So verhandeln Sie mit Tech-Monopolisten 

Um sich gegen das Preis- und Konditionendiktat von SAP, Microsoft und Co. zu wappnen, brauchen Unternehmen eine ausgefeilte Verhandlungsstrategie.

Unternehmerische Wettbewerbsfähigkeit gibt es nicht ohne digitale Transformation. Die kostet aber erstmal. Denn die Unternehmen nutzen heute viel mehr Daten als in der Vergangenheit. Dadurch steigt ihr Bedarf an digitalen Tools und Software – Software-Lizenzen, Cloud-Services, Web-Server etc. – der Tech-Giganten. Die Ausgaben für Software, Apps und cloudbasierte Dienste machen schon jetzt bis zu 30 Prozent ihrer Gesamtkosten aus. Tendenz: weiter steigend.

Die Tech-Konzerne nutzen ihre Marktmacht zu Preiserhöhungen 

Nach Expertenschätzungen werden die Gesamtausgaben der Unternehmen für IT-Technologien in den nächsten Jahren voraussichtlich um sieben Prozent jährlich steigen, stärker als die allgemeine Inflation und auch als das durchschnittliche Umsatzwachstum der Unternehmen. Diese Abhängigkeit verleiht den oft monopolistischen Anbietern wie Microsoft, SAP, Salesforce oder Broadcom mit VMware eine ungeheure Marktmacht, die sie gnadenlos zu Preiserhöhungen nutzen.

So hebt Microsoft erneut die Preise an. Von Juli 2026 an verlangt der US-Softwareriese zwischen 5 und 33 Prozent mehr für seine Programmpakete Office 365 und Microsoft 365. Parallel steigen auch die Kosten für Power BI und Teams teilweise um bis zu 40 Prozent. Ähnlich auch SAP: Die Umstellung auf das neue System S/4HANA ist mit hohen Migrationskosten verbunden. Ohnehin hat die Software-Schmiede aus Walldorf im vergangenen Jahr ihre Wartungs- und Supportgebühren erneut um bis zu fünf Prozent erhöht. Auch Salesforce, der Spezialist für CRM-Management, hat im vergangenen Jahr die Preise für viele seiner Produkte um durchschnittlich sechs Prozent angehoben.

Lock-in-Effekt erschwert Wechsel zu alternativen Anbietern 

Einkäufer sollten sich deshalb auf die Verhandlungen mit Tech-Giganten detailliert vorbereiten. Sonst werden sie sich in einer Kostenfalle wiederfinden, aus der sie sich kaum befreien können. Einkaufsverhandlungen mit Tech-Konzernen sind nicht mit dem Erwerb einer Maschine oder dem Buchen einer Serviceleistung vergleichbar, bei dem es in der Regel mehrere Anbieter gibt. Durch präzise Ausschreibungsverfahren oder auf dem Wege von Auktionen findet der Auftraggeber dann das für ihn passende Angebot zu optimalen Konditionen.

Dies funktioniert bei Verhandlungen mit den Tech-Monopolisten nicht. Denn sie stehen nicht direkt im Wettbewerb miteinander. So fehlt es schon an der Vergleichbarkeit ihrer IT-Lösungen. Zwar gibt es neben Microsoft auch andere Anbieter von Bürosoftware, aber ihre Leistungen sind sehr unterschiedlich, was ihre Bewertung schwierig macht. Und hat man sich für einen Anbieter entschieden, wird der Übergang zu einem Konkurrenten wegen hoher Wechselkosten oder technischer Hürden unattraktiv. Die Kunden werden so abhängig von dem einen Anbieter. Dieser sogenannte Lock-in-Effekt verleiht dem Tech-Konzern zusätzliche Verhandlungsmacht. 

Komplexe Vertragsgestaltung und hohe Gewinnerwartung

Zudem haben die Tech-Monopolisten eine sehr hohe interne Gewinnerwartung, die dem Vertrieb wenig Spielraum für partnerschaftlichen Umgang mit Kunden lässt. Hinzu kommt die hohe Komplexität in der Vertragsgestaltung, die die Tech-Monopolisten zu ihren Gunsten nutzen. Etwa bei der Durchführung von Lizenzaudits: Kunden geraten hier schnell in eine Unterlizenzierung, obwohl sie sich dessen gar nicht bewusst sind, mit der Folge von hohen Nachzahlungen.

Aber auch Monopolisten ist man nicht hilflos ausgeliefert. Auf Basis der vier Schlüsselprinzipien lassen sich diese auch zu Zugeständnissen bewegen.

Strategisch, nicht situativ verhandeln 

1. Vollumfängliche TVO-Bewertung: Erfassen aller relevanten monetären und nichtmonetären Aspekte der eigenen Verhandlungsoptionen (z. B. mögliche Alternativen, Verhandlungshebel, Konsequenzen, Anreize) mit Hilfe des Total Value of Ownership-Bewertungssystems, um sie vergleichbar zu machen und eine belastbare Grundlage für komplexe Entscheidungen zu erhalten.

Beispiel: Ein Unternehmen steht vor der SAP-S4/HANA-Transformation und plant den Wechsel auf SAP Rise (Plan A). Eine realistische Alternative wäre die Fortführung von S4/Hana On-Premise (Plan B). Durch eine strukturierte Bewertung beider Szenarien – etwa hinsichtlich Total Cost of Ownership, Flexibilität, Integrationen, technologischer Zukunftsfähigkeit, Abhängigkeit von SAP und Innovationszugang – lässt sich eine belastbare Entscheidungsbasis schaffen.

Wesentlich ist dabei auch die SAP-Perspektive: Erzielt der Kunde aus der Cloud nur einen moderaten Mehrwert, während SAP monetär und strategisch deutlich stärker profitiert, entsteht ein Verhandlungsgefälle. Ein fundiert ausgearbeiteter und operativ tragfähiger Plan B wirkt hier als wirtschaftliches Gegengewicht. Je glaubwürdiger diese Alternative vorbereitet ist, desto größer ist der Spielraum, um in Plan A bessere kommerzielle Konditionen zu verhandeln.

2. Ganzheitliche Verhandlungsroadmap: Anstelle einzelner, isolierter Verhandlungsrunden gilt es, vor Beginn der Verhandlung eine ganzheitliche, mehrstufige, detaillierte Verhandlungs- und Kommunikationsstrategie auszuarbeiten und mögliche Eskalationsschritte zu definieren, die die spezifischen Anreizstrukturen des Tech-Anbieters berücksichtigen. Die Devise heißt: Struktur schlägt Spontanität. Klare Roadmap statt situativer Reaktion.

3. Verhandlungsmandat vor Verhandlungsstart: Gleichzeitig sollte sich das Verhandlungsteam das klare Commitment der Unternehmensleitung und aller relevanten Cross-Funktionen sichern – von IT über Business Partner bis zur Einkaufsleitung – zur konsequenten Umsetzung der Verhandlungshebel und möglicher Ergebnisszenarien. Entscheidend ist der Zeitpunkt: vor Verhandlungsstart mit dem jeweiligen Tech-Monopolisten. Das interne Commitment vor Verhandlungsstart ist die entscheidende Voraussetzung für eine externe Wirkung.

4. Eskalationsbereitschaft und kontrollierte Konfrontation: Vorsichtiges Taktieren hilft nicht. Entscheidend für den Erfolg ist ein frühzeitiges Adressieren der Zielsetzung und der einzelnen Forderungen sowie die klare Kommunikation der Konsequenzen, sollte der Tech-Monopolist kein Entgegenkommen zeigen. Eine glaubwürdige Haltung beim ersten Verhandlungstermin erhöht die Chance auf Einigung in Monopolverhandlungen

Die entscheidenden Voraussetzungen für erfolgreiche Verhandlungen mit Tech-Giganten sind Tech- und Lizenzoptimierungsexpertise sowie die konsequente Umsetzung der Verhandlungsstrategie entlang dieser vier Schlüsselprinzipien. So sind Unternehmen dem Preis- und Konditionendiktat nicht ausgeliefert, sondern steuern das Ergebnis aktiv zu ihren Gunsten.