Thought Leadership
Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH und Experte für Digitalisierungs- und Scanprozesse, nimmt den Aspekt Zeit in der Digitalisierung unter die Lupe.
„Beim Scannen handelt es sich um einen physikalischen Vorgang, der in jedem Unternehmen mehrfach am Tag stattfindet. Dabei geht es in der Regel darum, Papier in digitale Prozesse zu überführen. In diesem Zusammenhang kommt die Zeit ins Spiel. Vielen fehlt das Wissen darüber, wie viel Zeit sie für das Scannen verwenden und wie oft sie diesen Prozess eigentlich täglich wiederholen. Beschäftigen sie sich anschließend ein paar Minuten am Computer mit der weiteren Bearbeitung der erfassten Dokumente, dehnt sich die anfallende Dauer noch weiter aus. Fakt ist: Die wenigsten Unternehmen befassen sich damit, wie groß der Aufwand letztlich ausfällt. Im Mittelpunkt steht das Ergebnis, der Weg dorthin wird nicht hinterfragt. Aber wieso eigentlich nicht?
Nicht nur um des Scannens Willen
Ziel sollte es immer sein, Informationen von Dokumenten in Papierform in die Unternehmensprozesse digital einzupflegen und somit nutzbar zu machen. Wichtig ist aber auch, zielgerichtet zu arbeiten und nicht einfach nur zu scannen, weil das sinnvoll erscheint. Deswegen müssen Unternehmen sich die Frage nach dem zeitlichen Aufwand zwingend stellen: Wird ein Scanvorgang am Tag x-mal durchgeführt und dauert er jeweils y Minuten, steht im Ergebnis ein Faktor Zeit. Dieser wiederum lässt sich durch Analyse des Prozesses und intelligente Scanansätze um einen wesentlichen Teil reduzieren. Haben Verantwortliche außerdem einen Überblick über die Anzahl der Vorgänge, zählen sie eins und eins zusammen – und sparen am Ende des Jahres Zeit ein. Sie nutzen die Vorteile der Digitalisierung auf unterschiedliche Arten und Weisen mit nachweisbarem Effekt. Nicht nur binden sie die Informationen digital in ihre Abläufe ein, sondern verringern im selben Zuge auch ihre Kosten. Zusätzliche Kapazitäten entstehen und entlasten eventuell an anderer Stelle.“
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