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Dokumentenmanagement

Das Deutsche Institut für Normung e. V. (DIN) implementiert die Nuxeo-Plattform, um die Zusammenarbeit seiner Mitarbeitenden in Deutschland bei der Bearbeitung von mehr als 5,2 Terabyte an normenbasierten Dokumenten zu verbessern. Nuxeo ist die Low-Code- und Open-Source-Anwendung für Content Services von Hyland.

DIN wurde 1917 gegründet und ist eine unabhängige Plattform für Normung und Standardisierung in Deutschland und weltweit. DIN vertritt die deutschen Interessen in der europäischen Normung bei CEN (Europäischen Komitee für Normung) und in der internationalen Normung bei ISO (Internationale Organisation für Normung). Das Institut spielt eine wichtige Rolle dabei, Innovationen zu etablieren und zu verbreiten, indem es Standards und Dokumente (Normen) erarbeitet. Eine Norm ist ein Dokument, das Anforderungen an Produkte, Dienstleistungen oder Verfahren festlegt. Sie schafft somit Klarheit über deren Eigenschaften, erleichtert den freien Warenverkehr und fördert den Export.

DIN suchte nach einem modernen Content-Management-Anbieter, da das vorherige Dokumentenmanagementsystem nicht länger unterstützt wurde. Gemeinsam mit der ISO wurde ein strenges Auswahlverfahren durchgeführt, bei dem verschiedene Content-Services-Lösungen evaluiert wurden. Wichtige Kriterien waren die Themen Zusammenarbeit, Steuerung und Sicherheit. Weitere Anforderungen an die neue Lösung waren die automatisierte Nummerierung von Dokumenten, Wasserzeichen und automatische Benachrichtigungen. Die Entscheidung fiel auf die Nuxeo-Plattform von Hyland. Innerhalb des DIN nutzen derzeit drei Normungsausschüsse Nuxeo im Rahmen eines Pilotprogramms. Im Laufe dieses Jahres soll die Lösung unternehmensweit ausgerollt werden.

Die Nuxeo-Plattform von Hyland ist eine cloudbasierte Open-Source Content-Services-Lösung. Nuxeo wird weltweit von Unternehmen eingesetzt, um contentbasierte Lösungen schneller und intelligenter zu entwickeln.

Die Einführung der neuen Technologie während einer Pandemie war eine große Herausforderung, nicht zuletzt deshalb, weil fast ausschließlich remote gearbeitet werden musste. Bei der Implementierung wurde DIN von dem internationalen Beratungsunternehmen Sword unterstützt. Sword begleitete den Aufbau des Nuxeo-Systems und erweiterte es um wichtige Funktionen, darunter ein Voting-Booth-Feature zur internen Abstimmung über Normenentwürfe, das für die Anforderungen des DIN entscheidend war. Darüber hinaus migrierte Sword die Inhalte aus dem früheren System erfolgreich auf die Nuxeo-Plattform von Hyland und erfüllte die technischen und geschäftlichen Herausforderungen, die DIN an die Lösung stellte.

www.hyland.com/de


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