oder KI-gestützter Collaboration. Wichtig ist bei allem der konkrete Nutzen: „Präsenz braucht heute einen klar erkennbaren Mehrwert gegenüber dem Schreibtisch zuhause“, so Damberger. Dieser Mehrwert entstehe jedoch nur, wenn das Büro verlässlich funktioniert. Erst dann könne es seine Stärken ausspielen – als Ort, der das Team zusammenführt, Vertrauen gibt, Identität stiftet und Zusammenarbeit verdichtet. Produktiv arbeiten und sich mit Kollegen austauschen, betont der Experte, sei auch im Homeoffice möglich.