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Seit 01.01.2017 ist es nun endgültig soweit: Es gelten die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (kurz: GoBD).

Die GoBD verlangen von nahezu allen Unternehmen ein hohes Maß an Professionalisierung im Umgang mit elektronisch unterstütztem Erzeugen, Empfangen, Verarbeiten und Übermitteln von buchungsrelevanten Daten. Hierzu zählen insbesondere auch per E-Mail versendete oder empfangene Daten, wie z.B. Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe, vertragliche Korrespondenz etc.

Schon seit einigen Jahren werden Unternehmen auf die Notwendigkeit einer E-Mail-Archivierung hingewiesen. Unternehmen, die bereits eine rechtssichere Archivierung durchführen sind bereits auf der sicheren Seite. Alle anderen Unternehmen müssen nunmehr handeln. Denn die Übergangsfrist endete bereits am Stichtag zum 31.12.2016.

Spätestens jetzt muss ein Unternehmen also die Vorgaben der GoBD erfüllen. Sonst drohen im schlimmsten Fall hohe Kosten durch Strafmaß und angeordnete Umsetzungsmaßnahmen. Da es nicht immer einfach zu beurteilen ist, ob eine E-Mail steuerrelevante Daten enthält, archiviert man in der Regel alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vollständig.

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