Vom ERP-Trauma zur KI-Lösung: So geht Digitalisierung heute

Monatelange Großprojekte, hohe Investitionen, unkalkulierbare Risiken: Im Mittelstand herrscht beim Thema Digitalisierung oft noch die Erfahrung aus der Vergangenheit vor. Doch welchen Unterschied machen moderne Technologien?

In vielen mittelständischen Unternehmen prägen Erfahrungen mit ERP-Einführungen das Bild von Digitalisierung. Projekte, die sich über Jahre hinziehen, Millionen verschlingen und die Organisation massiv belasten. Wer mit diesem Vorverständnis auf neue Technologien blickt, sieht verständlicherweise weniger Chancen als Risiken. Das Problem: Kleine und mittlere Betriebe haben weder große IT-Abteilungen noch Konzernbudgets für solche Projekte. Das Resultat ist ein Strukturproblem. Während die technologische Realität sich fundamental verändert hat, bleiben viele Unternehmen im Status quo verhaftet. Dabei bieten sich dem Mittelstand heute Möglichkeiten, die noch vor wenigen Jahren Großkonzernen vorbehalten waren.

Was KI grundlegend verändert

Denn moderne KI-gestützte Plattformen brechen mit den alten Mustern auf drei entscheidenden Ebenen:

Erstens: Kein Programmieren mehr nötig. KI-Tools verwandeln erfahrene Mitarbeiter in Prozess-Designer, ohne eine Zeile Code schreiben zu müssen. Ein Maschinenbediener erklärt die Lösung einer Störung, die KI nimmt die Erklärung auf, erstellt automatisch eine strukturierte Anleitung und macht sie allen Kollegen zugänglich. Was früher Tage an Dokumentationsarbeit und IT-Ressourcen erforderte, geschieht nebenbei.

Zweitens: Drastisch reduzierter Implementierungsaufwand. Der gesamte Authoring-Prozess, also die manuelle Erstellung von digitalen Inhalten, fällt weg. Eine IT-Abteilung kann plötzlich den vielfachen Output generieren, weil Mitarbeiter ohne IT-Kompetenz eigenständig Prozesse erstellen können. Die IT prüft diese und gibt frei, statt monatelang Requirements-Dokumente abzuarbeiten.

Drittens: Iteratives Vorgehen statt Großprojekt. Moderne cloudbasierte Plattformen ermöglichen SaaS-Lizenzmodelle, bei denen Unternehmen Schritt für Schritt wachsen können. Klein beginnen, sofort Mehrwert schaffen, mit den Anforderungen skalieren, ohne Vorabinvestition in Millionenhöhe. 

Vollständige Digitalisierung in Wochen

Am Beispiel des niederländischen Fahrradherstellers Gazelle zeigt sich, wie schnell Digitalisierung heute Wirkung entfaltet. Das Unternehmen kämpfte mit regelmäßigen Stillständen an seinen Montagebändern mit rund 100 Arbeitsstationen. Ursachen wurden weder erfasst noch dokumentiert.

Die Implementierung einer Connected-Worker-Plattform erfolgte binnen Tagen. Jede Station erhielt Tablets, Support-Teams bekamen Smartwatches. Mitarbeitende können damit das Band stoppen, Hilfe anfordern und Ursachen erfassen. Alle gesammelten Informationen, wie Ursache, Dauer oder betroffene Arbeitsstationen, werden in Dashboards zusammengefasst. So können zuständige Mitarbeiter Trends und Engpässe erkennen und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung ableiten. Das Ergebnis nach wenigen Wochen: 35 Prozent weniger Stillstände, 3.500 zusätzliche Fahrräder pro Jahr, ohne neue Anlagen oder zusätzliches Personal: Investition amortisiert nach drei Monaten. Diese Schnelligkeit ist vor allem darauf zurückzuführen, dass moderne Plattformen auf Low-Code-Ansätzen basieren. Workflows lassen sich per Klick modellieren statt programmieren. Integrationen zu bestehenden Systemen sind vorkonfiguriert. Der Betrieb läuft währenddessen weiter.

Vom Fachkräftemangel zur Produktivitätssteigerung

Das Beispiel Gazelle zeigt den schnellen Nutzen. Doch Digitalisierung löst nicht nur technische Stillstände, sondern kann auch dem Fachkräftemangel begegnen. Dieser trifft den Mittelstand auf zwei Ebenen: In der Produktion fehlen erfahrene Fachkräfte, in der IT die Kapazitäten für Digitalisierungsprojekte. Das kritische Problem: Erfahrene Mitarbeiter gehen in Rente und nehmen ihr Wissen mit. Neue Mitarbeiter bleiben oft nicht lange genug, um tiefes Prozessverständnis aufzubauen. In manchen Produktionsbereichen liegt die Fluktuationsrate bei 100% pro Jahr. KI-gestützte Lösungen adressieren alle Probleme gleichzeitig. 

Denn moderne KI-Systeme erfassen Expertenwissen automatisch während der Arbeit. Ein erfahrener Mitarbeiter behebt eine Störung, die Plattform nimmt die Erklärung per Video auf, strukturiert sie automatisch und macht sie allen Kollegen zugänglich, beispielsweise per QR-Code direkt an der Maschine. Wissen geht nicht mehr verloren, sondern wächst in jeder Schicht. Alles ohne zusätzliches Personal, allein durch besseren Wissenstransfer. Der entscheidende Unterschied zu früher: Wenn Digitalisierung keine monatelangen Projekte mehr erfordert, können Unternehmen jeden Prozess abdecken, nicht nur die Kernprozesse. Genau hier liegt das eigentliche Potenzial für Effizienzsteigerungen.

Workerbase-Gazelle-Stillstandsanlyse: Ein Mitarbeiter von Gazelle trackt über die Connected Worker Plattform den Grund für einen Stillstand und stellt dem System wertvolle Daten zur Verfügung. Bild: Workerbase GmbH

Einfacher als gedacht

Erfolgreiche Digitalisierung beginnt mit einem konkreten Schmerzpunkt: eine häufige Störung, ein umständlicher Bestellprozess, wiederkehrende Qualitätsprobleme. Moderne Plattformen erlauben es, binnen Stunden einen ersten digitalen Workflow zu konfigurieren und produktiv einzusetzen. Die Bedienung der Systeme ist intuitiv. Zusätzliche Schulungen sind in der Regel überflüssig. Auch technische Hürden sind kaum noch vorhanden: Selbst komplexe Integrationen, etwa zum ERP, sind binnen Minuten umsetzbar. 

Moderne Digitalisierung läuft pragmatisch ab: Problem identifizieren, digitalen Workflow konfigurieren, auf einem Gerät oder einer Station pilotieren, bei Erfolg schrittweise erweitern. Jeder digitalisierte Prozess zahlt sich sofort aus und finanziert den nächsten Schritt. Investitionen? Ein Industriesmartphone kostet ab 100 Euro. SaaS-Lizenzmodelle verursachen lediglich monatliche Kosten statt Vorabinvestitionen. Das größte Investment ist die Entscheidung, anzufangen. Die natürlichen Stärken des Mittelstands – kurze Entscheidungswege, direkter Draht zur Produktion, pragmatisches Vorgehen – werden dabei zu entscheidenden Erfolgsfaktoren. Was früher Schwächen im Vergleich zu Großkonzernen waren, erweist sich heute als Vorteil.

Neue Realität

Digitalisierung ist kein Hexenwerk mehr. Die technischen Hürden sind gefallen, die Tools sind intuitiv geworden. Was viele noch nicht glauben: Moderne KI-gestützte Lösungen sind tatsächlich so einfach, wie es klingt. Der Mittelstand kann heute ohne Konzernbudget auf Konzernniveau operieren. Die Technologie ist reif, die Tools sind zugänglich, die Einstiegshürden sind niedrig. Die Frage ist nicht mehr, ob es möglich ist, sondern wann die Entscheidung fällt, die ungenutzten Potenziale zu heben.